Hoe evalueert u de kwaliteit van interne processen?

Onderzoek en overleg. Foto: UX Indonesia via Unsplash

Naast het evalueren van het werk voor de schermen (uw producten en diensten) is het ook belangrijk om het werk achter de schermen eens kritisch te bekijken. Er zijn namelijk heel wat processen die voor de buitenwacht niet zichtbaar zijn, maar die voor uw organisatie wel van cruciaal belang zijn. Zij hebben namelijk een sterke impact op de kwaliteit van uw producten en diensten. Het werk achter de schermen evalueren is een onmisbare stap in uw traject, want deze analyse levert sterktes en zwaktes op voor de SWOT.

Op deze pagina geven we u een tool om snel de werking achter de schermen te evalueren. Op basis van de resultaten van deze quickscan kunt u beslissen verdere acties te ondernemen. Tijdens het beleidsplanningsproces kunt u verder onderzoek opzetten, of u voornemen om er in de komende beleidsperiode werk van te maken. 

Stap 1 | Een snelle analyse van de interne werking

FARO ontwikkelde een quickscan waarmee u snel in kaart kunt brengen welke interne processen verdere aandacht verdienen. Deze quickscan bestaat uit stellingen die gegroepeerd zijn volgens zes clusters:

  • Beleid en strategie
  • Medewerkers
  • Informatie en communicatie
  • Netwerking
  • Erfgoedprocessen
  • Randvoorwaarden

We stellen deze tool in een Word-versie ter beschikking. Op die manier kunt u de omschrijvingen aanpassen aan uw organisatie. U kunt ook domeinen weglaten en toevoegen op maat. De bevraging zelf is als volgt opgebouwd:

  • Per cluster vindt u een stelling die een ideale situatie weergeeft.
  • Vraag 1: hoe structureel pakt de organisatie dit aspect aan? Antwoorden variëren van heel ad hoc tot sterk geformaliseerd.
  • Vraag 2: hoe tevreden zijn de medewerkers ermee? Niet elk domein van de interne werking hoeft immers gebetonneerd te zijn in processen en procedures. Mogelijk wordt een bepaald aspect ad hoc aangepakt en is iedereen daar tevreden mee. Formalisering is dus niet de norm van deze quickscan.
  • Tot slot wordt gevraagd wat er beter en/of anders kan.

Hoe kunt u deze quickscan gebruiken?

  • U kunt het Word-document doorsturen naar uw medewerkers en hen vragen de bevraging individueel in te vullen en anoniem terug te sturen.
  • U kunt de scan ook delen via een online bevraging. Het document kan eenvoudig worden omgezet naar een Google- of een MS Teams-formulier. FARO heeft dat gedaan voor de interne werking en helpt u graag verder. 

Stap 2 | Analyses van specifieke interne processen

Op basis van de FARO-quickscan ziet u welke interne processen kunnen verbeteren. Als u meer tijd heeft, of als uw concrete situatie het noodzakelijk maakt, kunt u tijdens het beleidsplanningstraject specifieke analyses ondernemen en grondiger bekijken waar er acties nodig zijn. U kunt deze bijkomende onderzoeken ook als actie in uw beleidsplan opnemen.

U vindt elders op deze Erfgoedwijzer heel wat aanknopingspunten om te werken aan de domeinen van de FARO-quickscan. Het onderstaande lijstje is daarom niet exhaustief. Mogelijke verdere interne onderzoeken:

Niet gevonden wat u zocht? Neem contact op met Jacqueline van Leeuwen en we zoeken samen naar een oplossing.

Documenten