Ruimtelijke organisatie en circulatie

Het begrip 'ruimtelijke organisatie' passen we hier hoofdzakelijk toe op de inrichting van de depotruimtes en hun relatie tot de nabijgelegen werklokalen en werkzones. De vlotte en veilige circulatie van de depotmedewerker(s) en de collectiestukken staat voorop.

Vragen over het depotconcept, de situering in het gebouw en specifiek opbergmeubilair worden in de gelijknamige hoofdstukken beantwoord. Voor informatie over het onderhoud, de persoonlijke veiligheid, bewaren en verpakken, hanteren en transporteren: lees de bijdragen onder het luik 'Erfgoed beheren'.

Doen

• Houd altijd de vlotte circulatie van mens en object (of verpakking) voor ogen. Zorg daarom voor voldoende brede gangpaden en grote deuren.
• Houd rekening met de draaicirkel van hulpmiddelen, zoals transpalletten of vorkliften.
• Houd de transportroutes in en rond het depot altijd zo kort mogelijk.
• Zorg voor een lift die voldoende ruim en krachtig is, om niveauverschillen in het depot te overbruggen. Dat is zeker van belang voor uitzonderlijk grote en zware collectiestukken. Zorg voor een liftdeur die aangepast is aan het formaat van uw grootste collectiestuk.
• Pas alle wettelijke bepalingen toe inzake de veiligheid van de depotmedewerkers. Zorg voor de nodige ruimte om depotmedewerkers alle hulpmiddelen veilig te laten bedienen en stel alles in het werk om personeelsleden te kunnen evacueren in geval van nood.
• Zorg voor goede interne transportmiddelen die het liefst zo eenvoudig mogelijk te bedienen zijn.
• Waak over een regelmatig en goed onderhoud van de transportmiddelen. Laat ze volgens de wettelijke voorzieningen keuren.
• Documenteer nauwgezet alle bewegingen van de collectiestukken, zowel in de instelling als bij een bruikleen aan derden. Noteer ook de nieuwe standplaats. Dat kan op de objectfiche, op een overzichtslijst van standplaatsen of (wanneer u daarover beschikt) in het digitaal registratiesysteem.
• Houd bij de inrichting van uw depot(s) rekening met toekomstige conditiecontroles, schoonmaak en bepaalde registratiewerkzaamheden. Besteed voldoende aandacht aan de toegankelijkheid van de collecties en voldoende ruimte om veilig te kunnen werken.
• Bepaal in het sleutelbeleid duidelijk wie toegang krijgt tot het depot en de nabijgelegen werkruimtes. Vermeld voor welke doeleinden en op welke tijdstippen dit geoorloofd is. Zo ontraadt u het ongeoorloofd betreden van het depot.

Afwegen

• Breng in een circulatieschema of -plan alle informatie samen over de bewegingen van mens en object in en rond het depot. Zo kunt u (nieuwe) collega's en bezoekers makkelijker wegwijs maken in uw werkwijze. Vooral uitzonderlijke interne transporten of bruiklenen kunt u zo doeltreffend voorbereiden. Een circulatieschema of -plan kan een plaats vinden in het ruimere depotplan.
• Houd van elk bezoek aan het depot nauwgezet enkele gegevens bij in een logboek, zoals: datum, aankomstuur, familienaam, voornaam, instelling, functie, reden van het bezoek, handtekening en vertrekuur.
• Gebruik mobiele werktafels of andere hulpmiddelen op wieltjes. Zo garandeert u altijd een maximale bewegingsvrijheid in het depot. Richt in het depot eventueel ook flexwerkplekken in.
• Zorg voor extra verlichting langs de transportroutes in het depot. U werkt beter als u ziet wat u doet. Let er wel op dat de verlichting geen schade kan berokkenen aan de collectiestukken.

Laten

• Gebruik de gangpaden en de ruimte in het depot die u als werkstation inricht nooit als opslagruimte, hoe tijdelijk bedoeld ook.
• Transportkisten, voorraden van verpakkingsmaterialen, schoonmaakproducten, werkkledij enz. horen niet thuis in het depot. En al helemaal niet als ze de doorgangswegen en vluchtroutes blokkeren.
• Vermijd het gebruik van het depot als sluipweg voor collega's en derden die vreemd zijn aan de depotwerking.
• Waak erover dat de quarantaineruimte nooit binnen het gewone circulatieschema van het depot opgenomen wordt.

Meubilair opstellen

Geschikt meubilair kiezen, plaatsen en gebruiken is sterk afhankelijk van de collectiestukken. De grootte, het materiaal en de aard van de stukken spelen hierbij een belangrijke rol.

Doen

• Houd er rekening mee dat museale objecten meestal geen standaardmaten hebben. Kennis over de omvang van de collectie en de grootte van de afzonderlijke objecten is cruciaal voor een verantwoorde inrichting. Enkel op basis van deze gegevens kunt u een correcte inschatting maken van het benodigde vloeroppervlak, de hoogte van de depotruimte en de afmetingen, de indeling en plaatsing van het opbergmeubilair.
• Stel het meubilair overzichtelijk op in de depotruimte. 
• Regel voldoende manoeuvreerruimte om kasten te kunnen openen, objecten te manipuleren, te transporteren en schoon te maken. Medewerkers kunnen dan veilig en ongehinderd met de objecten door de gangen lopen, ladders plaatsen of transportkarretjes rollen. Plaats opbergmeubilair zo dat:
  • de looppaden tussen de rekken of kasten minstens 70 à 80 cm breed zijn. Zo kunt u hier veilig met transportkarretjes en ladders door;
  • er voor circulatie naar de rekken of kasten een (centraal) gangpad van minstens 150 cm vrij blijft, waar u onder meer met een transpallet (handpallettruck) kan manoeuvreren;
• Hebt u zwaarder transportmateriaal nodig zoals bv. een mobiele stapelaar of stacker of een vorkheftruck? Voorzie dan een (centraal) gangpad van minstens 320 cm breed.
• Zorg ervoor dat stopcontacten en verlichting rekening houden met het aanwezige opbergmeubilair, zodat medewerkers altijd een goed zicht hebben op de objecten. Plaats eventuele tl-verlichting haaks boven de kasten, zodat men ook in de kasten kan controleren op stof en ongedierte.
• Teken alles op voorhand uit in een inrichtingsplan.
• Als het meubilair eenmaal goed is opgesteld, zijn met het oog op een overzichtelijke ontsluiting nog de volgende acties nodig:
  1. Teken een plan van alle standplaatsen.
  2. Geef, op basis van dit plan, elke kast, elk rek en elke legplank een logische en duidelijke nummering die later ook in de objectregistratie kan worden opgenomen.
  3. Breng op de kasten, rekken en legplanken een label aan, het best mét aanduiding van de inhoud. De standplaatslabels kunnen in specifieke houders of magnetische strips gestopt worden, bevestigd aan de rekken of legplanken. Magnetische strips zijn vooral handig als de depotinrichting regelmatig wijzigt.

Meer informatie over standplaatsregistratie en -beheer vindt u bij 'Informatiebeheer in depot'.

Laten

• Plaats kasten niet vlak tegen een wand, en zeker niet tegen buitenwanden, om de vorming van een microklimaat, schimmels of insectennesten te voorkomen.
• Houd kasten en rekken om dezelfde reden ook uit de buurt van raamopeningen en deuren. Plaats ze ook niet direct onder de uitblaasmonden van klimaatregelaars.
• Plaats kasten en rekken haaks op een (afgeschermd) venster, om rechtstreekse lichtinval te verminderen.

Meubilair inrichten

De afstand tussen de legborden is afhankelijk van de hoogte van het te stockeren materiaal en wordt het best zo geregeld dat objecten er makkelijk en veilig in en uit kunnen. Verschillende factoren bepalen de hoogte van de kasten of rekken. De basisregel is: houd het vooral praktisch en veilig. Opbergmeubilair kan in vrijwel alle hoogten worden geleverd. Bestelt u een meubel met laden? Houd er dan rekening mee dat de laden maar tot op stahoogte komen, om het overzicht over de inhoud te bewaren en de objecten er veilig uit te kunnen halen. Boven het ladenblok kunt u nog extra planken of leggers plaatsen. Hoge kasten of rekken hebben het nadeel dat u altijd met een trap of ladder moet werken, wat het moeilijker maakt om objecten te hanteren. In zeer hoge depotruimtes kan ook een verdieping (mezzanine) worden ingebouwd, waarop rekken in meerdere niveaus boven elkaar geplaatst kunnen worden.

Ook de diepte van de kasten of rekken laat u het best bepalen door de afmetingen en de veilige manipulatie van de objecten. Kies ze voldoende diep om de objecten ruim genoeg te kunnen plaatsen, maar ook weer niet té diep, om aan de neiging te weerstaan dat u te veel objecten vóór elkaar gaat plaatsen. Dat bemoeilijkt het in- en uithalen. Plaats besparen door de objecten of legborden dichter bij elkaar te plaatsen verhoogt het risico op beschadiging bij het in- en uitnemen.

Doen

• Wanneer u objecten wegens plaatsgebrek heel dicht of zelfs bijna tegen elkaar moet plaatsen, zorg dan voor het nodige bufferende materiaal, zoals een laag dun museumschuim of een kledinghoes.
• Als u voorwerpen in verschillende rijen vóór elkaar op één legger plaatst, plaats ze dan altijd van voor naar achter en van klein naar groot. 
• In plaats van ze los op de legplanken te plaatsen is het vaak handiger en veiliger objecten in verpakking op te bergen. Kleinere objecten kunnen ook samen in één doos worden opgeborgen. Bepaalde complexe of fragiele objecten vergen extra verpakkings- of ondersteuningsmateriaal. Voor sommige voorwerpen loont het de moeite ze in een zodanig beschermende buffering te plaatsen dat het niet langer nodig is ze rechtstreeks vast te nemen.
• Het beste is de objecten zo te plaatsen dat er geen hulpmiddelen nodig zijn om ze uit de kast of van het rek halen. Dit is zowel veilig voor de objecten als ergonomisch verantwoord voor het personeel. Zware of grote objecten die boven reikhoogte geplaatst worden, zijn moeilijk manipuleerbaar. Dit belast de rug van de medewerker en zorgt - door het slechte overzicht en de mindere controle over het object - voor nodeloze risico's op schade bij manipulatie. Is een andere plaatsing niet mogelijk? Zorg dan bij het in- en uithalen voor een veilig trapje of een ladder én een tweede medewerker die het object veilig kan overnemen.
• Ook vanwege het draagvermogen van de legborden plaatst u de zwaarste/grootste objecten in een kast of rek het best zo veel mogelijk onderaan. Hogerop kunnen dan kleinere/lichtere objecten komen. U kunt de draagkracht van sommige legborden verhogen met extra ondersteuningsribben onderaan.
• Bij textiel of andere vlakke stukken (plannen, borden enz.) die u boven op elkaar kunt stapelen in laden- of plannenkasten legt u het best de grootste stukken onderaan in de lade en de kleinste bovenaan. Stapel zo weinig mogelijk objecten op elkaar. Zorg bij stapeling voor een buffer tussen elk object.

Afwegen

• Om zo weinig mogelijk plaats te verliezen is het interessant dat u opbergmeubilair én verpakking van de collectie zo veel mogelijk op elkaar afstemt. Hebt u al rekken, dan past u het formaat van de verpakking aan. Hebt u al verpakkingsmateriaal, pas dan pas de rekken aan. Rekken of kasten met verplaatsbare legborden bieden hiervoor een flexibele oplossing.
• Aangezien dezelfde rekken of kasten vaak in verschillende dieptes en breedtes bestaan, kan het een optie zijn hierin te variëren. Let wel: de legborden zijn dan nog moeilijk of niet meer inwisselbaar. U beperkt het best het aantal types.
• Als een collectie een groot aantal gelijksoortige objecten bevat, kan de investering in één welbepaald opbergsysteem verantwoord zijn. Voor voorwerpen van uiteenlopende grootte of gewicht kunt u formaatplaatsing (klein bij klein, groot bij groot) overwegen.