Hoofdstuk 1: Risicoanalyse en preventie
Maak een risicoanalyse op maat van uw gebouw, uw collectie en uw organisatie. Zo detecteert u de zwakke plekken en kunt u preventieve maatregelen nemen of procedures ontwikkelen om in een noodsituatie de risico's te beperken.
Betrek de juiste mensen
Een risicoanalyse maakt u in teamverband.
- Betrek er collega's uit verschillende diensten bij die vanuit hun functie de risico's het best kunnen inschatten: de architect en/of technisch medewerker, de conservator of behoudsmedewerker, de financiële dienst, de veiligheidsdienst, enz.
- Vraag advies aan vergelijkbare erfgoedinstellingen en aan de brandweer en politie. De betrokkenheid van deze laatsten is cruciaal.
- Betrek er ook de lokale overheden bij. Mogelijk kunt u afspraken maken om samen met de gemeente of andere erfgoedinstellingen in de omgeving een contract te sluiten met een bedrijf gespecialiseerd in het herstel van het materiaal. U kunt ook afspraken maken om de krachten te bundelen in verband met de evacuatie van het erfgoed of om een nooddepot te voorzien.
Risico's identificeren
Breng de risico's voor mensen, gebouw en collectie in kaart. Identificeer in de eerste plaats de risico's voor de mensen. In een erfgoedinstelling die toegankelijk is voor het publiek is het bij wet verplicht een noodplan uit te werken voor de evacuatie van personeel en bezoekers bij brand.
Risicofactoren
Voor de collectie zijn er tien mogelijke oorzaken van schade. De risico's en effecten van brand, water, diefstal en vandalisme e.a. kunt u in detail nagaan in het hoofdstuk 'Schadefactoren' en per materiaalsoort.
Houd daarnaast rekening met de menselijke veiligheid en met verschillende scenario’s:
- werken aan het gebouw en onderhoud,
- elektronische sabotage,
- terrorisme en activisme,
- aardbeving/aardverschuiving,
- extreme weersomstandigheden, zoals hevig onweer met hevige regenval,
- enz.
Er bestaan tal van vragenlijsten die u helpen bij het identificeren van de risico's (zie links en downloads).
Risico's op zes niveaus
Identificeer de risico's op verschillende niveau’s, zodat ook meteen duidelijk is waar er extra maatregelen genomen moeten worden:
- de locatie/site,
- het gebouw,
- de ruimte,
- het opslagvolume (bv. een kast of vitrine),
- het object (denk ook aan het archiefmedium en de digitale informatie),
- de werking (denk aan het beleid en de procedures, de routines van het personeel, het transport van objecten, het informatiebeheer, …).
Voorbeeld: vragenlijst omgeving/locatie en gebouw
- Ligt het gebouw in een risicovol gebied?
- Staat het gebouw in een omgeving met gevaar voor overstroming of met regelmatige overstromingen?
- Is het een historisch gebouw met brandgevaar?
- Staat het gebouw in een omgeving die gevoelig is voor aardbevingen of aardverschuivingen?
- Is er brandstichting of vandalisme gekend in de omgeving?
- Is het gebouw een mogelijk doelwit voor terrorisme of andere gewelddadige acties?
- Is het gebouw wind- en waterdicht?
- Wordt de hemelwaterafvoer (goten, enz.) regelmatig geïnspecteerd en onderhouden?
- Zijn er veiligheidsalarminstallaties voor brand, wateroverlast en inbraak?
- Zijn de ramen wind- en waterdicht?
- Hoe oud is de elektrische bedrading? Is ze gevoelig voor aantasting door dieren?
- Zijn er lekkende kranen of waterleidingen of andere toestellen met water die worden gebruikt in de omgeving van de collectie? Is er gevaar voor condensatie in de buurt van de collectie?
Risico's evalueren
Onderzoek hoe groot de kans is dat een incident of calamiteit kan plaatsvinden en ga het effect ervan na op collectie, mensen en gebouw. Dat kan aan de hand van een risicokaart. Laat die invullen door het hele team (collega's, maar ook externen zoals de brandweer en politie) vanuit hun eigen visie en ervaring.
Op de risicokaart kunt u onder 'Historie' voorbije incidenten in uw erfgoedinstelling verwerken. Als u en uw collega's bij elk incident met gevaar voor schade een schriftelijke melding maken, dan krijgt u een veel beter beeld van de potentiële gevaren, waar en wanneer deze zich effectief voordoen. We gaan hier verder op in bij de volgende paragraaf.
Risico’s kunnen ook gevisualiseerd worden in een risicomatrix.
Risicoanalyse controleren en bijsturen
Incidenten en bijna-incidenten hebben één voordeel: ze stellen u in staat de risico’s, met name hun frequentie en effect, nog beter in te schatten. Een deel van de incidenten zult u kunnen verbinden met bepaalde gebeurtenissen, betrokkenen of zones in het gebouw. Dat wil zeggen: als u ervan op de hoogte bent en er een neerslag van bewaart.
Maak hiervoor gebruik van een incidentmeldingsformulier.
- Wanneer er zich een gevaarlijk situatie, incident of calamiteit heeft voorgedaan, vult u zo'n formulier in.
- U meldt dat aan de betrokken diensten en neemt samen met hen maatregelen waardoor het risico op schade verkleint bij een herhaling van het incident.
- U volgt op of de maatregelen effectief zijn uitgevoerd en houdt ze bij op het incidentmeldingsformulier.
- Vul ook de risicokaart aan. Herbekijk de kans-en-effectberekening, zodat u op maat kan prioriteren en investeren in maatregelen om de risico's bij een noodsituatie zo veel mogelijk te beperken
- Houd alle incidentmeldingsformulieren bij: dat kan nuttig zijn bij een evaluatie van de risico's op lange termijn én het moedigt de verantwoordelijken aan om effectief in te grijpen.
Risico's reduceren en beheersen
Nadat de risico's zijn geïdentificeerd, kunt u ze ook gaan reduceren door bijkomende preventieve maatregelen te nemen die de kans op een calamiteit verlagen of de schade bij een noodsituatie beperken. Risicoreductie betekent dat u maatregelen bepaalt en toepast op alle bovenvermelde niveaus (omgeving/locatie, gebouw, ruimte, ...).
- Organisatorische maatregelen zijn de hoeksteen van risicoreductie. Eenvoudige voorzorgsmaatregelen kunnen het gevaar op een ramp aanzienlijk verminderen of zelfs vermijden, en het effect minimaliseren. Scherp uw procedures aan en voorzie indien nodig de juiste opleiding voor u en uw collega's. Verder in dit hoofdstuk krijgt u hierover nog heel wat tips mee.
- Soms is een extra bouwkundige of technische maatregel nodig, bijvoorbeeld omdat een snelle reactie essentieel is. Dat kan met detectiesystemen: alarminstallaties met brand-, water- en inbraakdetectie. Lees meer hierover op de pagina's 'Infrastructurele beveiliging' tegen brand, water en diefstal en vandalisme.
Als de waarschijnlijkheid laag en de potentiële impact klein is, is de meest effectieve benadering het risico aanvaarden. Tijd en geld investeren werkt hier eerder contraproductief.
