Sint-Truiden - Schaderegistratie volgens UPAA en UPLA als nulmeting met het oog op behoud en beheer - Stadsarchief Sint-Truiden
In veel gevallen ontbreekt het archieven en erfgoedbibliotheken aan een duidelijk en gedetailleerd overzicht van de materiële toestand waarin hun collecties zich bevinden. Dat staat een professionele werking op het gebied van behoud en beheer in de weg.
In het recente verleden realiseerde het stadsarchief van Sint-Truiden enkele projecten in het kader van het behoud en beheer van de collecties: de zuurvrije berging van de charters, digitalisering van bronnen voor het stamboomonderzoek om schade door consultatie te stoppen (een lopend traject) en digitalisering van de verzameling oude kranten. Dankzij digitalisering en via OCR worden de kranten doorzoekbaar en hoeven de originelen niet langer gemanipuleerd te worden.
Bij een tiental registers werd schimmel- en andere vochtschade vastgesteld. Omdat de raadpleging in het gedrang kwam en door potentieel besmettingsgevaar werd ervoor geopteerd in zee te gaan met een restauratie-atelier. De schimmel bleek na analyse niet actief te zijn en de overige schade werd vakkundig gerestaureerd.
Voor de behandeling van andere stukken drong zich de nood aan een objectieve prioriteitenlijst op. Vandaar de zoektocht naar een gestandaardiseerde fysieke registratie van de inventarisnummers, met aandacht voor de eventueel aanwezige schadebeelden.
Het ontwikkelen van een verantwoorde leidraad voor het behoud en beheer in archieven en erfgoedbibliotheken.
Restauratrice Liv Tubeeckx (door de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken opgeleid als UPLA-deskundige).
- Universal Procedure for Archive Assessment (UPAA)
- Universal Procedure for Library Assessment (UPLA)
- Schaderegistratieformulier opgesteld door Liv Tubeeckx
Voor het traject Schaderegistratie en conservering van archief en erfgoedbibliotheek van het stadsarchief Sint-Truiden moesten enkele fundamentele keuzes gemaakt worden. We opteerden ervoor het traject in drie delen op te splitsen:
- Steekproefsgewijze registratie van de collecties van het stadsarchief (het semi-statisch archief werd hierbij niet betrokken) volgens UPAA en door een externe restaurator.
- Steekproefsgewijze registratie van de collectie Seminariebibliotheek volgens UPLA en door de externe restaurator.
- Trajectbegeleiding door de externe restaurator van een vrijwilligersteam voor de stuksgewijze schaderegistratie en aansluitend het zuurvrij verpakken van 70 lopende meter archief.
Voor de inventarisatie van schade op stukniveau werden meer schadekenmerken beoordeeld dan in het geval van een steekproefsgewijze beoordeling, omdat het gaat om meer dan een indicatie van de algemene collectieconditie en de globale pijnpunten.
Een zeer belangrijke stap in de keuze van het type schade-inventarisatie is de bepaling en omschrijving van het precieze doel. Het doel van déze stuksgewijze schade-inventarisatie is gericht te kunnen sturen en het probleem te kunnen aanpakken. Dankzij de inventarisatie is nu duidelijk welke stukken aandacht verdienen en welke - mits een degelijke verpakking - zonder veel verdere zorgen op de planken kunnen blijven rusten. Een bijkomend voordeel van een schade-inventarisatie op stukniveau is de mogelijkheid tot 'clustering' van stukken volgens de materiële zorg die zij nodig hebben. Zodra de behandelings- en conserveringsprioriteiten vastgelegd zijn, kunnen hieraan acties gekoppeld worden.
Zie de bijdrage in het tijdschrift META.
Voor het traject van de stuksgewijze schade-inventarisatie werd een beroep gedaan op vrijwilligers. Het gaat om 70 lopende meter archief en het lag dan ook voor de hand dat het werk verdeeld moest worden. Toen deze beslissing viel was het afwachten hoe dit traject zou verlopen. Vele handen maken het werk lichter en al snel werd een bijkomend extraatje duidelijk: vele handen maken het werk ook prettiger.
Door te kiezen voor een externe begeleiding van de vrijwilligers is de dagelijkse werking van de vaste archiefmedewerkers niet in het gedrang gekomen. Zij ervaren het gevoel er niet alleen voor te staan en er wordt in kortere tijd veel werk verzet. Het brengt leven in de brouwerij en levert positieve aandacht en meer zichtbaarheid op voor het stadsarchief.
Het vrijwilligersteam dat zich spontaan vormde is divers qua leeftijd en beide geslachten zijn evenredig vertegenwoordigd. Allen zijn ze inwoner van Sint-Truiden of omgeving. De interesses zijn ook gemeenschappelijk: ze hebben een voorliefde voor geschiedenis en talen. Daarnaast zijn ze bijzonder geëngageerd en betrokken bij wat anno 2016 leeft in de stad. De extrapolatie van de faits divers uit archiefstukken naar huidige tendensen in de stad zorgde vaak voor animo.
Als kers op de taart werden ook bijzondere vondsten gedaan tijdens de inventarisatie. Hierrond wordt een pop-uptentoonstelling voorbereid: om het project zichtbaar te maken, om te tonen wat de actie, naast een managementtool voor behoud en beheer, aan verrassingen opleverde en uit erkenning voor de vrijwilligers en hun vele werk.
