"Sinds mei 2017 werk ik niet meer exclusief voor het Museum Plantin-Moretus maar ben ik dus beleidsmedewerker digitale collecties voor alle musea en erfgoedorganisaties van de stad Antwerpen." Deze functie is gecreëerd na het aantreden van Lies Buyse, de nieuwe coördinator van Musea en Erfgoed van de stad Antwerpen, die meteen opmerkte dat er veel lacunes zijn op digitaal vlak. Zij vond het meteen erg belangrijk dat er ook een overkoepelende digitale strategie werd uitgewerkt. 

Een uitgebreid takenpakket 

"Mijn functie behelst verschillende taken. Zo ben ik eindverantwoordelijke voor het DAM-systeem, het Digital Asset Management systeem dat de musea en erfgoedorganisaties gebruiken. Hierin worden foto’s, films en interviews bewaard. In feite kan elk digitaal bestand hierin worden bewaard maar in de praktijk kiezen we ervoor om enkel mediabestanden in het DAMS te plaatsen. Het DAM-systeem wordt door alle organisaties gebruikt en binnenkort sluiten er ook nieuwe gebruikers op aan, zoals de dienst Lokaal Cultuurbeleid. Het was de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience die de trekker was van het DAM-systeem en van daaruit is het gebruik open gewaaierd naar de andere organisaties."

"Het interessante is dat het DAMS linkt naar Adlib en het bibliotheek- en archiefsysteem Brocade waarbij metadata uitgewisseld wordt tussen de verschillende systemen die zo met elkaar communiceren. Als eindverantwoordelijke moet ik ervoor zorgen dat het systeem wordt geoptimaliseerd. Samen met een stuurgroep zetten we de lijnen uit en met de werkgroep focussen we op de pijnpunten van het systeem. Ik geef ook opleidingen om ervoor te zorgen dat de medewerkers ermee vertrouwd raken. Het verder uitbouwen van het DAM-systeem is een belangrijk aandachtspunt in de ontwikkeling van onze digitale strategie. Momenteel voer ik gesprekken met de erfgoedorganisaties om een beeld te krijgen van hun digitale werking, en om hun noden en wensen voor de komende jaren te detecteren. Ik inventariseer dit allemaal om o.a. op basis hiervan een plan met prioriteiten te maken."

FARO: Ligt de focus in jouw functie vooral op digitale collecties?
“Nee, digitale collecties zijn een deel van mijn actieterrein, maar ik ben steeds op zoek naar het optimaliseren van de werking binnen de musea en erfgoedinstellingen met behulp van digitale tools. Is er nood aan een documentmanagementsysteem? Wat zijn de mogelijkheden op vlak van e-ticketing? ... Ook volg ik de technologische evolutie op de voet. Zo stel ik me momenteel de vraag hoe virtual en augmented reality een meerwaarde kunnen betekenen voor een museum. Alles in het museum kan digitaal worden, dus in onze digitale strategie moeten we met al deze aspecten rekening houden, niet enkel met ‘collecties’."

Digitale strategie gebaseerd op vier principes

“Voor mij is het belangrijk om een digitale strategie uit te bouwen die zich richt op een aantal algemene principes: open data, clean data, duurzaamheid en flexibele architectuur. De nota die ik uitwerk moet dan worden meegenomen door alle individuele erfgoedorganisaties en in hun eigen werking worden geïmplementeerd."

"Open data is een stokpaardje. In het Museum Plantin-Moretus heb ik me hier ook intensief mee beziggehouden. Al ons werk wordt uiteindelijk gefinancierd met belastinggeld en dan lijkt het me vrij logisch dat de data ook terugvloeien naar ‘de bevolking’. Maar het gaat natuurlijk verder dan een persoonlijke interesse of overtuiging. De stad Antwerpen volgt sedert enkele jaren een opendatastrategie en steunt het opendataprincipe dus helemaal. In het DAM-systeem kan je ook heel makkelijk aangeven of bepaalde data onder open data vallen of niet, en of het al dan niet vrij kan gedownload worden bijvoorbeeld. We zorgen ervoor dat de afbeeldingen in een geschikte vorm en hoge resolutie beschikbaar zijn zodat ontwikkelaars ermee aan de slag kunnen gaan. Ook is het mogelijk om er API’s op te zetten. Er kunnen nu al meer dan 45.000 afbeeldingen worden gedownload en voor commerciële en niet-commerciële doeleinden worden gebruikt. Deze afbeeldingen vallen onder de ‘modellicentie voor gratis hergebruik Vlaanderen’." 

FARO: Open data is belangrijk voor Musea en Erfgoed Antwerpen. Maar dit is niet zo'n evident verhaal. Het is mijn ervaring dat opendata-initiatieven beperkt worden opgepikt door onze sector.
“Dat is inderdaad nog steeds een probleem. We zouden bijvoorbeeld echt moeten gaan samenzitten met mensen uit de hackaton-wereld en aangeven dat we onze data ter beschikking stellen. Maar we moeten ook echt aan hén vragen wat ze ermee zouden kúnnen doen. Hetzelfde geldt voor Wikimedia: dit biedt zeer veel mogelijkheden maar hieraan deelnemen vraagt ook een grote inspanning van medewerkers en de meerwaarde moet dus duidelijk genoeg zijn.”

Jeroen ziet enkele grote tendensen die vandaag en morgen duidelijk worden. Open data is er een van maar het zal ook belangrijk zijn om een duidelijke API-strategie te ontwikkelen. Dit om de verschillende systemen met ‘data-pakketjes’ te laten spreken met elkaar.

"We moeten daarbij ook streven naar een heel flexibele technische structuur om op in te haken. Het zal ook belangrijk zijn om de data te openen voor API’s. Ook Adlib en Brocade voorzien dit en het is nu aan ons om te bekijken hoe dit beter kan in de toekomst."

Technische kennis in huis wordt onontbeerlijk

Er is soms wel wat tegenkanting in de sector aangaande Adlib. Jeroen weet dit: “Met Adlib Designer kan je zelf aanpassingen doen, maar daar heb je dus wel wat technische kennis voor nodig. Als Adlib zelf iets voor je moet doen, kan het heel lang duren vooraleer je voortgeholpen wordt. Het is heel belangrijk om ook zelf de nodige technische kennis te hebben om bepaalde aanpassingen te kunnen doen. Ik merk het nu zelf, wanneer er aanpassingen nodig zijn aan het DAM-systeem. Ik moet daarvoor de IT’ers van Inuits aanspreken maar het zou veel beter zijn als ik ook zelf problemen zou kunnen oplossen. Het is de bedoeling dat ik een opleiding ga volgen om die technische kennis bij te spijkeren. En met meer technische kennis zou ik mijn functie als tussenpersoon tussen gebruikers en programmeurs nog beter kunnen uitoefenen. Het zal de komende jaren belangrijk zijn om ook andere medewerkers in onze musea technisch bij te scholen. Ik ben er zelf al mee begonnen: ik geef een cursus Adlib Designer aan zes medewerkers zodat ook zij hier beter mee aan de slag zouden kunnen gaan.” 

FARO: Zou de functie van ‘registrator’ niet moeten worden uitgebreid? Bijvoorbeeld in de richting van het profiel van een ‘digitale dataconservator’?
“Ik denk dat beide profielen nodig zijn. Mensen die goed registreren blijven even noodzakelijk als mensen die digitale data gaan beheren en ervoor zorgen dat systemen op elkaar zijn afgestemd. Meer technische profielen zullen wel steeds belangrijker worden.”

Foto's:

• Decorontwerp/-maquette, 'Place publique', voor de Hipppodroomschouwburg. Jeroom Mees en Frans Proost (decorontwerpers). Museum Vleeshuis | Klank van de Stad (Antwerpen), DAMS, CC0-publiek domein
• Conferentie Erfgoed, virtueel en augmented, 29 november 2016, FARO. Foto: Jonathan Sommereyns