Stilstaan is achteruitgaan, en dat geldt ook voor de kennis en de kunde van uw medewerkers. Als zij niet regelmatig hun vaardigheden bijspijkeren, kan dat grote gevolgen hebben voor het erfgoed en de erfgoedgemeenschappen. Investeren in de ontwikkeling van uw medewerkers is dus geen overbodige luxe. Laat hen leren, groeien en hun deskundigheid doorgeven.

Een beleid voor VTO (vorming, training en ontwikkeling)

Leren een plaats geven op de werkvloer begint bij het opstellen van een plan voor vorming, training en ontwikkeling (VTO). Hieronder lichten we de onderdelen van zo’n vormingsbeleidsplan toe. Heeft u hier ondersteuning bij nodig? Neem dan contact op met Jacqueline van Leeuwen.

Stap 1: Bepaal uw visie op vorming en verwoord de principes en de uitgangspunten

• Omschrijf waarom leren en ontwikkelen in uw organisatie belangrijk is. Knoop bijvoorbeeld aan bij de plaats die leren en ontwikkelen inneemt in de missie, visie en doelstellingen van de organisatie.
• Definieer wat u onder vorming verstaat: welke types van leren komen in aanmerking?
• Geef aan waar er binnen de organisatie vormingskansen liggen. Dat kunt u bijvoorbeeld doen op basis van een analyse van de leerblokkades in uw organisatie.
• Als u een competentiemodel maakte voor uw organisatie kunt u opnemen aan welke competenties het VTO-beleid wil werken.
• Omschrijf de doelgroepen van het VTO-beleidsplan: voor welke medewerkers is het geldig (in het geval u een specifiek VTO-beleid voor één team of type medewerkers schrijft)?
• Beschrijf de verantwoordelijkheden. Wie coördineert?

Stap 2: Beschrijf hoe u nieuwe medewerkers inwerkt

• Leg de inhoud van een introductieprogramma vast (denk aan: uitleg over de organisatie, overlopen van het functieprofiel, de ICT-afspraken, de veiligheid en de toegang, de gedragscodes …).
• Beschrijf hoe de nieuwkomer de eerste maanden verder wordt ondersteund (bijvoorbeeld via mentorschapstrajecten en andere informele initiatieven).
• Leg vast dat u ten laatste drie maanden na de start een functioneringsgesprek organiseert.

FARO maakte voor nieuwkomers in de cultureel-erfgoedsector trouwens een online leerpakket en een verkennerscursus. Verwijs uw nieuwe medewerkers daar zeker naar door!

Stap 3: Beschrijf hoe u stagiairs opvangt

• Leg de inhoud van een introductieprogramma vast (denk aan: uitleg over de organisatie, de ICT-afspraken, de veiligheid en de toegang, de gedragscodes …).
• Beschrijf hoe de stagiair de eerste maanden verder wordt ondersteund (wat verwacht u van een stagementor?).
• Meer info over hoe u stagiairs werft en opvolgt, vindt u hier.

Stap 4: Maak afspraken over een gezamenlijk vormingsaanbod voor het team

• Welke interne vormingsmomenten voorziet u (een dag per jaar, geïntegreerd in regelmatige teammeetings, op vraag van medewerkers ...)?
• Organiseer collegagroepen en intervisie, bijvoorbeeld via deze methodiek.
• Hoe bevordert u informeel leren? Bent u bijvoorbeeld van plan om te leren van experimenten, in te zetten op samen ontwerpen ...?

Stap 5: Bepaal de krijtlijnen van individuele opleidingsplannen 

• Grenzen (tijd en financieel)
• Deelname aan interne vormingen
• Deelname aan externe vormingen
• Opname tijdskrediet 

TIP: FARO maakte een tool voor het analyseren van leervragen van medewerkers.

Stap 6: Beschrijf hoe er (eventueel) internationaal kan worden geleerd

• Maak een overzicht van de mogelijkheden.
• Procedure aanvragen (bijvoorbeeld inzetten op Erasmus+, subsidies competentieontwikkeling cultureel-erfgoedorganisaties via het departement).

Stap 7: Beschrijf een procedure om intern te delen wat men leerde      

• Kennis- en expertiseborging van externe vormingen.
• Bij de afloop van een groter project (evaluatie) – gebruik bijvoorbeeld deze werkvorm.
• Bij vertrek van een medewerker (meer inspiratie vindt u in dit stappenplan).   

Stap 8: Richt een werkgroep intern vormingsbeleid op die het plan verder opvolgt

• Samenstelling
• Opdracht
• Frequentie

Investeer dus in een beleid dat de krijtlijnen voor het leren vastlegt. Reserveer jaarlijks een moment om de leervragen van de medewerkers in kaart te brengen en te bekijken hoe ze kunnen worden opgevolgd. Bij een vormingsbeleidsplan hoort immers ook een vormingsactieplan!