Wie in een archief opzoekingen wil verrichten, dient bij zijn/haar eerste bezoek een document te ondertekenen waarin je je verbindt tot het naleven van enkele huisregels. Is al die regelgeving wel nodig?

In het leeszaalreglement van het stadsarchief Leuven lezen we bijvoorbeeld: Bij de raadpleging van archief- en collectiestukken moet u volgende regels en adviezen in acht nemen: 1) De stukken mogen enkel met zuivere handen gehanteerd worden en dit zo weinig mogelijk; de tekst mag niet aangeraakt worden; 2) Om notities te maken mag u enkel een potlood of computer gebruiken; […] 5) Schrijfpapier mag niet op de stukken liggen; steunen op de stukken is verboden; […] 7) Het calqueren, scannen, fotokopiëren met hulplicht is verboden; 8) De stukken mogen nooit op de grond worden gelegd; […] 11) Grote formaten, zoals plannen, kan u raadplegen op de plannentafel; 12) Het terugplaatsen van de stukken in hun verpakking dient met de grootst mogelijke zorg te gebeuren […]

Veel schade aan archief- en bibliotheekcollecties wordt immers veroorzaakt door verkeerd of slecht gebruik. Een culture of good handling garandeert de raadpleegbaarheid van collecties en reduceert de mogelijke kosten voor conservatie. Het is dan ook de plicht van iedereen om er op toe te zien dat collecties voor toekomstige gebruikers en generaties bewaard en raadpleegbaar blijven. Bovendien is schade door slecht gebruik vaak cumulatief en niet steeds onmiddellijk zichtbaar.

Het Nationaal Archief in Den Haag maakte van hun huisreglement een ludiek filmpje:

Op de website van de British Library vind je enkele korte filmpjes over hoe je boeken en archief op een correcte manier kan raadplegen.

Geef op Erfgoeddag je bezoekers extra duiding bij het waarom van een leeszaalreglement. Misschien kan je enkele voorbeelden tonen (we hopen eigenlijk van niet) van de gevolgen van het slecht manipuleren van een boek. Je kan eventueel ook enkele workshops organiseren over hoe je bijvoorbeeld een boek het best ondersteund.

Literatuurtip:
Preservation Advisory Centre, Using Collections, London, 2011, 7p.

Afbeelding:
cover van de brochure Using Collections (c) Preservation Advisory Centre