Wie zijn uw stakeholders en hoe deelt u ze in?

Groep mensen. Foto: Papaioannou Kostas via Unsplash

Stakeholders of ‘belanghebbenden’ zijn personen of groepen die een bijzondere waarde hechten aan de organisatie, er een band mee hebben of er een bepaald belang bij hebben.

Het gaat om iedereen die:

  • een nood of een zorg ten aanzien van de organisatie heeft;
  • geraakt wordt door de acties van de organisatie;
  • invloed kan uitoefenen op het uitvoeren van de beslissingen;
  • de organisatie kan ondermijnen als ze niet betrokken zouden zijn (bijvoorbeeld door naar de media te stappen of een proces aan te spannen);
  • middelen heeft om bij te dragen tot het succes van de organisatie.

Op deze pagina leert u hoe u heel breed kunt denken over de stakeholders:

  • Wie zijn uw erfgoedgemeenschappen?
  • Wie zijn uw andere stakeholders?
  • Welke netwerken hebben een impact?

Door vanuit verschillende invalshoeken te kijken, maakt u een lange lijst van stakeholders op. Vervolgens kunt  u deze stakeholders indelen en bepalen wie u meeneemt in de oefening.  Uiteindelijk moet u ook een overzicht geven van uw doelgroepen en netwerken, daar komt deze informatie dus ook nog van pas.

Wie zijn uw erfgoedgemeenschappen?

De cultureel-erfgoedgemeenschap bestaat volgens het Cultureel-erfgoeddecreet uit: “Organisaties en personen die een bijzondere waarde hechten aan het cultureel erfgoed, en die dat cultureel erfgoed willen behouden en doorgeven aan toekomstige generaties”. In de praktijk kan het om verschillende soorten gemeenschappen gaan, zoals:

  • de brongemeenschap: de gemeenschap waaruit het erfgoed afkomstig is.
  • de lokale gemeenschap: de geografie bindt de leden. Het gaat dan bijvoorbeeld om buurtbewoners, inwoners van een gemeente of mensen die er geboren zijn (en nu zijn uitgezworven).
  • de interessegemeenschap: de leden van deze gemeenschap delen een interesse of passie voor het erfgoed, waar ze vooral in hun vrije tijd mee bezig zijn.
  • de praktijkgemeenschap: de gemeenschappelijke deler zijn hier de vaardigheden (bv. ambachtslieden) of de kennis (bv. onderzoekers die over het erfgoed werken) waarmee de leden vaak beroepsmatig bezig zijn.
  • de actiegemeenschap: de leden delen een ideaal waarvoor ze actie willen voeren (bv. mensenrechten, ecologie …).
  • de gemeenschap door omstandigheden: de leden hebben eenzelfde leefsituatie of zitten in dezelfde levensfase. Een bekend voorbeeld zijn zelfhulpgroepen, maar een dergelijke gemeenschap kan ook buiten de zorgverlenende sfeer bestaan (bv. moeders die samen koken).

Deze gemeenschappen overlappen elkaar vaak gedeeltelijk en kunnen elkaar zowel langs digitale als niet-digitale weg vinden.

Bekijk per gemeenschap ook via welke andere spelers u de leden uit een bepaalde gemeenschap kunt bereiken en zet hen ook op uw lijst van stakeholders. U kunt hen vinden aan de hand van volgende vragen:

  • Wie adviseert de gemeenschappen om bepaalde activiteiten te ondernemen?
  • Wie communiceert over uw werking aan de gemeenschappen?
  • Wie ondersteunt de gemeenschappen in brede zin?
  • Waar vinden deze gemeenschappen elkaar (verenigingen?)

Wie zijn uw andere stakeholders?

Naast de erfgoedgemeenschappen heeft uw organisatie ook nog andere stakeholders. Vaak gaat het daarbij om partners en netwerken die de werking ondersteunen of mee uitdragen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Leveranciers
  • Subsidiegevers
  • Media
  • Beleid
  • Onderwijs
  • Andere cultureel-erfgoedorganisaties
  • Andere culturele organisaties
  • Organisaties uit andere beleidsdomeinen die een link hebben met uw werking (bv. integratiedienst, zorginstellingen …)

Om deze bredere groep stakeholders op het spoor te komen, kunt u zich deze bijkomende vragen stellen:

  • Wie beslist over (alles wat te maken heeft met) de organisatie?
  • Wie heeft kennis of vaardigheden die de organisatie nodig heeft?
  • Wie heeft belang bij het behoud van de organisatie?
  • Wie maakt gebruik van uw diensten en producten?
  • Wie ondersteunt u bij het realiseren van de producten en de diensten?
  • Wie ondervindt mogelijk negatieve gevolgen van de organisatie?
  • Wie zijn uw concurrenten/concullega’s?

Welke netwerken hebben een impact?

Met de bovenstaande oefening heeft u wellicht vooral individuen en organisaties opgelijst, maar ook netwerken kunnen een heel belangrijke stakeholder zijn. Ga dus na in welke netwerken uw organisatie betrokken is of zou willen zijn. U kunt daarbij een onderscheid maken tussen verschillende types van netwerken:

  • netwerken voor informatie-uitwisseling/overleg;
  • lerende netwerken of ontwikkelingsnetwerken;
  • middelennetwerken die middelen en expertise delen;
  • actienetwerken om een gezamenlijk project of een gezamenlijke taak uit te voeren.

Maak op basis van de bovenstaande indeling een overzicht van de verschillende stakeholders die met uw organisatie verbonden zijn of zouden kunnen zijn. Noteer sleutelfiguren die een brug kunnen zijn tussen de partner en uw eigen organisatie.

Hoe deelt u uw stakeholders in?

De lijst met stakeholders kunt u verder uitsplitsen in clusters of groepen. Hieronder geven we twee voorbeelden van hoe u de stakeholders kunt indelen.

Werken met cirkels

Stakeholders kunnen we vaak opdelen in drie cirkels rond uw organisatie.

  • De binnenste cirkel zijn de stakeholders die het dichtst bij u staan, m.a.w. uw directe gebruikers en meest betrokken partners.
  • In de tweede cirkel zitten de stakeholders met wie u regelmatig samenwerkt maar geen heel sterke band mee hebt.
  • In de buitenste cirkel plaatst u dan de groep stakeholders met wie u niet rechtstreeks samenwerkt, maar die in de toekomst wel betrokken kunnen worden. Uw werking is immers ook voor hen relevant.

Het spreekt voor zich dat u de groep in de eerste cirkel het nauwst betrekt bij uw werking. De stakeholders uit de tweede ring zijn mensen waarmee u het gesprek kunt aangaan. Over de derde groep kunt u via bv. een survey vooral informatie verzamelen ter oriëntatie (bv. Met hoeveel zijn ze? Wat willen ze?). U hoeft hen niet individueel aan te spreken.

Een concreet stappenplan en voorbeeld (toegepast op de gidsenwerking) vindt u hier.

Indeling in zes groepen

U kunt de stakeholders ook opdelen in zes groepen die de emotionele betrokkenheid (positief of negatief) en de inzet (qua tijd, middelen en/of diepgang) voor de organisatie combineren:

    Indeling stakeholders
    • De omstaanders zijn weinig betrokken bij de organisatie. Ze hebben niet echt interesse, geen emotionele band en investeren niet veel tijd en middelen. Toch betekent dat niet dat ze niet interessant kunnen zijn. Veel museumbezoekers vallen immers in deze categorie. En hoe zou het zijn als u hen zou kunnen verleiden om in dit schema een beetje te bewegen?
    • De bondgenoten zijn vaak professionele organisaties die sympathie hebben voor uw werking, en die u op specifieke domeinen kunnen ondersteunen. In heel veel gevallen is FARO uw bondgenoot: op eenvoudig verzoek willen we graag meedenken en u ondersteunen.
    • De partners zijn mensen en organisaties waarmee u structureel samenwerkt of die uw werking structureel financieren. Zij doen dat wellicht niet vanuit een grote emotionele betrokkenheid, maar omdat er heel wat rationele argumenten zijn om dat te doen. Ze geloven bijvoorbeeld zeer sterk in uw missie en uw visie.
    • De afwachters zijn sterk emotioneel betrokken, positief of negatief, maar kijken de kat uit de boom. Dit zijn niet de mensen die spontaan opbellen of in de pen klimmen, maar ze hebben wel een duidelijke mening over uw organisatie. Het is dus een uitdaging om hen in uw planningsproces te horen en na te gaan waarom ze niet meer actie ondernemen. Wellicht zijn er drempels die u kunt wegnemen?
    • De medespelers zijn uw organisatie zeer genegen en zijn ook emotioneel heel betrokken. Ze zijn bijvoorbeeld heel erg geïnteresseerd in de thematiek waarover u werkt. Deze mensen en organisaties participeren aan uw aanbod, doen regelmatig een beroep op u en zijn zeker bereid om ook zelf wat tijd en middelen te investeren. Maar dat blijft uiteindelijk wel beperkt.
    • De grensverleggers zijn bijzonder gedreven en investeren heel wat tijd en energie (en soms ook middelen) in uw organisatie. Ze maken doorgaans deel uit van de erfgoedgemeenschap. Enerzijds kan hun passie heel positief zijn en uw organisatie sterk vooruit helpen. Anderzijds kunnen zij ook juist vinden dat u het helemaal verkeerd aanpakt en zich zo eerder als een tegenstander profileren. Hoe dan ook: met hen in gesprek gaan is heel erg belangrijk.

    Naargelang de plaats van een stakeholder in dit overzicht krijgt hij of zij een andere rol in uw planningsproces:

    • De omstaanders en de afwachters vormen het potentieel van uw organisatie. Van hen zou u minstens te weten moeten komen waarom ze nu toch (deels) participeren of wat ze tegenhoudt. Wat zijn de mogelijkheden om deze groepen te laten doorstromen naar een andere categorie?
    • De partners en bondgenoten staan misschien net iets verder van uw werking af, maar het is heel belangrijk dat zij advies kunnen formuleren: cruciale vragen zou u dus zeker aan hen moeten voorleggen.
    • De grensverleggers en de medespelers moeten zeker mee kunnen wegen op de besluitvorming. Vertegenwoordigers van deze groep kunt u opnemen in het planningsteam.
    • Zitten er bij de grensverleggers echte tegenstanders, dan is het misschien moeilijk om hen in het planningsteam op te nemen. Daar is het namelijk wel belangrijk dat de leden heel constructief kunnen meedenken over de toekomst. Zorg er wel voor dat u voor dit type grensverleggers een alternatief heeft: ga zeker met hen in gesprek, individueel of in een gemengde focusgroep. Deze groep negeren zou echt een slechte zaak zijn!

    En verder?