Participatie is van meet af aan zeer belangrijk bij Itinera Nova. “Vanaf de start in 2009 is het ons doel om dit traject in mede-eigenaarschap met de vrijwilligers te lopen,” vertelt Marika. Zo worden de vrijwilligers sterk betrokken bij de uitwerking van het project, maar ook bij het bepalen van de verdere richting en toekomst ervan. In 2017 breidde de vrijwilligersgroep bijvoorbeeld uit met gedetineerden uit Leuven Centraal. De bestaande vrijwilligersgroep besliste mee over de lancering van deze outreachende samenwerking met de Leuvense gevangenis. Het was immers belangrijk dat zij dit als een meerwaarde zag voor Itinera Nova.  

Van transcriberen tot digitaliseren 

Itinera Nova bestaat maar dankzij de sterk betrokken vrijwilligersgroep, die in elke fase van het project mee betrokken is. Welke verschillende taken nemen de vrijwilligers dan op?

“Omdat transcriberen de nodige expertise vraagt, bieden we een intensieve starterscursus en nabegeleiding,” vertelt Hadewijch. Ook hier zijn de vrijwilligers actief bij betrokken. Een tweede, ervaren vrijwilliger kijkt de transcripties na. Hadewijch licht toe: “De onderlinge feedback en het leren uit de moeilijkere gevallen en verschillende interpretaties wordt door de vrijwilligers erg geapprecieerd, omdat het een wisselwerking tussen gelijken is.”  

Een viertal vrijwilligers trekt ook wekelijks naar Leuven Centraal om de gedetineerde vrijwilligers te helpen met transcriberen. In de gevangenis is er namelijk geen online toegang tot de projectwebsite met transcriptietool. De gedetineerde vrijwilligers werken met een offline transcriptietool die gelijkaardig werkt als de online tool, maar geen digitale communicatiemogelijkheden biedt met meer ervaren transcribenten. Die functie wordt daarom vervuld door de vrijwilligers die wekelijks ter plaatse gaan. 

Een kleine groep van meer technisch geïnteresseerde vrijwilligers zorgt voor het digitaliseren van de registers. “Ze maken en controleren de scans en beheren ook de opslag van alle bestanden,” legt Hadewijch uit. Dezelfde groep heeft zich ook toegelegd op het verbeteren van fouten in de database, wanneer bij transcriptie bijvoorbeeld blijkt dat een beeld ontbreekt of een akte fout werd geïndexeerd.  

Ook op het vlak van fondsenwerving en communicatie zijn er enkele vrijwilligers actief. “Een aantal vrijwilligers zetten mee hun tanden in een succesvolle aanvraag bij het Fonds Baillet Latour, en werkten bijvoorbeeld een klerkenbier uit, dat we serveren en verkopen op publieksmomenten.” 

Werkt Itinera Nova dan uitsluitend op vrijwilligers? Welke rol spelen de archivarissen van Stadsarchief Leuven bij dit project? De grote groep vrijwilligers, het diverse takenpakket en de innovatieve methodes met een eigen website en tool vragen nog steeds voldoende begeleiding vanuit het archief. Hadewijch licht toe: “Ik ondersteun het vrijwilligersteam daarom als projectcoördinator. Samen met de collega’s van het archief bepalen we de strategie, maken we de planning op en promoten we het project. We beantwoorden ook inhoudelijke, technische of administratieve vragen, luisteren naar bezorgdheden, houden de vinger aan de pols van nieuwe technieken en gelijkaardige projecten …”.

Succesformule? 

Wat maakt Itinera Nova een succesvol participatief project? Participatie is hier een combinatie van digitale participatie en fysieke werking in het stadsarchief. “Doordat mensen thuis, achter hun eigen computer kunnen transcriberen, op het tempo en de uren die hen uitkomen, is het werk goed te combineren met een drukke agenda of een verdere afstand. Maar tegelijk bieden we ook de mogelijkheid om live in het archief te werken in kleine groepjes, wat een-op-eenbegeleiding mogelijk maakt en vooral ook erg gezellig is,” licht Rebecca toe. 

Tijdens de coronacrisis viel de vrijwilligerswerking in het archief noodgedwongen stil. “In het begin werd er daardoor meer digitaal gewerkt. Mensen hadden weinig om handen en waren blij dat ze konden transcriberen,” zegt Hadewijch. Maar een deel van de vrijwilligers miste het groepsgevoel van de fysieke bijeenkomsten. De fysieke vrijwilligerswerking werd dan ook heropgestart in verschillende stappen. Naast het groepsgevoel, zijn ook flexibiliteit en keuzevrijheid belangrijk. Vrijwilligers geven zelf aan welke taak ze graag zouden doen, en kiezen waar, wanneer en (tot op zekere hoogte) op welke manier ze die invullen.  

“De vrijwilligers met wie wij werken, zoeken – zo blijkt uit bevragingen – meestal uitdrukkelijk naar uitdaging, die ze vinden in het moeilijke werk (zowel de transcripties als de technische taken), waar ze steeds verder in kunnen groeien en specialiseren (van transcribent tot corrector tot het geven van cursussen). We proberen aan die behoefte nog extra tegemoet te komen met bijkomende inhoudelijke lezingen en cursussen.” 

Hadewijch, Marika en Rebecca herhalen het belang van de betrokkenheid en het mede-eigenaarschap van de vrijwilligers. Beslissingen worden zo veel mogelijk genomen in overleg met de vrijwilligers-experts. Er wordt ook actief ingezet op een persoonlijke band via een verjaardagsattentie of persoonlijk gesprek. “De ontmoetingsmogelijkheden die we vrijwilligers bieden, hebben al geleid tot mooie vriendschappen die de bijeenkomsten in het archief overstijgen,” vertelt Rebecca.  

Deze aanpak vraagt veel tijd en inzet naar de betrokken gemeenschap, maar de return van een hechte, stabiele en gestaag aangroeiende vrijwilligersgemeenschap en reeds meer dan 77.000 getranscribeerde akten is erg groot.

Foto's:  Vrijwilligers van Itinera Nova aan het werk in het Stadsarchief Leuven // Aantal volumes registers van de Leuvense schepenbank // Pagina uit een register van de Leuvense schepenbank. © baert // Groep vrijwilligers van Itinera Nova voor de schepenbankregisters. Stadsarchief Leuven, foto door Danny Brison.