De informatie over uw erfgoed(collectie) – de metadata – beheren is net zo belangrijk als zorg dragen voor de fysieke stukken in die collectie. Waarom, vraagt u zich af?

• Een goed gedocumenteerde context en herkomst versterkt (of bevestigt) de waarde van het object.
• Het is een basisvoorwaarde voor collectiemanagement: de werkprocessen in uw organisatie – zowel voor het behoud, het gebruik als de ontwikkeling van de collectie – gaan vele malen vlotter naarmate de juiste informatie toegankelijk en bruikbaar is voor de juiste collega's, freelancers en vrijwilligers.
• De informatie laat toe om verantwoording af te leggen aan uw bestuur en subsidiërende overheid.
• Deze metadata zijn een basisvereiste om uw collectie doorzoekbaar te maken voor het publiek, gaande van een leerling met een spreekopdracht tot een collega-conservator die een tentoonstelling voorbereidt.

Het collectieplan beschrijft hoe u het erfgoed registreert of catalogeert, documenteert, digitaliseert, online toegankelijk en bruikbaar maakt. De erfgoedregistrator, catalograaf en/of archivaris spelen hierin een sleutelrol, maar in feite gaat het om teamwerk. Iedereen is mede-verantwoordelijk om het collectiebeheersysteem te onderhouden.

Deel van het informatiebeleid

De collectie-informatie en de manier waarop u die beheert, zijn maar een (klein) onderdeel van alle informatie die uw organisatie verzamelt, produceert en bewaart. Het informatiebeleid en de digitale strategie van uw organisatie of haar inrichtende macht vormen het kader waarbinnen u werkt. Die strategie omvat onder andere hoe uw organisatie:

• haar visie en doelstellingen wil realiseren met behulp van ICT;
• zich aanpast aan nieuwe technologieën, trends en veranderende wetgeving;
• de digitale competenties bij haar medewerkers versterkt en/of externe expertise betrekt;
• digitale werkprocessen organiseert;
• digitale bestanden bewaart en toegankelijk maakt;
• digitale informatie beveiligt;
• digitaal communiceert met doelgroepen;
• een digitaal aanbod uitwerkt en onderhoudt;
• hergebruik van digitaal materiaal stimuleert;
• digitale diensten verleent;
• digitale duurzaamheid nastreeft;
• haar digitale beleid evalueert en bijstuurt.

Informeer bij uw informatiemanager of ICT-manager naar het bestaan van een informatiebeleidsplan. Geef hen ook inzicht in de noden vanuit het collectiebeheer, zodat die hun weerslag kunnen vinden in het informatiebeleid.

Is er nog geen informatieplan voor uw organisatie? Dan verdient het aanbeveling om er een op te stellen in functie van het collectiebeheer en de digitale ontsluiting van de collectie. Dit kan een bijlage zijn bij het collectieplan of een apart document. Houvast vindt u in de Zelfevaluatietool digitale maturiteit van meemoo, de Digitale Strategie Toolbox, de Informatieplanner van het Netwerk Digitaal Erfgoed in Nederland en de leestips onderaan deze pagina.

Maar terug naar onze leest ...

Dit hoofdstuk beperkt zich verder tot de richtlijnen voor registratie en documentatie van erfgoed, namelijk hoe u:

• een collectiebeheersysteem opzet;
• erfgoed op uniforme wijze inventariseert en documenteert;
• erfgoed, verpakkingen en standplaatsen nummert;
• erfgoed fotografeert of digitaliseert;
• het collectiebeheersysteem up-to-date houdt, o.a. door middel van standplaats- en conditiecontroles;
• achterstanden in de collectieregistratie aanpakt.

Bij de leestips hieronder vindt u een aantal referentiepublicaties om nog dieper in dit onderwerp te duiken.

Wat komt hier niet aan bod?

Alle informatie over de collectiestukken hoort thuis in het collectiebeheersysteem. Daarnaast is er veel informatie gegenereerd voor en door het collectie- en depotbeheer die u buiten het collectiebeheersysteem zult registreren en indien gewenst bewaren, waar we verder niet op ingaan. Voorzie echter ook hiervoor in een degelijk informatiebeheer, conform het beleid van uw organisatie:

• registratie van afspraken en taken,
• registratie van aanwezigheden,
• contactgegevens van collega's, leveranciers en externe dienstverleners (o.a. in geval van calamiteiten),
• bezoekerslogboek,
• onderhoudslogboek (o.a. IPM-controles, ijking van meettoestellen, controle van het gebouw en de nooduitrustingen ...),
• metingen van het binnenklimaat, licht en andere schadefactoren, alsook hun metadata,
• incidentregistratie via een meldingsformulier of DICE,
• stockbeheer van verpakkings- en andere materialen,
• documentatie over de collectiegeschiedenis en de collectiestukken,
• allerlei procedures,
• allerlei overeenkomsten,
• ...

De digitale ontsluiting van erfgoedinformatie zal het voorwerp uitmaken van een ander hoofdstuk op deze Erfgoedwijzer.

Dit hoofdstuk is gebaseerd op een eerdere versie door Livia Snauwaert, Jan De Cock, Lien Lombaert en Annelies De Mey voor Depotwijzer.be.