De bewaring en ontsluiting van kabinetsarchieven werd tot nu toe sterk bemoeilijkt door een aantal factoren. Allereerst verschilt het wettelijke statuut van kabinetsarchieven tussen de Belgische deelstaten en bestuursniveaus. Terwijl de kabinetsarchieven van het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest overheidsarchief zijn, vallen de kabinetsarchieven van de federale en de Vlaamse regering expliciet buiten de respectievelijke archiefwetgeving van hun bestuursniveau.

Dit betekent dat federale en Vlaamse kabinetsarchieven in de praktijk een privaatrechtelijk statuut hebben, waardoor ze extra kwetsbaar zijn in verband met overdracht en ontsluiting. Regeringsleden zien hun kabinetsarchief immers vaak als hun persoonlijke bezit waarvan ze zelf het lot mogen bepalen. In het verleden heeft dit al meermaals geleid tot archieven die volledig werden vernietigd. De situatie is in recente jaren sterk verbeterd, maar nog steeds lopen bij de afloop van elke legislatuur veel kabinetsarchieven het risico om verloren te gaan.

Een kiezel in de schoen ...

Doelstelling en scope pilootproject: tweevoudig

In en buiten Vlaanderen zijn nog maar weinig voorbeelden bekend van cases die de methode, gebaseerd op de bakermat Significance 2.0. A Guide to assessing the significance of collections, management, and use, toepassen op archieven. Zowel de tweede versie van Significance (Significance 2.0) als Caroline REED, Reviewing Significance 3.0. A framework for assessing museum, archive and library’s collections’ significance , 2018  zouden geschikt moeten zijn om archieven te waarderen.

Doel van het pilootproject was om de bestaande methodes te toetsen aan het waarderen van private archieven, maar ook om alle bestaande expertise rond kabinetsarchieven samen te brengen en een werkkader te creëren voor hun ontsluiting. Archiefbank Vlaanderen werkte  voor het project samen met ADVN, Amsab-ISG, KADOC-KU Leuven, Liberaal Archief/Liberas en het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.

De projectpartners stelden hun infrastructuur en netwerk ter beschikking, leverden het materiaal aan voor de casestudies en gaven de nodige adviezen voor de uitvoering van het project. De focus van het project lag op de federale en Vlaamse kabinetsarchieven. De Brusselse en Waalse kabinetsarchieven kwamen door hun wettelijk statuut niet in aanmerking voor het project. De archieven van provinciale en gemeentelijke kabinetsarchieven werden omwille van praktische overwegingen evenmin bij het project betrokken.

Project in twee fases

Macro- en microwaardering

Tijdens de uitwerkingsfase werden op basis van de bevindingen uit de voorgaande fase de instrumenten ontwikkeld voor de waardering van kabinetsarchieven. Het projectteam koos ervoor om een onderscheid te maken tussen het waarderen op archiefniveau (macrowaardering) en het waarderen op reeks- en stukniveau (microwaardering). Bij het waarderen van archieven legt elk waarderingsniveau andere klemtonen en vereist bijgevolg een eigen aanpak.

Macrowaardering kan een hulpmiddel vormen bij zowel de verwerving van een kabinetsarchief, als bij het archiefbeheer. Door aan volledige kabinetsarchieven een waardeoordeel toe te kennen, wordt het sneller duidelijk welke archieven prioriteit moeten krijgen bij de ontsluiting of valorisatie. Omdat de bestaande waarderingsmethodes onvoldoende rekening houden met factoren als de archiefvormer en de context van het archief, stelde het projectteam een eigen formulier samen voor de macrowaardering van kabinetsarchieven. Aan de hand van vaste criteria kan de waarde van een archief op korte tijd worden bepaald. De criteria zijn specifiek voor kabinetsarchieven ontwikkeld en polsen naar de waarde van het archief zelf (op vlak van vorm en inhoud), naar de waarde van de archiefvormer en de context en naar de gebruikswaarde van het archief.

Microwaardering is de waardering van afzonderlijke reeksen en stukken en kan binnen een archiefcontext een hulpmiddel vormen bij zowel selectie als bij de verdere ontsluiting en valorisatie van het archief. Archiefdocumenten met een lage waarde worden afgevoerd terwijl stukken met een hoge waarde juist extra in de aandacht worden geplaatst. Dit wordt natuurlijk al gedurende lange tijd gedaan door archivarissen, maar via een vaste waarderingsmethode kan dit veel systematischer en consequenter gebeuren.

De microwaardering van kabinetsarchieven gebeurt aan de hand van een waarderingslijst. Deze is verwant aan de selectielijst maar legt meer de nadruk op de inhoudelijke waarde van archiefdocumenten en hun mogelijke gebruik voor wetenschappelijk onderzoek. De waarderingslijst geeft volgens een functionele indeling een overzicht van alle archiefdocumenten die in een kabinetsarchief kunnen voorkomen. Voor elk documenttype werd er een fiche opgesteld die een beschrijving geeft van het stuk, niet zozeer op basis van de vorm van het document, maar wel volgens de functie die het stuk binnen de werking van het kabinet vervulde. De fiche bevat verder informatie over de (ontstaans)context van de stukken, de mogelijke informatie die ze kunnen bevatten en de soorten onderzoek waarvoor het stuk zoal kan worden gebruikt. Ten slotte wordt aan elk documenttype een waardeoordeel gekoppeld dat een algemene indicatie geeft van de waarde van het archiefstuk. Dit waardeoordeel is vooral een richtlijn en het is uiteindelijk aan de archivaris zelf om aan de hand van deze informatie de waarde van een fysiek archiefstuk te bepalen.

Conclusie

U vindt het onderzoeksrapport, samen met de handleiding en de waarderingsformulieren terug op deze pagina.

Bron: Archiefbank Vlaanderen 
Foto's: Pixabay, behalve coverfoto: © ADVN, foto: Florian Daemen // foto tijdens basiscursus waarderen met Florian Daemen, Renée van Baelenberghe, Bruno Forment en Karel Cuelenaere © FARO