Om uw collectie efficiënt en duurzaam te beheren, volgt u best de (inter)nationale standaarden voor collectie- en informatiebeheer en standaardthesauri. Hanteer daarbij het volg-of-motiveerprincipe (comply or explain) en leg uw keuzes vast in het collectie- of informatieplan.

Een standaard is een breed gedragen afspraak over hoe u informatie over een voorwerp vastlegt. Technische standaarden zorgen ervoor dat computersystemen die gegevens uitwisselen elkaar 'begrijpen'. Inhoudelijke standaarden maken dat mensen elkaar begrijpen en consequent werken. Deze standaarden vertellen u welke informatie u wanneer moet noteren, in welk veld van het collectiebeheersysteem en op welke manier.

Het gebruik van standaarden biedt belangrijke voordelen:

• Het is een maatstaf voor kwaliteit.
• Het bevordert de eenduidigheid en uniformiteit.
• Het komt de doorzoekbaarheid voor collega's en publiek ten goede.
• Het is een garantie voor continuïteit: nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt en de overstap naar een nieuw informatiesysteem gaat vaak eenvoudiger.
• Het maakt de uitwisseling van gegevens met andere systemen en aggregatoren mogelijk.

Zeg nu zelf, meer dan genoeg redenen om ze te gebruiken!

Welke standaarden zijn er?

CEST is de Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox. Op de website projectcest.be vindt u de verzameling van standaarden voor cultureel erfgoed, samengebracht door meemoo. Vlaams instituut voor het archief.

• Het CEST-standaardenregister geeft een handig overzicht van alle mogelijke standaarden − zowel technisch als inhoudelijk − voor cultureel erfgoed.
• U vindt er ook de CEST-richtlijnen voor de toepassing van standaarden, naargelang de taak die u gaat uitvoeren. Deze richtlijnen helpen u om te beslissen welke standaarden u nodig heeft voor uw registratie- of digitaliseringsproject. U kunt ervoor kiezen om de minimumrichtlijn of de aanbevolen richtlijn te volgen.
  • NB: Organisaties die gesubsidieerd worden via het Cultureelerfgoeddecreet moeten voldoen aan de minimumrichtlijnen, of elke afwijking daarvan kunnen motiveren.
• Voor de toepassing van deze standaarden en richtlijnen kunt u zich verder laten inspireren door verschillende handleidingen en gevalsstudies. 

We lichten enkele standaarden verder uit.

OSLO Cultureel Erfgoed

Met de OSLO-standaarden wil de Vlaamse overheid inzetten op een uniforme manier om data uit te wisselen tussen verschillende overheden en organisaties. Sinds 2021 is er ook een erkende standaard voor cultureel erfgoed, die een consensus vormt tussen de verschillende deelsectoren. Deze standaard bestaat uit een vocabularium en twee applicatieprofielen:

• Het vocabularium bevat termen voor de beschrijving van cultureel erfgoed, die gebaseerd zijn op de internationale standaarden CIDOC-CRM en FRBRoo.
• Het applicatieprofiel Cultureel Erfgoed Object is een model voor het beschrijven van museumcollecties, boeken, archieven, monumenten, tradities en ambachten. 
• Het applicatieprofiel Cultureel Erfgoed Event dient om activiteiten te beschrijven, waarin dat erfgoed een sleutelrol speelt. Bijvoorbeeld: creatie en productie, aankoop of bewaargeving, conditiecontrole en toestandswijziging. Ook kunnen de gebeurtenissen zelf uitingen van immaterieel erfgoed zijn, zoals een ommegang.

Een toepassing van de basisregistratie als OSLO JSON-LD vindt u op CEST.

Standaard voor organisatie

SPECTRUM. Standaard voor collectiemanagement is een verzameling van 21 aanbevolen richtlijnen − zoals Verwerving en inschrijving, Registratie en documentatie, Standplaats en verplaatsing − die verschillende werkprocessen in een erfgoedorganisatie in goede banen helpen leiden, bijvoorbeeld een bruikleen of een conditiecontrole. Per procedure vindt u een stappenplan en aanwijzingen wanneer u welke gegevens in het collectiebeheersysteem moet toevoegen of wijzigen. 

Standaard voor collectiebeschrijving

Om aan geïnteresseerden duidelijk te maken wat u in huis hebt en hoe ze dit kunnen raadplegen, begint u best met een collectie- en deelcollectiebeschrijving volgens het Cometamodel. Dit model is software-onafhankelijk en bij uitstek geschikt voor een bulkbeschrijving van archiefbestanden, schenkingen en legaten. Voorbeelden vindt u in de Archiefbank Vlaanderen en de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken.

Standaarden voor de beschrijving van objecten en publicaties

U weet dan wel welke gegevens u wanneer moet noteren, maar hoe doet u dat concreet? Schrijft u 12 januari 2023 of 2023-01-12? Het Invulboek Objecten is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van erfgoedobjecten in een collectiebeheersysteem. Dit handboek is een grondige herwerking van het oude MovE Invulboek: het is gebaseerd op de SPECTRUM 5.0-standaard en bovendien software-onafhankelijk gemaakt.

Daarnaast is er ook een invulboek om erfgoedpublicaties te beschrijven: het Invulboek Publicaties. Dit is gebaseerd op de ISBD-standaard en incorporeert de handleiding voor het catalogeren van oude drukken in de Short Title Catalogus Vlaanderen (STCV). Voor middeleeuwse manuscripten is er een andere handleiding in ontwikkeling.

Beide handboeken zijn gepubliceerd op CEST. Om u te helpen bij het bepalen van de beschrijvingsregels die belangrijk zijn voor uw collectie, worden verschillende elementen en velden verzameld in profielen (bv. minimale registratie). 

Thesauri

We gebruiken voortdurend termen om erfgoed te beschrijven en namen om plaatsen, personen en specifieke gebeurtenissen aan te duiden. Voor een goede bruikbaarheid van uw digitale collectie-informatie is het belangrijk om daarin consequent en eenduidig te zijn, door steeds dezelfde voorkeursterm te gebruiken in plaats van verschillende synoniemen en schrijfwijzen. Door gebruik te maken van een bestaande en breed gedragen thesaurus bespaart u zichzelf heel wat denk- en zoekwerk. Met behulp van de unieke identifier (URI) kan iedereen de term opzoeken en nagaan wie of wat u precies met de term bedoelt. Weg met die Babylonische spraakverwarring!

Standaardthesauri die vaak gebruikt worden door erfgoedorganisaties