Het collectiebeleid van een organisatie wordt neergeschreven in een collectie(beleids)plan. Het collectieplan geeft inzicht in:

• de samenstelling en de betekenis van de collectie,
• wat de organisatie met de collectie wil (keuzes, prioriteiten en strategie),
• de uitvoering ervan in de praktijk. Vaak is dit verbonden met het algemeen beleidsplan.

Ook als het beheer van de collectie niet tot de kerntaak van een organisatie behoort, dan nog kan het de moeite waard zijn een collectieplan op te stellen. Want ook dan zijn vragen zoals deze relevant: waaruit bestaat de collectie, en waarom, waartoe en hoe wordt die bewaard?

Wat is het belang van het collectiebeleid en het collectieplan? Hoe begint u eraan als museum, archief of erfgoedbibliotheek? En hoe kunt u als erfgoedcel of dienstverlenende organisatie vorming of begeleiding over dit thema organiseren?

Wat is waardegebaseerd collectiebeleid?

Een waardegebaseerde visie op collectiebeleid neemt de drie pijlers van collectiemanagement als uitgangspunt. Collectiebeleid betekent dan het nemen van strategisch onderbouwde beslissingen over de inzet van mensen en middelen om de waarde en de toegankelijkheid van de collectie optimaal te behouden, gebruiken en ontwikkelen.

Wat is een collectieplan?

Het collectiebeleidsplan, kortweg collectieplan, is bij voorkeur een apart document. Het kan ook een onderdeel zijn van het algemene beleidsplan. Een collectieplan is een onmisbaar basisdocument waaraan de collectiewerking wordt opgehangen. Het is bij voorkeur een openbaar document dat online gepubliceerd wordt. Een collectieplan schrijven vraagt een extra inspanning. Als het plan er eenmaal is, hoeft het slechts om de paar jaar geactualiseerd te worden.

Een collectieplan:

• biedt inzicht en houvast;
• helpt prioriteiten te stellen;
• werpt een kritische kijk op de collectie;
• maakt een onderscheid tussen de kerncollectie en de deelcollecties; 
• is handig bij het vastleggen van procedures;
• is het visitekaartje van de instelling;
• zorgt voor een betere afstemming met andere instellingen;
• helpt subsidiërende overheden/bruikleengevers te overtuigen;
• kan helpen bij het behalen/behouden van een erkenning;
• helpt om acties en beslissingen te verantwoorden.

Aan de slag! 

Doel en doelgroep

Een collectieplan is bedoeld om een overzicht te bieden van de omvang en samenstelling van de collectie, het beleid ten aanzien van de collectie te beschrijven en dat beleid uit te werken in concrete actiepunten. In Vlaanderen is een collectieplan een van de basisvoorwaarden om een kwaliteitslabel als museum, cultureel archief of erfgoedbibliotheek te krijgen. Meer informatie vindt u op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid.

Het plan heeft een interne en een externe doelgroep. In de eerste plaats wordt het plan opgesteld voor de eigen medewerkers: niet alleen voor degenen die bij het collectiebeheer betrokken zijn, maar voor iedereen in de organisatie. Daarnaast heeft het een externe doelgroep: bestuurders, overheden, fondsen, donateurs, verzamelaars, betrokkenen bij immaterieel erfgoed, bruikleengevers en -nemers, collega-instellingen en de erfgoedgemeenschap. Kortom, alle belanghebbenden bij de collectie. Ook het publiek kan tot de doelgroep van een collectieplan worden gerekend. Een helder en goed onderbouwd collectieplan draagt bij aan het vertrouwen in en de legitimiteit van de organisatie.

De onderdelen van een collectieplan

• Inleiding
• Collectiegeschiedenis 
• Samenstelling
• Collectieprofiel 
• Collectiewaardering 
• Behoud van waarde: toestand van de collectie, preventieve conservering, actieve conservering, risicomanagement, veiligheidszorg en verzekeren
• Gebruik van waarde: tentoonstellen, educatie, onderzoek en bruiklenen
• Ontwikkeling van waarde: restauratie, onderzoek, verzamelen en ontzamelen
• Waarde en collectie toegankelijk maken: registratie en documentatie, toegankelijkheid
• Besluit, prioriteiten, intenties, actiepunten.

Hoe gaat u te werk? 

Voorbereiding

• Stel een interne werkgroep samen zodat het collectieplan verschillende invalshoeken dekt en breed gedragen wordt.
• Betrek externe meelezers – vooral voor collectiebeherende organisaties met een kleine staf kan dat zinvol zijn.
• Bespreek de missie en visie van de organisatie.
• Bespreek hoe de collectie aan de missie en visie bijdraagt.
• Ga na wie de belanghebbenden bij de collectie zijn en hoe die bij het collectieplan worden betrokken.
• Bedenk voor wie het collectieplan (intern en extern) bedoeld is, wie het gaan lezen en gebruiken.