Hoe nummert u standplaatsen?
Het depot mag geen plek zijn waar erfgoed zijn 'laatste rustplaats' krijgt. Idealiter wisselen objecten van plaats: ze worden tentoongesteld of uitgeleend, gaan naar het restauratieatelier en worden onderzocht. Om alles vlot terug te vinden en te traceren, correct te ordenen én terug te plaatsen is een uniforme en transparante standplaatsbepaling nodig. Wat moet u daarvoor doen?
Natuurlijk moet uw ruimtelijke indeling en inrichting best op punt staan vooraleer u een systeem van standplaatscodes uitwerkt. Is dat nog niet het geval, lees dan eerst het hoofdstuk 'Depot- en logistieke ruimtes inrichten' en de pagina 'Hoe plaatst u objecten in het depot?'. Voor de optimalisatie van een bestaande depotruimte komt de RE-ORG methodiek − of een deel daarvan − u misschien van pas.
Stap 1 | Ken de standplaatsen een code toe
Om unieke en eenduidige standplaatscodes te bekomen, volgt u een duidelijke hiërarchie. Denk daarbij aan de volgende niveaus − voor zover ze van toepassing zijn uiteraard:
- Gebouw
- Verdieping
- Ruimte of zone
NB: Elke ruimte waar een object zich kan bevinden, ook tijdelijk, wordt in het systeem opgenomen. Ook ruimtes die alleen voor occasionele opslag dienen, moeten een standplaatscode krijgen: de quarantaineruimte, het kantoor van de conservator, de laad- en loszone enz. - Meubelstuk (compactussen, ladekasten, tafels, diepvries, gaasrekken enz.) of vrije standplaats
- Verticale eenheid (kolom)
- Horizontale eenheid (legbord of lade)
Gebruik bij voorkeur heldere standplaatscodes waaruit u en uw collega's kunnen afleiden over welke ruimte en welk interieurelement het gaat, bijvoorbeeld: 'Depot Brussel/01/rek04/schap03' of 'STAM/Zaal01/Vitrinekast02'.
Tips
- Standaardisatie is ook hier belangrijk. 'Compactus 5' is niet hetzelfde als 'rolrek 5' en 'legger C' is niet 'legbord C', wanneer u met een digitaal collectiebeheersysteem werkt. Gebruik steeds dezelfde benamingen om problemen te voorkomen.
- Koppel informatie over het object los van de standplaats. Dus geen '6C-hout 05' als standplaats voor het houten beeld met inventarisnummer 05 op legbord C van compactus 6. Bij een standplaatswijziging door de aangroei van de collectie zal dat problemen geven.
- Beperk het aantal karakters van een standplaatsbenaming. Werk bij te lange onderverdelingen een aparte hiërarchie uit per ruimte of afdeling − of kies toch voor een cijfercode.
- Werk bij voorkeur met de leesrichting mee: van links naar rechts en van boven naar onder. Wanneer u extra legborden enkel langs boven kunt toevoegen, is het handiger om ze van onder naar boven te nummeren. Zo kunt u de bestaande legborden eenvoudig laten zakken zonder de standplaatsen aan te passen.
Voorbeeld
Stap 2 | Breng identificatie aan
Breng de gekozen code op een duurzame manier aan op de standplaats met (magnetische) labelhouders of etiketten. Bij het in gebruik nemen van een nieuw depot kunt u tijdelijk werken met post-its, maar houd er rekening mee dat die gemakkelijk afvallen door luchtverplaatsing.
Vergeet niet om op de grond de vrije standplaatsen aan te duiden, waar palletten met objecten komen te staan.
Hang het grondplan met het overzicht van de standplaatsen van het depot of museum goed zichtbaar op een centrale plaats, bv. bij de ingang van het depot. Het plan toont alle interieurelementen waarop of waarin zich potentieel objecten kunnen bevinden. Uiteraard staat bij elk element zijn standplaatscode, zoals op het voorbeeld in de bijlage.
Stap 3 | Plaats de objecten en registreer hun standplaats
Raadpleeg de SPECTRUM-procedure 'Standplaats en verplaatsing' en de pagina 'Hoe plaatst u objecten in het depot?'. Verplaats alleen objecten als u daartoe gemachtigd bent en volg de richtlijnen voor een veilige verplaatsing.
Vul het collectiebeheersysteem aan:
- Vermeld bij voorkeur bij elke aan een object gekoppelde standplaats of het om de vaste of een tijdelijke standplaats gaat. In dat laatste geval vermeldt u ook een datum voor de terugkeer van het object naar zijn vaste standplaats.
- Noteer voor grote groepen objecten die samen één standplaats krijgen, de standplaats van de hele groep. Wanneer een object van die groep wordt gescheiden, maakt u hiervoor het best een apart standplaatsrecord aan.
