Digitale uitdagingen: archivarissen als jongleurs

Het behoud en beheer van gedigitaliseerde en born-digital archiefcollecties (64%) bleek voor professionele archieven het belangrijkste. We zien wel een belangrijk verschil tussen publiekrechtelijke (69%) en privaatrechtelijke archieven (43%). Het panel erkende het belang van deze digitale uitdagingen. De archiefsector heeft een jarenlange ervaring met analoog archief, en intussen ook met het digitaliseren van dit analoog archiefmateriaal. Born-digital archieven zijn echter veel nieuwer, en zeer complex. Archieven willen enerzijds zelf kennis en maturiteit opbouwen, maar beseffen dat samenwerking essentieel is. Onder andere met meemoo, voor het digitaliseren van analoge collecties.

Ann Mares: “Een aantal privaatrechtelijke archieven werken via AIDA (Automatisering Ingest Digitale Archieven) samen om born-digital archiefmateriaal te bewaren. Misschien verklaart dit samenwerkingsverband de kleinere nood bij privaatrechtelijke archieven?”

Quincy Oeyen: “Voor publiekrechtelijke archieven zijn er een aantal mooie initiatieven van het Rijksarchief en Digitaal Archief Vlaanderen, zoals de aangeboden raamcontracten. Zijn die initiatieven nu nog te weinig bekend bij lokale archieven?” 

Eddy Put: “Het Rijksarchief speelt hier niet de rol die andere nationale archieven hierover opnemen. De federale wetenschappelijke instelling ijvert voor meer middelen voor de nodige infrastructuur en expertise, om dit niet enkel projectmatig maar ook structureel te kunnen opvolgen.”

Archivarissen zijn jongleurs, die alle ballen in de lucht proberen te houden, ook wat betreft digitaal beheer. Maar in hoeverre moet je dat als archief volledig zelf willen én kunnen doen? Els Michielsen en Bram Dierckx geven aan dat lokale archieven en besturen in ieder geval tijd nodig hebben om zich hierin te verdiepen, en om aan te haken bij initiatieven van het Rijksarchief of Digitaal Archief Vlaanderen.

Op zoek naar meer bekendheid en erkenning

Archieven kunnen ook ondersteuning gebruiken bij het breder bekendmaken van hun collecties bij potentiële onderzoekers (40,4%) en een breder publiek (33,7%). Archieven willen duidelijk breder bekend zijn, en ook meer gewaardeerd, zowel door het beleid als het publiek. Wat kunnen hefbomen zijn om archieven bekend te maken bij het bredere publiek?

Volgens Bram Dierckx en Quincy Oeyen kan voor publiekrechtelijke archieven transparantie een hefboom zijn. Transparantie en openbaarheid van bestuur zijn belangrijke aspecten waarmee de archief- en informatiesector zich op de kaart kunnen zetten, voor alle burgers. De Vlaamse overheid zette met de ontsluiting van het serieregister een eerste stap, zodat burgers weten welke soort informatie aanwezig is bij de overheid, zowel op Vlaams niveau als bij lokale besturen, en wat de bewaartermijn is.

Digitale ontsluiting

Bij die publiekswerking en ontsluiting speelt het digitale ook een belangrijke rol. Zo is er bij publiekswerking vooral nood aan ondersteuning bij ‘het ontwikkelen van aantrekkelijke online toepassingen voor de digitale ontsluiting van archiefcollecties' (44%) en het ‘digitaal ontsluiten van de archiefcollecties via bestaande websites, apps en online platformen' (37,8%).

Er zijn de laatste decennia heel wat stappen gezet qua digitale ontsluiting. Eerst door papieren inventarissen te digitaliseren, nadien door massale digitalisering van analoog archiefmateriaal. Daardoor zijn heel wat archiefbronnen online raadpleegbaar, maar vaak zonder veel context. Momenteel zijn er de ontwikkelingen rond Artificial Intelligence, zoals Transkribus. Hoe kunnen we dit inzetten voor automatische transcripties bij digitale ontsluiting?

Eddy Put: “Die ontwikkelingen zijn interessant voor een deel van onze bezoekers, vaak onderzoekers. Maar wij blijven scholars of recordkeeping: we moeten archieven in hun context presenteren, duidelijk maken hoe die bronnen tot stand zijn gekomen. We moeten blijven zoeken hoe we dit op een publieksvriendelijke, laagdrempelige én gecontextualiseerde manier kunnen doen. Enkel zo kunnen we tot een breder publieksbereik komen."

Els Michielsen benadrukt de veelheid aan bestaande databanken. Het is soms moeilijk om te kiezen waar je bij aansluit. En om ervoor te zorgen dat verschillende platformen gegevens kunnen uitwisselen: “In de museumsector is daar een mooie evolutie aan de gang. We moeten bekijken hoe dat verder evolueert.”

Ann Mares geeft aan dat veel privaatrechtelijke archieven zelf aan de slag gaan met webexpo’s, podcasts … Via gemeenschappelijke platformen heb je natuurlijk een veel groter bereik. Het Archief voor Onderwijs is daar een mooi voorbeeld van, al wordt zo slechts een beperkt deel van de archiefcollectie naar klaslokalen gebracht. Wat kan het Virtueel Museum van Vlaanderen hier betekenen? Kan zo’n platform helpen om meer archiefcollecties voor het bredere publiek toegankelijk te maken?

Vrijwilligerswerking

Door tijd- en personeelsgebrek doen heel wat archieven beroep op vrijwilligerswerk (63,5%). Ieder bijkomend paar handen is welkom. Het gaat bovendien regelmatig om mensen met een reïntegratietraject, waardoor de maatschappelijke rol van archieven opnieuw duidelijk wordt. Maar een goed uitgebouwde vrijwilligerswerking opzetten en uitbouwen is ook tijdsintensief. 

Els Michielsen: “Bij Stadsarchief Lier werken er zo’n 60 vrijwilligers. Sommigen komen dagelijks naar het archief, anderen werken uitsluitend digitaal. Er is ook veel variatie in hun takenpakket. Die begeleiding is arbeidsintensief. Daarom maken we tandems van twee vrijwilligers die aan eenzelfde project werken, of eenzelfde taak uitvoeren. Zo kunnen ze vragen stellen aan elkaar en onder elkaar afstemmen. Pas wanneer ze er zelf niet uitkomen, koppelen ze terug naar de archivaris.”

Ook het Rijksarchief werkt met train the trainers: vrijwilligers coachen elkaar. Je moet als archivaris dan wel een aantal taken delegeren, uit handen geven.

Bram Dierckx sluit daarbij aan: “In de Zuiderkempen komen erfgoedvrijwilligers en professionele medewerkers uit erfgoedverenigingen regelmatig samen om informatie en ideeën uit te wisselen. Momenteel werkt deze groep bijvoorbeeld aan een regionaal calamiteitenplan met een netwerk voor noodopvang. Zo creeër je samen een echt kennisnetwerk.”

Samenwerking: rozengeur en maneschijn?

Samenwerking is niet enkel bij vrijwilligerswerking belangrijk. Ook voor andere aspecten van archiefwerking blijkt dit essentieel. Ann Mares haalt bijvoorbeeld Archiefbank aan, een samenwerking om private archiefcollecties in kaart te brengen, en de werkgroep herbestemming van Archiefpunt. Via deze instrumenten zetten landelijk ingedeelde culturele archieven in op samenwerking om een professionele dienstverlening uit te bouwen. Tegelijk maken privaatrechtelijke archieven de afweging om ook voldoende eigenheid te behouden. Ze hebben immers een vertrouwensrelatie met hun eigen achterban. Die eigenheid is nodig om hun erfgoedgemeenschap te sensibiliseren en te overtuigen om hun archiefmateriaal te schenken. Voor private archieven is er namelijk geen wettelijk kader over wat er moet bewaard worden.

Volgens Bram Dierckx zijn intergemeentelijke archiefdiensten een mooi voorbeeld van samenwerking bij publiekrechtelijke archieven. Tussen 2007 en 2023 zijn er een tiental intergemeentelijke archiefdiensten tot stand gekomen. Het gaat om een 15-tal VTE die werken in een gebied van 60 gemeenten (op een totaal van 300 gemeenten). “Het verwachtingspatroon moet daarbij goed afgestemd worden: als archivaris ben je soms maar 1 dag per week in een bepaalde gemeente aan het werk. Maar voor kleinere besturen is dit het verschil tussen ‘niets’ en ‘iets’ van archief- en informatiebeheer.” Dit speelt niet enkel bij lokale besturen, maar ook bij centrale diensten.

Quincy Oeyen: “Ook vanuit Vlaanderen willen we via samenwerking aan kennisdeling doen. Vanuit een centrale organisatie is het moeilijk om iets voor te stellen op maat van alle lokale organisaties. Daarom hebben we nu bijvoorbeeld een nieuwe werkgroep Archiving by Design. Daarmee willen we goede praktijken delen, afgestemd op concrete cases.”

Die samenwerking is ook volgens Eddy Put noodzakelijk, maar niet altijd makkelijk. De persoonlijke relaties tussen archivarissen en archiefmedewerkers van verschillende bestuursniveaus (en dus verschillende financierende instanties) is vaak goed. Deze netwerkdag is daar een mooi voorbeeld van, met aanwezigen vanuit de brede archiefsector die ‘over het muurtje kunnen kijken’ en met elkaar in gesprek kunnen gaan. Maar op formeel niveau is het niet altijd makkelijk om tot echte samenwerking te komen, en budgetten vrij te maken.

Inspiratie en praktijkvoorbeelden

De aanwezigen kregen na het paneldebat vier korte inspiratiepresentaties, met concrete voorbeelden over de aangehaalde thema’s.

• Marika Ceunen lichtte de digitalisering en ontsluiting van analoge archiefstukken bij Stadsarchief Leuven toe.
• Jelle Kleevens (Vlaams Architectuurinstituut) en Maarten Savels (Amsab-ISG) schetsten de bewaring van born-digital archiefmateriaal binnen AIDA.
• De participatieve werking van Liberas werd toegelicht door Peter Laroy.
• En Liese Vandoninck nam ons mee in de vrijwilligerswerking van Dijk92.

Hoe gaat het nu verder?

Foto's: Jessica Jacobs en Dries Vandaele