Vrijwilligerswerk is mensenwerk. Een flinke dosis mensenkennis en een gezond boerenverstand zijn allicht de belangrijkste succesfactoren voor een geslaagd vrijwilligersbeleid. Toch is het zinvol om af en toe een stapje terug te zetten en uit te zoomen. Enkele vragen die u uzelf daarbij kan stellen:

1. Ben ik op de hoogte van de belangrijkste tendensen in het vrijwilligersbeleid?
2. Ben ik in orde met de regelgeving over vrijwilligerswerk?
3. Waarom wil mijn organisatie met vrijwilligers werken?
4. Hoeveel mensen en middelen kan mijn organisatie vrijmaken om een vrijwilligersbeleid uit te bouwen?

1. Ben ik op de hoogte van de belangrijkste tendensen in het vrijwilligersbeleid?

De samenleving verandert en het vrijwilligerswerk dus ook. De voorbije jaren is er veel te doen geweest om de drie onderstaande trends.

Flexivol

De Brtise onderzoekster Katharine Gaskin bedacht in 1998 acht krachtlijnen voor eigentijds vrijwilligerswerk, samengevat als 'Flexivol'. Dit letterwoord speelt in op tendensen in het vrijwilligerswerk en op de verwachtingen van vrijwilligers. Hoewel het model al zo'n 25 jaar oud is, zijn de krachtlijnen nog steeds actueel. In deze fiche vindt u meer informatie over dit model en waarvoor elke letter precies staat.

Instrumentalisering

Vrijwilligers zijn onschatbaar voor de hele samenleving. Tal van instanties en overheden zijn zich bewust van deze maatschappelijke meerwaarde van vrijwilligerswerk. Vanuit deze overtuiging stimuleren zij mensen om vrijwilligerswerk te doen. Bijvoorbeeld:

• Sommige onderwijsinstellingen werken met sociale stages: leerlingen moeten een aantal keer per jaar vrijwilligerswerk doen in een organisatie naar keuze.
• In het domein van tewerkstelling en de sociale economie worden mensen aangespoord om vrijwilligerswerk te doen in het kader van activering.
• Werknemersvrijwilligerswerk: bedrijven stimuleren hun werknemers tot vrijwilligerswerk. Het kan gaan om een eenmalig engagement, bijvoorbeeld in het kader van een personeelsactiviteit. Maar het kan evengoed gaan om een langdurig vrijwilligerswerk, al dan niet binnen de werkuren. Deze praktijk is courant bij multinationals.

Deze vormen van vrijwilligerswerk heten 'geleid vrijwilligerswerk', omdat ze worden gestuurd van bovenaf. Tegenstanders stellen dat zo’n sturing afbreuk doet aan het vrijwillige karakter van vrijwilligerswerk. Voorstanders beargumenteren dat mensen zo vrijwilligerswerk leren kennen en waardevolle vaardigheden kunnen opdoen. En u, wat denkt u van deze tendens?

Helpende handen of verlengstuk van participatie?

Lange tijd zochten erfgoedorganisaties vooral vrijwilligers omdat ze extra helpende handen nodig hadden: denk aan vrijwilligers die worden ingeschakeld voor het onthaal of inventarisatie.

Sinds de jaren 2010 is er ook een andere benadering van vrijwilligerswerk. Almaar meer organisaties beschouwen hun vrijwilligerswerking als een verlengstuk van hun publiekswerking. Het gaat bijvoorbeeld om musea of archieven die een jongerenwerking uitbouwen en deze jongeren betrekken bij de opmaak van tentoonstellingen. Of om organisaties die heel bewust kwetsbare groepen engageren als vrijwilligers.

Deze vormen van vrijwilligerswerk vragen natuurlijk een verregaande ondersteuning en omkadering. Maar ze helpen ook om het maatschappelijke draagvlak voor uw organisatie te vergroten. Vanuit dit perspectief kunt u een vrijwilligerswerking beschouwen als een onderdeel van uw publieks- of participatieve werking.

Praktijkvoorbeeld: het GUM heeft naast zijn vrijwilligerswerking een particpatieve werking met studenten. Daarnaast werkt GUM met gidsen, stagiairs en jobstudenten. In deze fiche ontdekt u hoe het GUM deze profielen van elkaar onderscheidt.

2. Ben ik in orde met de regelgeving over vrijwilligerswerk?

De Vrijwilligerswet is het belangrijkste regelgevend kader voor het vrijwilligerswerk in België. Deze wet bepaalt wie waar mag vrijwilligen, maar wil vooral de vrijwilliger beschermen. 

• De Vrijwilligerswet is duidelijk: vrijwilligerswerk is per definitie onbetaald. Vrijwilligers mogen dus nooit voor hun prestaties betaald worden. Dat is een teer punt bij de instanties die deze wetgeving opvolgen en controleren. Hou met deze gevoeligheid ook rekening in uw externe communicatie en vermijd termen als ‘vergoeding’ of ‘honorarium’ voor uw vrijwilligers.
• De onkosten die een vrijwilliger maakt kunt u wel vergoeden. Weet dat de maxima voor de onkostenvergoedingen jaarlijks worden aangepast.

Op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vindt u de meest actuele informatie over de regelgeving in een notendop terug.

3. Waarom wil mijn organisatie met vrijwilligers werken?

Een overtuigd vrijwilligersbeleid vertrekt van een overtuigde visie. Want vrijwilligers kunnen uw organisatie verrijken en versterken, maar een vrijwilligersbeleid vraagt ook een investering. Een krachtige visie omschrijft hoe u met vrijwilligers wil omgaan en welke waarden u wil uitdragen in uw vrijwilligersbeleid.

Ongetwijfeld weet u dit intuïtief al. Na verloop van tijd kan de behoefte ontstaan om zo'n visie ook uit te schrijven. U merkt bijvoorbeeld dat de vrijwilligerswerking een grote impact begint te krijgen op uw organisatie. Er is een behoefte om procedures te stroomlijnen, om meer collega's te betrekken en alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. 

Kortom: een uitgeschreven visie is vooral nuttig voor organisaties die met hun vrijwilligerswerking op een belangrijk moment of kantelpunt zijn aangekomen. Zo'n uitgeschreven visie helpt dan:

• om de vrijwilligerswerking een duidelijkere plaats te geven binnen de organisatie.
• als toetssteen bij belangrijke beslissingen.
• om vrijwilligers extra te motiveren. Voor vrijwilligers is het vaak een hart onder de riem als ook staat uitgeschreven dat de organisatie gelooft in de kracht en de meerwaarde van vrijwilligers.

Deze brochure helpt u op weg om een visie op uw vrijwilligersbeleid te formuleren.

Praktijkvoorbeeld: Het KADOC heeft zijn visie op het vrijwilligersbeleid uitgeschreven, net als de procedures voor het zoeken, het onthaal, feedback en de werkorganisatie. Dit document wordt geregeld aangepast is dus een echt werkdocument. Lees er meer over in deze fiche.

4. Hoeveel mensen en middelen kan mijn organisatie vrijmaken om een vrijwilligersbeleid uit te bouwen?

Vrijwilligerswerk is per definitie onbetaald, maar een vrijwilligersbeleid kost geld. Stel daarom een begroting op waarin u aangeeft hoeveel budget u jaarlijks voorziet voor het vrijwilligersbeleid. Denk bijvoorbeeld aan:

• vorming, zowel van de vrijwilligers als van de vrijwilligerscoördinator;
• attenties: cadeautjes bij verjaardagen, een bloemetje bij ziekte of afscheid;
• ontmoetingsmomenten of uitstappen;
• onkostenvergoedingen;
• afsluiten van verzekeringen: de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is verplicht, maar een verzekering lichamelijke ongevallen is zeker geen luxe;
• materiaal: handschoenen, meetinstrumenten, inpakmateriaal, fototoestellen … Kortom, alles wat vrijwilligers nodig hebben om hun werk te kunnen uitoefenen.

Benoem ook hoeveel VTE uw organisatie vrijmaakt voor de begeleiding van de vrijwilligers. Meestal is de ondersteuning van het vrijwilligerswerk een onderdeel van het takenpakket van de publiekswerkers. Afhankelijk van de grootte en het ambitieniveau van de organisatie, besteden zij tien tot vijftig procent van hun tijd aan de ondersteuning van vrijwilligers. Geef deze investering weer in VTE en benoem dit ook in de functieomschrijving. Zo kunt u later gemakkelijker verantwoorden waarom u zoveel tijd stopt in de uitvoering van het vrijwilligersbeleid.

Inspirerende praktijkvoorbeelden