Overheidsdiensten en soms ook andere (gesubsidieerde) organisaties of privérechtspersonen in Vlaanderen die bepaalde ‘werken’, ‘leveringen’ of ‘diensten’ willen bestellen (aanbesteden) moeten de wetgeving op overheidsopdrachten naleven. Die reglementering moet ervoor zorgen dat iedere geïnteresseerde opdrachtnemer een gelijke kans krijgt om de opdracht te verwerven.

Is de wetgeving op overheidsopdrachten van toepassing op uw organisatie of project?

Als uw organisatie zonder twijfel als overheid beschouwd wordt, dan is de wetgeving op openbaar aanbesteden van toepassing. Denk bv. aan de Staat, de Vlaamse overheid in haar diverse verschijningsvormen, provincies, stadsbesturen, gemeentes of overheidsinstellingen met rechtspersoonlijkheid (bv. Regie der Gebouwen, Nationale Loterij).

De wet is ook van toepassing op andere organisaties of verenigingen (bv. vzw’s) die cumulatief aan drie voorwaarden voldoen:

• Is de organisatie of vereniging opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn?
• Heeft zij rechtspersoonlijkheid?
• Is er een overwegende overheidsinvloed?

Verder kunnen ook privaatrechtelijke organisaties die bepaalde opdrachten gesubsidieerd krijgen onderhevig zijn aan de wet op overheidsaanbestedingen.

Meer informatie vindt u in de Praktische gids overheidsopdrachten van het agentschap Innoveren in ondernemen.

Welke soorten opdrachten zijn er?

Bij het aanbesteden moet u de opdracht kwalificeren als een opdracht voor werken, een opdracht voor leveringen of een opdracht voor diensten.

• Een opdracht die gekwalificeerd wordt als een opdracht voor werken heeft zowel betrekking op het ontwerpen en uitvoeren van werken als op het uitvoeren alleen, bv. een bouwwerk of een technisch onderdeel ervan. In een museale context is dit bijvoorbeeld de bouw van een depotruimte of de verbouwing / (her)inrichting van tentoonstellingszalen.
• Een overheidsopdracht wordt gekwalificeerd als een opdracht voor leveringen als het gaat over de aankoop van producten (roerende goederen) ofwel de leasing, huur of huurkoop van producten. In een museale context kan dit betrekking hebben op het leveren van een nieuwe tentoonstellingsinfrastructuur, los meubilair of het aankopen of huren van audiovisuele apparaten.
• Een overheidsopdracht gekwalificeerd als een opdracht voor diensten heeft betrekking op het verlenen van een dienst. In een museale context kan het bijvoorbeeld gaan over een studieopdracht voor het bedenken van een nieuwe museale inrichting, of het ontwerpen van softwareapplicaties voor multimediale toepassingen.

Welke procedure kan of moet u volgen?

In de vorige stap hebt u het soort opdracht bepaald. Daarnaast moet u nu ook nog een gunningsprocedure kiezen. Die hangt af van de aard van het project, de kwaliteitsaspecten van de opdracht en het bedrag.

Opdrachten onder een beperkte waarde vallen niet onder het toepassingsgebied van de wet op overheidsopdrachten. Tot aan de drempelbedragen kunt u op Vlaams niveau aanbesteden. Boven die drempelbedragen moet u op Europees niveau aanbesteden. De juiste procedure kiezen voor een opdracht is een complexe zaak: informeer bij uw overkoepelende overheidsdienst of bestuur daarom steeds naar de meest recente informatie.

Waar vindt u meer informatie over overheidsopdrachten of zakelijke ondersteuning?

• Lokale besturen kunnen voor meer informatie over de verschillende aspecten van overheidsopdrachten terecht op deze website.
• Informatie over de verschillende aspecten van overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid vindt u via deze link.
• Ook op de website van de FOD Beleid en ondersteuning vindt u informatie.
• Voor zakelijke ondersteuning van de cultuursector kunt u terecht bij Cultuurloket.

Welke documenten hebt u nodig?

Hebt u als opdrachtgever aan de hand van de regelgeving de juiste opdracht en procedure gekozen? Stel dan zo snel mogelijk een opdrachtomschrijving of een bestek (of lastenboek) op. In het bestek wordt de opdracht omschreven en worden de van toepassing zijnde administratieve, juridische en technische bepalingen opgesomd. Bijkomende opdrachtdocumenten bij (ver)bouw- of inrichtingsopdrachten zijn bv. een programma van eisen en een projectdefinitie (zie: 'Projectdefinitie en programma van eisen').

Via de portaalsite Publicprocurement.be vinden ambtenaren en ondernemingen alle informatie (handleidingen, voorbeelddocumenten, contacten, enz.)  over de verschillende aspecten van de overheidsopdrachten, beginnende met de wetgeving t.e.m. de elektronische verwerking van de overheidsopdrachten. Voor elke fase van de overheidsopdracht bestaat er een specifieke applicatie zoals e-notification (voor de publictie van de opdracht), e-tendering (voor het indienen van offertes en/of aanvragen tot deelneming), e-awarding (voor de evaluatie en gunning), enz.