Stap 1: Baken de context af

• Wat is het doel van ons team? Noteer enkele kernwoorden.
• Maak een lijst van de voornaamste producten, diensten of acties die het team op zich heeft genomen: wat is de kern (en wat zijn dus de prioriteiten)?
• Bespreek welke criteria belangrijk zijn bij het verdelen van de taken: aan welke voorwaarden moet een goede taakverdeling voldoen?

Stap 2: Maak een onderscheid tussen algemene en specifieke taken

• Maak een lijst met de taken die tot het team behoren. Wees kritisch op de uit te voeren taken; zijn ze echt nodig in vergelijking met de elementen uit stap 1?
• Bespreek met elkaar welke taken algemeen zijn en welke specifiek:
  • Wat hoort tot het werk van iedereen?
  • Welke taken kunnen we aan een of twee mensen geven?
  • Wat willen we graag ad hoc regelen?

Stap 3: Wijs verantwoordelijkheden toe

• Bespreek welk teamlid welke taak of werkzaamheid op zich neemt.
  • Ga daarbij vooral uit van iemands talenten en sterktes en minder vanuit zijn of haar functie.  
  • Laat medewerkers elkaar nomineren voor een taak, of vraag dat mensen zelf op voorhand voorkeuren doorgeven.
• Leg de taakverdeling vast en bepaal hoe ad-hoctaken verdeeld worden.

Stap 4: Zorg voor opvolging

• Zorg dat alle interne en externe betrokkenen geïnformeerd zijn over wie voor welke taak verantwoordelijk is (bijvoorbeeld onthaal, management, leveranciers, vrijwilligers ...).
• Zet de lijst regelmatig op de agenda van het teamoverleg.
  • Is iedereen nog tevreden over de taken en verantwoordelijkheden die hij/zij heeft?
  • Zijn er veranderingen nodig, zowel inhoudelijk als wat betreft afspraken en procedures?
  • Wat gaat goed? Wat kan beter of anders?

Mag het een beetje meer zijn? Wil u dieper graven? Of bent u op zoek naar een andere, meer creatieve methode? Vraag dan advies aan Jacqueline van Leeuwen en ontwerp samen met haar een draaiboek op maat.