Organisatorische maatregelen om brand te voorkomen komen veelal neer op procedures, opleiding en vorming, en de opmaak van een adequaat calamiteitenplan. Het menselijk handelen is zowel de sterkste als de zwakste schakel in de brandveiligheid van een depot.

Overleg met de brandweer

Overleg met de brandweer is cruciaal. Omdat hun expertise onmisbaar is bij de opmaak van een veiligheidsplan, een calamiteitenplan en strategieën voor het beheersen van brandrisico's (gebouw, installaties en organisatie). Maar vooral omdat bij brand hun interventie onmisbaar is.

• Bespreek de prioriteiten bij een interventie. Nadat de aanwezige mensen in veiligheid zijn gebracht, is het voor een erfgoedinstelling uiterst belangrijk om de collectie en de belangrijke data veilig te stellen. Voor de brandweer ligt dat anders. Het is daarom noodzakelijk dat aspect te bespreken. Overloop de aanpak bij een interventie en nodig de brandweer uit op evacuatieoefeningen van mensen en collecties.
• Maak samen een interventiedossier met interventieplannen (zie hoger).
• Nodig de brandweer uit voor een jaarlijkse rondleiding met informatie over het erfgoed in het gebouw. Laat de hele ploeg vertrouwd raken met de collectie, het gebouw, de plattegrond enz. Verzorg jullie relatie. Laat het gebouw nakijken op brandveiligheid en volg hun aanbevelingen op.
• Laat de passieve brandbeveiliging in kaart brengen en evalueren door de brandweer: bv. compartimentering, brandwerende deuren, brandkleppen ventilatie en de werking van de nooddeuren
• Laat de actieve beveiliging nakijken op doeltreffendheid door de brandweer: branddetectie, brandblussers, signalisatie en noodverlichting (en gasdetectie als gas als energiebron wordt gebruikt).
• Kies de juiste brandblussers voor de ruimtes.
• Informeer de brandweer over de situering en inhoud van de sleutelkluis (passe-partout voor alle sloten), de coördinaten van de verantwoordelijke van het gebouw; de inventaris van de gevaarlijke stoffen, de situering van de hemelwaterputten en indien van toepassing de gasafsluiters en de gascabine. Op die manier is de brandweer vertrouwd met het gebouw en kunnen ze sneller en efficiënter reageren bij brand.
• Overleg over de blussystemen en -middelen en leg uw bezorgdheid uit over waterschade bij het blussen. Laat bluswater onmiddellijk wegpompen om vervolgschade te voorkomen.
• Informeer de brandweer bij het begin over de eventuele aanwezigheid van bijzonder brandbare collecties zoals filmmateriaal en natuurhistorische collecties (specimens op alcohol).
• Vraag naar advies om uw gebouw brandveiliger te maken, en vraag informatie over brandpreventie. Houd jaarlijkse evacuatie-oefeningen samen met de brandweer. 
• Nodig eveneens een preventieadviseur of de politie uit voor advies over het vermijden van brandstichting. 

Opleidingen

Train het personeel in brandpreventie, evacuatieprocedures, het gebruik van blusapparaten en de melding aan een brandcentrale (zie wettelijke verplichting hierboven).

Interne procedures

Werk binnen uw instelling aan een veiligheidsbeleid (zie wettelijke verplichting hierboven) met de directeur, het management en iedereen die werkt in de erfgoedorganisatie. Maak iemand verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan.

• Richt binnen de organisatie een preventiecomité voor brand op, waar zowel personeel als het management deel van uitmaken. Overleg regelmatig over de veiligheid. 
  • Ontwikkel en implementeer in dit team een programma over brandpreventie met als inhoud: aanpassingen van het gebouw, procedures bij brand (zie calamiteitenplan), systemen en installaties voor bescherming tegen brand en het opleiden van medewerkers. 
  • Ontwikkel en implementeer eveneens beleid, praktijken en procedures met als doel een brandveilige omgeving voor zowel de mensen als de collectie. Bv: verbied het gebruik van open vlammen, verbied het gebruik van warmtegenererend materiaal in de nabijheid van brandbaar materiaal, …
  • Werk een risicoanalyse uit i.v.m. de brandveiligheid en neem maatregelen om de risico’s te verlagen.

• Houd ook toezicht op onderhouds- en schoonmaakploegen en ga na of ze thuis zijn in het werken met brandgevaarlijke producten en materialen (al is het nog beter om die compleet te weren).
• Inspecteer en onderhoud alle elektrische installaties, installaties die warmte produceren of genereren en veiligheidsinstallaties in het gebouw zorgvuldig.
• Plaats geen warmtebronnen zoals waterkokers, losse radiatoren naast ontvlambaar materiaal. Verwijder tijdelijke losse bekabeling na gebruik onmiddellijk.
• Plaats ontvlambare materialen zoals solventen, vernissen, wassen enz. nooit in de buurt van ruimtes met erfgoed, maar in een daartoe bestemde, aparte ruimte.
• Schakel elektrische circuits zo veel mogelijk uit als ze niet nodig zijn, zoals verlichting, kantoorinfrastructuur, … (gebruik timers/domotica).
• Ontzeg zo veel mogelijk de toegang van externen en niet-bevoegde internen tot de niet publieke ruimtes en voer een gecontroleerd toegangssysteem in.
• Bewaar een back-up van de registratie in een brandvrije kluis en het liefst op een andere locatie.
• Verwijder afval onmiddellijk en houd de ruimtes vrij en schoon.
• Neem maatregelen om de collecties in het depot en in de tentoonstellingsruimtes te beschermen tegen brand en waterschade.

Tips

Blokkeren

• Zorg dat gebruikers en personeel alle deuren en ramen gesloten houden, ook de deuren van kasten.
• Er bestaan richtlijnen voor de opslag van brandgevaarlijke producten (zie hoger). Label de producten en sla ze op in een brandveilige chemiekluis of -kast, ofwel in een ruimte die aan de normen voldoet. 
• Sla hoog brandbare collecties elders op, zoals collecties in cellulosenitraat, natuurhistorische collecties op alcohol en explosieven.

Detecteren

• Naast de automatische reactie van rookmelders is een oplettende blik van aanwezig personeel onmisbaar. Houd het liefst elke dag een inspectie in en rond het gebouw. Anomalieën of (brand)gevaarlijke situaties merkt u zo tijdig op. Gebruik een inspectielijst met aandachtspunten i.v.m. brandveiligheid zodat u zeker bent dat u niets over het hoofd ziet.
• Bij constructies zoals valse plafonds brengt u best branddetectie aan in het valse plafond.

Reageren en remediëren

Zie ook 'Hoofdstuk 2: Voorbereiding' en 'Hoofdstuk 3: Noodreactie en herstel'.

• Zorg dat personeelsleden getraind zijn in het gebruik van de aanwezige brandblusapparaten en op de hoogte zijn van het calamiteitenplan.
• Zorg dat bij alle telefoontoestellen alarmnummers aanwezig zijn.
• Gebruik een calamiteitenkar met noodmaterialen om de collecties te evacueren en de eerste zorgen toe te dienen.
• Volg de richtlijnen in het noodreactie- en herstelplan brand.
• Leg contacten met conservatoren-restauratoren die de eerste hulp kunnen toedienen aan beschadigde collecties en beschikbaar zijn in geval van een calamiteit. Neem hun contactgegevens op in het calamiteitenplan.

Deze tekst kwam tot stand met medewerking van Ibrahim Bulut, Nordin M'Rabet en Veerle Meul. Ibrahim Bulut is senior security consultant en veiligheidsexpert voor musea. Nordin M'Rabet werkte eerder als preventieadviseur en ambtenaar noodplanning en is nu account manager bij Tyco BSP Belgium.