Een vraag of een opmerking? Een emailtje is snel verzonden. Handig! Maar, die vlotte communicatie heeft ook z’n nadelen. Want mailboxen kunnen nogal eens overstromen met berichten, die echt niet allemaal even dringend of belangrijk zijn. Klinkt dit probleem u bekend in de oren? Het e-mailcharter wil er iets aan doen.

Dit charter zet een paar basisrichtlijnen over een efficiënt gebruik van e-mail op een rijtje. Wij onthielden vooral de volgende tips:

• Stel jezelf allereerst de vraag: moet ik echt een mail sturen?
• Geef het bericht een duidelijke titel mee (mét status): vraag, ter info, beslissing, dringend … (en, néé niet alles is dringend)
• Zet niet teveel mensen in cc! Vaak worden onnodig veel mensen op de hoogte gehouden. Richt de mail alleen tot de directe belanghebbenden.
• Stuur niet eindeloos door … context is belangrijk, maar het is niet de bedoeling om tien mails aan elkaar te rijgen. Een maximum van drie is voldoende.
• Stuur niet zomaar een bijlage mee. Het openen van extra documenten vraagt weer extra tijd van de lezer.

Het volledige e-mailcharter vindt u hier.
Is uw interesse voor documentbeheer gewekt? Schrijf u dan nog snel in voor onze vorming op 18 oktober, of lees ons dossier.