Op 26 mei 2010 organiseerde Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) in Amsterdam een studienamiddag met als titel: 'De digitale feiten, grip op digitale erfgoedcollecties'.

Deze studienamiddag vloeit voort uit het onderzoeksproject 'De digitale feiten' waarin de omvang en kosten van digitaliseren onder de loep genomen werden. De onderzoeksresultaten vindt u op de website van DEN.

De inleiding werd verzorgd door Marco de Niet, directeur van DEN. Tijdens zijn introductie werd de kwetsbaarheid van digitale informatie geïllustreerd met een zeer recent voorbeeld. Een webstek met de resultaten van een project ging recentelijk onherroepelijk verloren. 

De eerste keynotespreker was Paul Baak van Koenen Baak en Partners. Deze spreker schetste de recentste evoluties in erfgoedland. Zo verschuift de rol van erfgoedmedewerkers van een uitvoerende naar een regisserende functie. Dit uit zich onder meer in het uitbesteden van digitaliseren, een grotere aandacht voor communicatie en het aansturen van vrijwilligers. 

Ook opvallend is dat het personeelsbestand krimpt. Deze kleinere groep erfgoedmedewerkers is hoger opgeleid dan voorheen. Hier wordt op gereageerd door bijvoorbeeld gebruikers metadata te laten toekennen aan gedigitaliseerd erfgoed, terwijl dit vroeger enkel door de erfgoedmedewerker gedaan werd. Verder stelt Baak vast dat de eisen en complexiteit van de technologie alsmaar toenemen. 

De tweede keynotespreker was Meindert Seffinga van het Friese Scheepvaartmuseum. Dit kleine museum (acht personeelsleden) laat zich al meer dan twintig jaar opmerken door een voortrekkersrol te spelen op vlak van digitaliseren. Het museum begon met het registreren van museale objecten in 1988 (!). In 1998 werden deze beschrijvingen in een databank gestopt en op internet geplaatst. Sindsdien is begonnen met het digitaliseren van de collectie door systematisch alle objecten uit verschillende hoeken te fotograferen. Elk jaar voorziet het museum budget voor digitaliseren en voor het moderniseren van de webstek. Bij dit laatste denken we bijvoorbeeld aan de komst van web 2.0. Zo kan de gebruiker commentaar toevoegen aan elke object. Dit heeft de museumcollectie verrijkt met de expertise van veel gebruikers. Het heeft de collectie ook toegankelijk gemaakt voor de wereld. Zo worden de webpagina’s met registraties en foto’s regelmatig bezocht door bezoekers uit de USA, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk …  De gebruikers content laten toevoegen zorgt af en toe ook voor negatieve reacties: “Dat jullie dat niet weten ...”. De voordelen zijn echter veel groter dan de nadelen. 

Wanneer gedacht wordt aan erfgoedinstellingen die in de spits van de technologische vernieuwing zitten, dan denkt vaak men aan de zeer grote erfgoedinstellingen. Het Fries Scheepvaartmuseum heeft bewezen dat klein zijn geen onoverkomelijke hindernis is om tot deze spits te behoren. 

Na de twee keynotesprekers werden verschillende parallelsessies georganiseerd. Schrijver dezes woonde de sessie over born-digital erfgoed bij. Gerhard Jan Nauta en Maurits van der Graaf vertelden over een onderzoek naar e-depots in Nederland. Bij 40 leidende organisaties bleek 30% een e-depot te hebben. Aangezien het hier om de grotere organisaties gaat, is dit aan de weinige kant. Dit heeft tot gevolg dat reeds veel informatie verloren is gegaan. De oprichting van nieuwe e-depots is dan ook dringend.

Tot slot kwam Marie Christine van der Sman van het NAGO (Nederlands Archief Grafisch Ontwerpers). Ze besprak de ervaringen van het NAGO op vlak van archiveren van deze bijzondere archieven. Men komt er onder meer in aanraking met sectorspecifieke software en bestanden, ongeordende archieven …  Tijdens de discussie die volgde kwam naar voor dat het niet haalbaar is om als externe archiefdienst aan de archiefvormende organisaties regels op te leggen op vlak van archiveren. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld een gemeentearchief dat wel kan ingrijpen in de archiefvorming bij de gemeentelijke administratie. Als externe archiefdienst kan men trachten de archiefvormer ervan te overtuigen het archief te ordenen. Veel meer kan men niet vragen.

In een tweede parallelsessie ging het over webstatistieken. De mogelijkheden en beperkingen om bezoekersaantallen van een webstek te tellen, kwamen hier aan bod. Dit op basis van het rapport 'Webstatistieken: achtergronden, mogelijkheden en valkuilen'.

Een derde parallelsessie behandelde het verkrijgen van inzicht in de kosten die met digitaliseren gepaard gaan. Het rekenmodel van DEN werd hier voorgesteld.