Het collectiebeheersysteem (ook: catalogus, collectieregistratiesysteem) bevat alle historische en actuele informatie over de museum-, archief- of bibliotheekcollectie. Deze gegevens noemen we ook de 'metadata'. Elk record bevat in grote lijnen een uniek nummer, identificatiegegevens (zoals titel en datering), informatie over de herkomst en de verwerving, beheergegevens (zoals standplaats en toestand), informatie over het gebruik of de raadpleegbaarheid van het erfgoed en verwijzingen naar documentatie of toegangen.

Het collectiebeheersysteem is een digitaal systeem en tevens een manier van werken die voldoen aan bepaalde standaarden voor de registratie van cultureel erfgoed. We spreken hier over een databank voor het beheer van een erfgoedcollectie, niet over een beeldbank gericht op een publieke ontsluiting. Een spreadsheet zoals Excel kan een opstap zijn naar een volwaardig collectiebeheersysteem, maar is zeer beperkt in functionaliteit en duurzaamheid. Wilt u daar toch mee beginnen, lees dan dit artikel.

Gemeenschappelijk werkinstrument

Collectieregistratie is geen zaak van de erfgoedregistrator, archivaris of catalograaf alleen: het is teamwerk. De gebruikers en de medewerkers van uw instelling zijn allen gebaat bij één centrale zoekingang voor collectie-informatie. Die voorkomt versnippering, verspilling en dubbel werk, en zorgt voor een goed zicht op aanwezige en ontbrekende informatie. Bovendien kunt u hierdoor vragen sneller en beter beantwoorden: uw bestuur, uw subsidiërende overheid en het publiek worden sneller bediend.

Rechten en plichten

Om efficiënt samen te werken, 'vervuiling' van uw data of erger nog informatieverlies (zoveel mogelijk) te voorkomen, heeft u duidelijke werkafspraken nodig. Wie doet wat wanneer, en wie draagt welke verantwoordelijkheid? Stel uzelf en uw collega's de volgende vragen:

• Wie mag het collectiebeheersysteem raadplegen?
• Welke gegevens zijn openbaar?
• Wie mag gegevens en standplaatsen wijzigen?
• Wie mag records toevoegen?
• Wie mag bijzondere handelingen uitvoeren (bv. massa- of bulkbewerkingen)?
• Wie mag gebruikers toegang geven of weigeren?
• Wie mag wachtwoorden toekennen, wijzigen of intrekken?

Tips

• Licht uw (nieuwe) collega's, vrijwilligers, stagiairs en externe freelancers goed in over deze werkafspraken en te volgen procedures en richtlijnen.
• In een professioneel collectiebeheersysteem kunt u instellen wie toegang heeft tot welke delen van het systeem en wie gegevens mag wijzigen. Zo'n systeem bevat bovendien een mutatielogboek met alle wijzigingen.
• Kunt u geen rechten instellen, of is dat niet wenselijk voor occasionele gebruikers van het systeem, dan kan een papieren formulier voor het aanvragen van wijzigingen soelaas bieden. 

Kiezen uit verschillende collectiebeheersystemen

Er bestaan verschillende systemen om uw collectie te registreren, kant-en-klaar of volledig te configureren op maat van uw wensen. Hét ideale systeem bestaat nochtans niet. Het is een beslissing met grote consequenties voor de komende jaren: maak daarom een weloverwogen keuze door uw eisen en wensen vóór de aanschaf op papier te zetten. Om u op weg te helpen vindt u hieronder enkele richtvragen, maar het is nog beter als u kunt vertrekken vanuit uw collectie- of informatieplan. Vraag tijdig advies als u het nodig hebt.

Standaarden?

Ga na aan welke standaarden u minimaal wilt (of moet) voldoen.

Inventariseren op stuk-, bulk- of collectieniveau?

Inventariseren op stukniveau (een record per object) is de standaard voor musea en erfgoedbibliotheken, maar het is ook erg tijdrovend. Daarom kunt u beginnen bij de basisregistratie en de metadata vervolgens verder aanvullen.

Soms is de registratie op objectniveau niet (meteen) zinvol. Zo worden archiefbestanden, archeologische scherven en andere ensembles doorgaans in bulk geregistreerd.

Een collectiebeschrijving biedt informatie over een collectie en deelcollecties als geheel, niet over afzonderlijke items. Zo’n omschrijving is een prima vertrekpunt voor een registratieproject en kunt u opmaken volgens het Cometa-model. Voorbeelden vindt u in de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken en de databank van Archiefpunt.

Steeds meer registratiesystemen maken een hiërarchische combinatie hiervan mogelijk.

Technische functionaliteiten?

Er zijn verschillende mogelijkheden buiten de basisregistratie die het collectie- en inventarisbeheer sterk vergemakkelijken. Natuurlijk bepalen deze functionaliteiten mee de kostprijs, vooral als er iets op uw maat aangepast of ontwikkeld moet worden.

• Uitgebreid rollen- en rechtensysteem.
• Geautomatiseerd mutatielogboek.
• Zoekfunctionaliteiten en rapportage.
• Koppelingen met externe authorities zoals thesauri.
• Koppeling aan een digital asset management systeem waarin de hoge-resolutiereproducties en digitale bestanden (tekst, afbeeldingen, geluid en video) bewaard en beheerd worden.
• Geautomatiseerd standplaatsbeheer (bv. barcodesysteem) en ondersteuning van verhuisbewegingen.
• Mogelijkheden voor de import en export van gegevens (in bulk).
• Bruikleenadministratie.
• Thesaurusopschoning.
• Mogelijkheden voor ontsluiting naar het publiek en uitwisselbaarheid van gegevens met andere systemen (bv. via een API).
• Digitale duurzaamheid.
• enz.

Licentie of open source?

Kiezen voor een kant-en-klare applicatie ontwikkeld door een softwareleverancier op maat van een museum, archief en/of bibliotheek heeft belangrijke voordelen, met name op het gebied van digitale continuïteit, technische ondersteuning en opleiding. Deze applicaties voldoen doorgaans al aan de gangbare standaarden. Steeds meer zijn deze applicaties webbased, waardoor u gemakkelijk vanop afstand kunt werken. Anderzijds kan een contract met een leverancier uw instelling op termijn in een afhankelijkheidspositie brengen en kunnen de kosten per gebruiker oplopen.

U kunt kiezen voor de aanschaf van een softwarelicentie of zelf aan de slag gaan met opensourcesoftware. Dat is software waarvan de broncode beschikbaar is en aangepast mag worden. Het verspreiden, kopiëren en wijzigen ervan is toegestaan. U hoeft geen licentiebedrag te betalen. Toch is het gebruik van opensourcesoftware niet 'gratis': u zal meer tijd moeten besteden aan de ontwikkeling van de databank of u zal dat aan een externe firma moeten uitbesteden. Voorbeelden van dergelijke software zijn CollectiveAccess, AtoM en Koha.

Gedeelde infrastructuur of eigen beheer?

Een centrale databank waarin verschillende erfgoedorganisaties hun gegevens bewaren is misschien te verkiezen boven een systeem in eigen beheer. De kosten worden gedeeld en er kunnen verbanden gelegd worden tussen objecten over de collectiegrenzen heen.

Er bestaan twee centrale erfgoeddatabanken (momenteel nog voor objectencollecties) in Vlaanderen: Erfgoedplus voor de kleinere erfgoedcollecties en Erfgoedinzicht voor de uitgebreide museale registratie. Beide voormalig provinciale initiatieven volgen de gangbare standaarden en worden sinds januari 2024 beheerd door meemoo. Zij werken aan een hedendaagse opvolger voor collectiebeherende organisaties in Vlaanderen en Brussel.

Voor bibliothecair erfgoed bieden de Vlaamse Erfgoedbibliotheken verschillende mogelijkheden aan, bijvoorbeeld voor kranten, oude drukken en manuscripten. Archiefpunt biedt deze service aan voor private archieven.

Een objectencollectie inventariseren

Hoe begint u, na de aanschaf van een collectiebeheersysteem, aan de registratie van een objectencollectie? Denk daarbij aan de volgende stappen, die u naargelang uw situatie kunt aanpassen en aanvullen. Veel hangt natuurlijk af van de omvang en de complexiteit van de collectie. Voor specifieke soorten collecties vindt u onderaan deze pagina nog leestips. Vraag indien nodig om advies.

Stap 1. Voorbereiding

• Maak een lijst van alle ruimtes waar zich erfgoed bevindt. Overweeg of u eerst een RE-ORG traject nodig heeft. Geef alle standplaatsen een unieke code.
• Schat indien mogelijk het aantal objecten dat geregistreerd moet worden.
• Verzamel en orden de beschikbare documentatie (doorlopend):
  • Oude (deel)inventarissen: fiches, catalogi, aanwinstenregister of relevante notulen
  • Juridisch-administratieve stukken: eigendomsbewijzen, bruikleencontracten, verzekeringspolissen enz.
  • Documenten over de toestand van het object: conditierapporten, restauratieverslagen enz.
  • Inhoudelijke documenten: publicaties, tentoonstellingscatalogi, archieftoegangen, educatieve dossiers enz.
• Zorg voor een geschikt werklokaal, dat zich in de buurt van de collectie bevindt.
• Vorm een interne werkgroep en/of lanceer een oproep naar vrijwilligers, die een handje kunnen toesteken. Lees ook het dossier 'Werken met vrijwilligers'.

Stap 2. Planning

• Maak een werkplanning op, bijvoorbeeld volgens vaste momenten in de week of de maand.
• Zet uw digitale collectiebeheersysteem op, maak gebruikersaccounts aan en ken de nodige rechten toe.
• Beslis of u rechtstreeks in het systeem gaat registreren, via een Excel-import of eerst op papieren fiches.
• Verzamel of bestel nuttig werkmateriaal: laptop(s), papieren fiches, kantoorgerief, meetlatten- en linten, persoonlijke bescherming, materiaal voor een veilig transport, kussens om de objecten te ondersteunen, materiaal om het erfgoed te ontstoffen, te nummeren en te fotograferen of te scannen.
• Voorzie een opleiding voor het team, om hen vertrouwd te maken met het collectiebeheersysteem, de tools en de procedures.
• Bespreek en verdeel de concrete taken.
• Maak afspraken over de auteursrechten van de (object)foto's.

Stap 3. Uitvoering

• Installeer en test verschillende werkposten, alvorens echt van start te gaan met het bandwerk:
  • Afstoffen
  • Nummeren
  • Opmeten
  • Beschrijven
  • Fotograferen
• Zorg indien mogelijk voor één of twee personen die het erfgoed veilig kunnen verplaatsen van post naar post en het op de juiste plaats terugzetten. Als bepaalde objecten niet veilig verplaatst kunnen worden − wegens te groot, te zwaar, te fragiel of te moeilijk bereikbaar, registreer ze dan ter plekke.
• Doe regelmatig een kwaliteitscontrole en stuur bij indien nodig.
• Zorg dat iedereen op de hoogte blijft van de voortgang en eventuele wijzigingen en gemotiveerd blijft.
• Las op tijd en stond een (verwen)pauze in.
• Trek af en toe foto's van de werkzaamheden, ter herinnering voor de betrokkenen en voor de communicatie.

Als u koos voor een registratie in twee stappen:

• Voer de metadata in in het collectiebeheersysteem of doe een bulkimport.
• Doe regelmatig een kwaliteitscontrole en stuur bij indien nodig.
• Rapporteer over de voortgang van de import.

Stap 4. Evaluatie en afronding

• Zorg na afronding van het project voor een feestelijk bedankje.
• Evalueer.
• Communiceer over het resultaat en de geleverde inspanningen.