Een beleidsplan bevat meetbare doelstellingen en voorbeelden van acties. Vaak zijn deze twee componenten nauw met elkaar verbonden. Het helpt vaak om eerst concrete acties te formuleren en op basis daarvan te kijken naar mogelijke indicatoren. Op deze pagina vertellen we welk soort acties u kunt opnemen en welke soorten indicatoren er bestaan.

Voorbeelden van acties

Het is niet de bedoeling dat uw beleidsplan in alle details acties vastlegt voor de volgende vijf jaar. Dat is immers onmogelijk. U moet dus vooral op zoek gaan naar voorbeelden van acties die de doelstellingen concreter maken. 

Organiseer een vergadering met uw medewerkers en laat hen acties formuleren bij de verschillende doelstellingen. Dat is meteen een goede check om te kijken of uw doelstellingenschema compleet is. Als een actie namelijk niet aan dit systeem kan worden opgehangen, en het is een belangrijke actie, dan moet u de doelstellingen bijstellen. 

Ga op zoek naar verschillende soorten acties:

• voor en achter de schermen;
• grote en kleine acties;
• meer permanente acties en heel specifieke tijdgebonden acties;
• acties die veel en weinig geld kosten;
• ...

Wat zijn indicatoren?

Indicatoren geven een indicatie. Het zijn alarmbellen die knipperen wanneer een bepaald doel in het gedrang komt. In die zin formuleren ze dus de ondergrens: als u deze grens niet haalt, moet u bijsturen.

Grosso modo geven indicatoren antwoorden op de volgende vragen:

• Wat hebben we gedaan? Hier gaat het vaak om kwantitatieve cijfers m.b.t. de output van de organisatie (aantal vormingen, documenten, bezoekerscijfers …).
• Hoe goed hebben we het gedaan? Vaak eerder kwalitatieve gegevens die aangeven hoe goed de organisatie heeft gepresteerd: bijvoorbeeld ten opzichte van de collega’s (benchmark) of ten opzichte van de eigen werking in het verleden.
• Wat is er in de maatschappij veranderd? Dit soort indicatoren geeft aan wat er ‘in het veld’ veranderd is: welk resultaat er is behaald. De impact van de organisatie op de maatschappij is natuurlijk het interessantste, want hier doet de organisatie het uiteindelijk allemaal voor. De vraag is alleen of u altijd hard kunt maken dat het resultaat een gevolg is van uw ingrijpen: dat maakt dit soort indicatoren in de praktijk moeilijk hanteerbaar. Zorg daarom voor een combinatie, om te voorkomen dat u zich exclusief richt op één type indicator.

Er zijn daarbij verschillende varianten mogelijk:

• Kwantitatieve indicatoren:
  • aantallen (minstens vijf vormingen per jaar);
  • percentages (10% meer vrijwilligers).
• Kwalitatieve indicatoren:
  • ja/nee (er is een uitgeschreven draaiboek);
  • evaluatie: de opleidingen werden positief beoordeeld.
• Mix: 80% van onze opleidingen kreeg een positieve evaluatie.

Waar moet u op letten bij het formuleren van indicatoren?

Algemeen geldt: less is more. Twee of drie relevante en meetbare indicatoren per operationele doelstelling is al heel wat!

• Vertrek vanuit de kernwerkwoorden van uw doelstellingen en neem ook de mogelijke acties als uitgangspunt.
• Vraag u af of de indicator relevant is om het resultaat te tonen.
  • Als u bv. wil aangeven dat de erfgoedspelers zich bewust zijn van het belang en de mogelijkheden van hun erfgoed, dan is de indicator ‘het aantal geregistreerde archieven’ niet meteen een goede keuze. Deze doelstelling streeft immers een verandering in perceptie na. Die zou u kwalitatief kunnen meten.
• Voeg een norm toe: alleen ‘aantal vormingen’ als indicator vermelden is weinig ambitieus, want eigenlijk is dan vanaf één vorming het doel al bereikt voor een hele beleidsperiode.
• Zorg dat u de kwantitatieve indicatoren echt kunt monitoren, bv. ‘het aantal Twittervolgers uit onze regio neemt toe’: kan de organisatie dat echt meten?
• Vertrek eens van het gedrag van mensen: wat doen ze anders, meer, minder …
• Ga na hoe u deze zaken kunt meten:
  • Bekijk welke gegevens de organisatie nu al bijhoudt.
  • Is er een nulmeting (hoeveel vrijwilligers zijn er nu?)? → Omgevingsanalyse
  • Welke gegevens moet u in de toekomst bijhouden? En hoe gaat u dat doen?

Varieer in types indicatoren, neem niet alleen aantallen op maar kijk ook naar percentages en kwalitatieve elementen, en vermeld naast output- ook resultaatsindicatoren.