U kent het wel: uitpuilende kasten, digitale doolhoven en wanhopige zoektochten: vaak gaat er onnodig veel tijd en energie naar het lokaliseren van informatie. Een studiedag in London op 30 maart 2009 besteedde aandacht aan al deze problemen en schetste een aantal kaders die musea kunnen helpen om orde op zaken te stellen.

Het Information and records management project is een initiatief van de London Museums Hub, een samenwerkingsverband tussen vier middelgrote Londense musea. Centraal in dit project staat de vraag hoe musea op een transparante manier informatie kunnen creëren, beheren en gebruiken.  Een interessante e-learningtool en een raamwerk voor informatiebeheer zijn de eerste resultaten van dit project.

• De online cursus leert u meer over types documenten, tips voor het ordelijk structureren van gegevens en richtlijnen voor een verantwoordelijke selectie. Bovendien kan u er ook uw kennis over het goed beheer van gegevens even testen.
• Het  Information Policy Framework vat de do’s en don’ts van een goed informatiebeheer samen. Wij onthielden alvast de volgende raad:  

1. Breng in kaart wie welke informatie heeft, wat ze ermee doen en maak de eigenaars verantwoordelijk voor deze informatie.
2. Zorg ervoor dat alle niveaus binnen de organisatie weten dat het goed organiseren van informatie een belangrijke basis voor innovatie is.
3. Wees ervan overtuigd dat goed gegevensbeheer het opstellen van jaarverslagen, statistieken en beleidsplannen een stuk eenvoudiger maakt.
4. Zorg ervoor dat het publiek op een vlotte manier antwoord kan krijgen op vragen naar informatie.
5. Breng personeelsleden  samen en laat hen delen in elkaars kennis en vaardigheden.
6. Maak duidelijk aan de hele staf wat de waarde van informatie is en hoe belangrijk het is deze informatie efficiënt met elkaar te delen.
7. Zorg dat iedereen de juridische verantwoordelijkheden van het delen, verspreiden en vernietigen van informatie kent.
8. Maak duidelijke afspraken over het opstellen, bewaren en vernietigen van gegevens.