File
Hoe herbestemt u collectiestukken?
Het doel van selecteren en herbestemmen is dubbel: de kwaliteit en de samenstelling van de collectie verbeteren, en objecten een plaats geven waar ze het best tot hun recht komen.
Wat is selecteren?
Selecteren is bepalen welk object een plaats verdient in de collectie. Dat is in het verleden vaak te weinig gebeurd, waardoor depots nu overvol zitten en selectie zich opdringt. Selecteer bij voorkeur vóór het object de instelling binnenkomt, volgens het collectiebeleid en de SPECTRUM-procedures.
Bij selectie bepaalt u dus wat in de collectie kan blijven of komen, en wat wordt herbestemd. De beslissing gebeurt op basis van de missie en visie van uw instelling, het collectiebeleid en de erfgoedwaarde.
Voor archieven gelden specifieke richtlijnen. Publiekrechtelijke archieven maken gebruik van selectielijsten volgens de richtlijnen van het Algemeen Rijksarchief. Voor privaatrechtelijke archieven heeft de Werkgroep Privaatrechtelijk Archief (WPA) van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) een selectielijst opgesteld.
Wat is herbestemmen en afstoten?
Als we spreken over herbestemmen of afstoten wil dat zeggen dat een object of groep objecten op een bepaalde manier wordt verwijderd uit de collectie. Wanneer uw organisatie (delen van) een collectie afstoot, dan gaat de voorkeur uit naar het vinden van een nieuwe bestemming. De term herbestemmen wordt daarom frequenter gebruikt. Dat klinkt bovendien respectvoller en doet meer recht aan het actieve proces dat eraan voorafgaat.
- Herbestemming:
- schenking, bij voorkeur aan een andere collectiebeherende organisatie,
- ruil,
- gebruik als onderdeel van een steuncollectie, bv. voor educatieve doeleinden.
- Verkoop, bij voorkeur NIET aan een andere erfgoedorganisatie.
- Vernietiging, (als herbestemming of verkoop niet mogelijk is.
De wiki Collectiewijzer lijstte vijf hoofdmotieven op voor afstoting en herbestemming:
- De missie opheffen of veranderen.
- Geld genereren.
- De collectie verbeteren.
- Een passender plek vinden.
- De beheerslast verminderen.
Voordelen
- Selectie en herbestemming zorgen voor een scherper collectieprofiel en meer duidelijkheid, zowel voor collega-organisaties als voor het publiek.
- U vermijdt overvolle depots.
- U krijgt meer ruimte voor de kerncollectie.
- U krijgt een beter overzicht, wat hand in hand gaat met een betere bewaring: u detecteert sneller problemen.
- U vermindert de werklast en de kosten, want elk te bewaren object brengt kosten met zich mee, neemt een plaats in en heeft specifieke eisen.
Conclusie: een goed selectie- en herbestemmingsbeleid zorgt voor een beter beheer en behoud van de collectie.
Nadelen
Selectie en herbestemming is een arbeidsintensief proces dat een inspanning vraagt van uw organisatie en collega's. Het is aan te raden op voorhand een kosten-batenanalyse te maken.
Dit ludieke filmpje (in het Engels) zegt het allemaal:
Stappenplan
1. Selectiecriteria
- Beter voorkomen dan genezen: voer een strenge selectie uit aan de deur! Toets elk potentieel collectiestuk aan de verzamelcriteria. In de eigen schenkingsprocedure kunt u opnemen dat een contract wordt ondertekend waarbij de schenker de volledige rechten afstaat aan de instelling.
- Stel duidelijke selectiecriteria op en neem ze op in het collectieplan. Alleen op basis daarvan kunt u verantwoord en zo objectief mogelijk selecteren. De selectiecriteria zouden overeen moeten komen met de verzamelcriteria. Mogelijke selectiecriteria zijn:
- de mate waarin een object past binnen het collectieprofiel;
- de culturele waarde van een object of deelcollectie;
- de toestand van een object;
- de beschikbaarheid van vergelijkbare objecten binnen de collectie of elders;
- de grootte van het object in relatie tot de ruimte in het depot.
2. Objectinformatie & onderzoek
- Verzamel zo veel mogelijk informatie over het object en registreer het goed. Ook na de afstoting blijft de informatie over het object permanent bewaard in de collectieregistratie.
- Ga het eigenaarschap van stukken na, waar dat onduidelijk is. Vaak vergt dit archiefonderzoek.
- Voor stukken die met behulp van subsidies werden aangekocht of gerestaureerd, moet u nagaan of er wettelijke vereisten zijn over de bewaring of publieke toegankelijkheid.
- Kijk schenkingscontracten of -overeenkomsten na op uw rechten en plichten.
- Vraag advies van een jurist bij de onduidelijke gevallen.
3. Toetsing & principiële beslissing
- Toets voor elk object of ensemble af of het wel of niet thuishoort in de collectie, aan de hand van de selectiecriteria en alle beschikbare informatie.
- Stel een lijst op van objecten die in aanmerking komen voor afstoting en aan welke acties u prioriteit geeft.
- Vraag een principiële goedkeuring van uw directie en raad van bestuur of inrichtende macht om te starten met de uitvoering.
4. Uitvoering
- Als het af te stoten object of de (deel)collectie aan het museum geschonken werd, moet u eerst de oorspronkelijke schenker of zijn erfgenaam proberen te contacteren. Die kan het terugnemen. Als hij niet geïnteresseerd is, kunt u toestemming vragen om af te stoten.
- Bied het af te stoten object vervolgens eerst kosteloos aan een andere erfgoedorganisatie aan. Ga actief op zoek naar mogelijk geïnteresseerde erfgoedorganisaties.
- Als afstoting geen optie is, overweeg dan langdurige bruikleen.
- Organiseer een kijkdag voor geïnteresseerden.
- Documenteer, communiceer intern en extern en motiveer de beslissing zorgvuldig om problemen te vermijden. Onderschat sociale media niet. Gebruik ze om over het proces te communiceren.
- Stel steeds een overeenkomst op met de overnemende partij. Bezorg hen een kopie van de inventarisfiche.
- Als pogingen tot herbestemming of verkoop tot niets leiden, kunt u voor vernietiging kiezen. Documenteer dit proces zorgvuldig. Zo blijven er getuigen van het vernietigde object.
- Gebruik opbrengsten uit verkoop voor de aankoop van nieuwe collectiestukken.
Let op voor deze valkuilen
- Ga niet overhaast te werk. Een goede herbestemming zoeken vergt geduld.
- Neem beslissingen nooit alleen. Raadpleeg altijd een collega en een (groep van) expert(s). De herbestemming moet door de hele organisatie gedragen zijn.
- Steek niets in de doofpot: communiceer duidelijk over wat wordt afgestoten, waarom en hoe.
- Overdrijf niet. Doe geen stukken weg die tot de kerncollectie behoren en een leegte laten in de collectie.
- Verkoop tussen collectiebeherende instellingen geniet niet de voorkeur. Ga dan eerder over tot ruil of schenking.
Praktijkvoorbeelden
Tips & leesvoer
- Ga na of er begeleiding mogelijk is door externe experts, zoals FARO en de landelijke dienstverlenende organisaties of de erfgoedcellen.
- Volg de SPECTRUM-procedure voor afstoting (20)
- Prof. dr. Bart Demarsin (KU Leuven) presenteerde op de studiedag Niet al goud wat blinkt een toelichting over de ethische en juridische aspecten bij het ontzamelen door erfgoedinstellingen (zie links onderaan).
- Voor herbestemming door musea:
- De Leidraad voor het afstoten van museale objecten (LAMO) is de procedure die de Nederlandse collega's moeten volgen.
- In Nederland werd in 2013 een proefproject over bulkafstoting opgezet en afgewerkt. De ervaringen van dit project zijn vervat in het boekje Bulkafstoting in musea.
- In Engeland ontwikkelde de Museums Association de Disposal Toolkit. Guidelines for museums.
- Voor het herbestemmen van agrarisch erfgoed is er de brochure De hand aan de ploeg. Handleiding voor het registreren, waarderen en herbestemmen van agrarische erfgoedcollecties.
- Voor het herbestemmen van religieus erfgoed in parochiekerken is er het Stappenplan voor waarderen, selecteren en herbestemmen van roerend religieus erfgoed in parochiekerken.
- Archiefpunt wil ertoe bijdragen dat private archiefbestanden een passende bewaarinstelling vinden en vooral verhinderen dat private archieven door de mazen van het net vallen en onherroepelijk verloren gaan. Archiefpunt is het centraal aanspreekpunt voor herbestemming.
- ETWIE, het expertisecentrum voor technisch, wetenschappelijk en industrieel erfgoed verbonden aan het Industriemuseum, speelt dan weer een rol bij de herbestemming van dit soort erfgoed.
Dit hoofdstuk werd uitgewerkt door de Vlaamse Gemeenschapscommissie) voor Depotwijzer.be.
FARO biedt i.s.m. de Vlaamse Gemeenschapscommissie regelmatig de cursus 'Het collectieplan: de basis voor een efficiënt collectiebeheer' aan. Voor een actueel overzicht van ons cursusaanbod kunt u terecht in de FARO-vormingskalender of kunt u zich inschrijven op de FARO-nieuwsbrief.
Documenten
Verdere leestips
