Hoe analyseert u de noden in de omgeving?

Stadsplan. Foto: Free-Photos via Pixabay

Of uw organisatie nu een collectie beheert of eerder een dienstverlenende rol heeft, het is aan te raden om de noden in uw omgeving in kaart te brengen. Voor welke uitdagingen staan de anderen? Wat zou hen kunnen helpen? Hoe kunt u hen ondersteunen om hun opdracht goed te vervullen? En waar kunnen zij u misschien helpen om uw doelstellingen te realiseren?

Afhankelijk van de scope van uw organisatie kunt u die omgeving groot (heel Vlaanderen of zelfs wereldwijd) of klein (in de gemeente waar u zich bevindt) opvatten. 

Op deze pagina vindt u meer informatie over:

  • het opmaken van een veldtekening;
  • het bevragen van de noden van erfgoedgemeenschappen en gebruikers;
  • het bevragen van de noden van partners en bondgenoten.

Een veldtekening opmaken

Bij de start van het beleidsplanningstraject maakte u al een overzicht van stakeholders op. Dat overzicht was toen vooral gericht op het afbakenen van uw doelgroepen en het bepalen van de participatie in uw planningsproces. Bij het opmaken van een veldtekening staan andere vragen centraal, zoals de volgende: 

  • Welk relevant erfgoed is er in de (brede of kleinere) omgeving?
  • Hoe wordt dit erfgoed verzameld, bewaard, geborgd, onderzocht en ontsloten?
  • Wat gaat er goed m.b.t. de zorg voor dit erfgoed?
  • Wat gaat er minder goed m.b.t. de zorg voor dit erfgoed?
  • Waar zijn er grote noden of lacunes waarop uw organisatie kan inspelen?

Het is niet de bedoeling dat u in het kader van een beleidsplanningstraject heel diepgaand gaat inventariseren. We zijn immers op zoek naar de grote lijnen: de voornaamste noden waarop u met uw nieuwe beleidsplan kunt inspelen. In wat volgt geven we u een paar ideeën over hoe u de zoektocht wat kunt structureren.

Snel: maak een mindmap

Een snelle manier om na te gaan welk erfgoed er is en wat u wil meenemen in de oefening, is het maken van een mindmap. U kunt dat doen met pen en papier, of een online tool inzetten. Dat laatste heeft als voordeel dat u makkelijk kunt schuiven met elementen en dat u links kunt toevoegen. In een programma als Mindmeister kunt u ook met kleurencodes werken en bijvoorbeeld aangeven hoe de bewaartoestand van het erfgoed is (groen, oranje, rood). Op die manier kunt u tijdens één vergadering al heel veel informatie verzamelen.

Meer tijd? Maak een kaart

Een visuele manier om vooral het erfgoed rond uw organisatie te analyseren is om het, zeer letterlijk, op een kaart te zetten. Neem daarbij de Erfgoedkaart van FARO en de databank immaterieel erfgoed als vertrekpunt.

Noteer op uw kaart de volgende elementen:

  • Waar is er erfgoed aanwezig?
  • Welke elementen in de ruimte verwijzen naar het thema van uw organisatie?
  • Waar zijn er cruciale spelers die voor het erfgoed zorgen?
  • Waar ontmoeten de erfgoedgemeenschappen elkaar?
  • Waar zijn er belangrijke openbare diensten met een link naar uw erfgoed of thema?
  • Waar zijn er andere spelers die een inhoudelijke link met het erfgoed of uw thema hebben?

Vervolgens kunt u met kleurcodes aanduiden welk erfgoed bedreigd is, wie welke expertise heeft en welke speler cruciaal is.

U kunt via Google Maps eenvoudig zelf dergelijke digitale kaarten aanmaken.

Meer tijd? Werk met een analyseschema

Om de zoektocht naar het erfgoed in de omgeving overzichtelijk te houden, kunt u werken met een overzichtsschema. U deelt dat bijvoorbeeld in per type erfgoed, per tijdsvak, per subthema, per gemeente … Neem een indeling die voor u het handigste is. Aan de hand van de kleurencodes groen, oranje en rood kunt u dan aangeven met welk erfgoed het goed gaat en waar er werk aan de winkel is.

Maak dus uw eigen variant, een voorbeeld:

voorbeeld van schema erfgoedinventaris

Een ander voorbeeld, en meer toelichting, vindt u op de website Erfgoedprikken.

De noden van erfgoedgemeenschappen en gebruikers bevragen

Op een eerdere pagina vertelden we hoe u gebruikers kunt bevragen over de kwaliteit van uw werking: hoe evalueren ze uw producten en uw diensten? In dit deel van het onderzoek ligt de scope elders: u gaat namelijk vooral op zoek naar de noden van gebruikers, los van wat u nu concreet aanbiedt. Uiteraard kunt u beide benaderingen, evaluatie en nodenbevraging, combineren in één onderzoek of gesprek.

Zoek de (erfgoed)gemeenschappen en gebruikers op en ga met hen in gesprek. Zet daarbij in op sleutelfiguren die de gemeenschappen goed kennen en weten wat ze bezighoudt. Idealiter verdeelt het planningsteam de taken en gaat iedereen op onderzoek uit. Het zou ook goed zijn als andere medewerkers van de erfgoedorganisatie hieraan kunnen meewerken.

Cruciaal bij dit soort gesprekken is dat de noden van de gemeenschappen en de gebruikers vooropstaan, de vertaalslag naar uw organisatie volgt later. Ga dus naar hen toe en kijk over het muurtje!

Voorbeelden van vragen om aan de gemeenschappen en/of gebruikers voor te leggen:

  • Waar is de gemeenschap/de organisatie mee bezig? 
  • Waar is de gemeenschap/de organisatie zelf sterk in?
  • Waar lopen ze tegenaan? (algemeen)
  • Waar dromen ze van? (algemeen)
  • Welke erfgoedverhalen maken hen nieuwsgierig?
  • Wat willen ze graag horen, zien en doen in uw organisatie?
  • Wanneer is uw organisatie voor hen een succes?
  • Wanneer haken ze af? Wat moet uw organisatie dus zeker niet doen?
  • Welke media gebruiken ze?

De concrete werkvorm zal telkens anders zijn naargelang de gesprekspartner in kwestie. Enkele ideeën:

  • U kunt ervoor kiezen om de noden te bevragen met een survey, en dat bijvoorbeeld te combineren met het tevredenheidsonderzoek. Dat levert ongetwijfeld relevante informatie op. Toch blijft het ook dan de moeite waard om met enkele vertegenwoordigers rechtstreeks te praten, bijvoorbeeld om de resultaten verder te verdiepen. 
  • Een een-op-eengesprek met een gestructureerd interview.
  • Wisselleren: een dag meedraaien in een organisatie die de gemeenschap ondersteunt en zo antwoorden verzamelen via toevallige gesprekjes.
  • Deelnemen aan een bestaand overlegorgaan en daar uw vragen voorleggen. (Bewaak dan goed dat u ook de algemene vragen kunt beantwoorden en niet alleen de erfgoedgerelateerde.)
  • Laat mensen flowverhalen vertellen over momenten dat ze helemaal in hun element waren. Laat hen die verhalen delen en er rode draden uit trekken.
  • Laat de deelnemers (eventueel individueel) een historielijn tekenen met de hoogtepunten en de dieptepunten (bv. van hun actievoeren, of van hun leertraject …). Maak het niet te persoonlijk of therapeutisch (bv. over hun leven), dat is werk voor andere specialisten!
  • Meer werkvormen vindt u in ons dossier over participatie voor en achter de schermen.

Op basis van uw onderzoek kunt u de bevindingen samenvatten in persona’s, zie ook op deze pagina.

De noden van mogelijke partners en bondgenoten bevragen

In het kader van een beleidsplanningsproces is het aan te raden om individuele gesprekken te organiseren met een tiental bondgenoten en partners. Dat zijn externen die al met u samenwerken, of waarbij u mogelijkheden ziet voor een toekomstige samenwerking. Ga met hen het gesprek aan over uw organisatie. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van volgende vragen:

  • Hoe zou u onze organisatie in één zin omschrijven?
  • Wat zijn volgens u onze sterktes?
  • Wat kan er beter?
  • Waar zouden we meer op moeten inzetten?
  • Waar is uw organisatie primair mee bezig?
  • Waar ziet u vanuit uw werking raakpunten met onze organisatie?
  • Hoe kunnen wij u versterken?
  • Hoe kunt u ons versterken?
  • Wat is uw gouden raad voor onze toekomst: welke boot mogen we niet missen?

U kunt hiervoor gebruikmaken van het invulblad 'persona van een organisatie'.