Hoe voert u een conditiecontrole uit? Wat is de oorzaak van de schade? Aan welke boeken moet u extra aandacht besteden? De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken ontwikkelde hiervoor het UPLA-model. 'UPLA' staat voor Universal Procedure for Library Assessment. De UPLA-methode geeft op een snelle manier inzicht in de toestand en raadpleegbaarheid van complete (erfgoed)bibliotheekcollecties.

Schadeatlas bibliotheken

De Schadeatlas bibliotheken is een hulpmiddel bij het uitvoeren van een schadeonderzoek van bibliotheekcollecties volgens de UPLA-methodiek.

Aan de hand van foto’s kunt u uitmaken of een bepaald schadebeeld van toepassing is. De schadeatlas vertelt u ook hoe ernstig de schade is en wat de mogelijke oorzaken zijn. Afhankelijk van de ernst van de schade:

• doet u regelmatig een nieuwe conditiecontrole;
• verbetert u de bewaaromgeving en/of de verpakking;
• beperkt u het hanteren en transporteren van het boek (bv. door digitalisering);
• roept u de hulp van een restaurator in.

Noteer de conclusie en aanpak op een conditieblad en/of in de inventaris, zodat u de schade kunt opvolgen door de tijd heen.

Universal Procedure for Library Assessment (UPLA)

Wat is UPLA?

Staat u voor de uitdaging om een grote boekencollectie in haar geheel te controleren, maak dan gebruik van UPLA. Dit is een statistische methode voor schaderegistratie (idem: conditiedoorlichting) van een boekencollectie. De uitkomsten geven aan welk percentage van uw collecties materiële aandacht verdient. Ze maken duidelijk waar bijkomende investeringen op het vlak van behoud en beheer nodig zijn. Zo ondersteunt UPLA het conserveringsbeleid en de beheerstrategie van een erfgoedbibliotheek.

Een UPLA-onderzoek verloopt altijd in drie stappen:

1. Steekproef: per onderzochte collectie neemt men een steekproef van driehonderd items.
2. Registratie: vervolgens registreert men van elk item de schade. UPLA hanteert 22 schadevormen, verdeeld in vier groepen. In een eerste stap beoordeelt men de omvang van de schade. In een tweede stap kijkt men of het waarschijnlijk is dat de schade zal toenemen bij normaal gebruik.
3. Analyse: nadat men de schadebeelden van de driehonderd geselecteerde items heeft geregistreerd, worden de resultaten automatisch gebundeld en gepresenteerd in de UPLA-databank.

De resultaten van UPLA

Een UPLA-onderzoek resulteert in een eindrapport. Dat geeft een algemeen overzicht van de problemen en de 'werkvoorraad' voor conservering binnen de bibliotheekcollectie. Een deskundige kan de cijfers die bij een screening zijn verzameld interpreteren en koppelen aan concrete adviezen.

De resultaten van een UPLA-onderzoek worden gebruikt om:

• inzicht te krijgen in de fysieke staat van uw bibliotheekcollectie;
• een behouds- en beheerplan op te maken;
• prioriteiten te stellen bij uw preserverings- en conserveringsactiviteiten;
• de effectiviteit van uw conserveringsbeleid en de maatregelen die werden genomen op te meten;
• uw bestuur of externe subsidieverleners te overtuigen van noodzakelijke investeringen, aan de hand van een objectief rapport;
• uw medewerkers op te leiden en te sensibiliseren rond de problematiek van behoud en beheer.

UPLA uitvoeren