Tijdens de Netwerkdag voor archieven op 3 maart gingen de deelnemers in de namiddag actief aan de slag. In kleine groepen wisselden ze vragen, ervaringen en inzichten uit over prioritaire thema’s uit de nodenbevraging voor archieven. In deze blogpost zoomen we in op de sessies over participatie en vrijwilligerswerking.

Participatie

Participatie is wisselwerking, een dialoog tussen het archief en het brede publiek of de erfgoedgemeenschap(pen). In de sessie kwamen drie deelthema’s aan bod die inspireren tot verdere actie.

1/ Volgens de deelnemers is het bij participatie fundamenteel dat een archief niet alleen informatie deelt (in welke vorm dan ook), maar ook bereid is om te luisteren naar de inbreng van de gemeenschap. Archieven experimenteren bijvoorbeeld wel al met burgerwetenschap of citizen science, maar cruciale keuzes - zoals het onderzoeksthema - moeten nog steeds door het archief zelf gemaakt worden. Eerst moet bepaald worden hoever het archief wil gaan met participatie. Waar situeert het zich op de participatieladder? Hoeveel autonomie geven we dan op? En ook: hoe blijven we onze professionaliteit garanderen? De deelnemers hebben volgende ideeën om hierin stappen vooruit te zetten:

• Inzetten op sensibiliserende workshops (wat is participatie en welke vormen bestaan er?) met veel goede voorbeelden.
• Inzetten op kleine stappen die de gemeenschappen achter de schermen laten meekijken (quick wins).
• Actieve workshops organiseren waarin methodieken kunnen worden uitgeprobeerd.

2/ Een belangrijke voorwaarde om aan participatie te kunnen doen is dat archieven hun doelgroepen kennen: wie is ons publiek eigenlijk? Wat is/zijn die erfgoedgemeenschap(pen)? En vooral: wat zijn hun noden en hoe kunnen archieven daaraan tegemoet komen? In plaats van te vertrekken vanuit het archief en de archiefcollectie zelf. Wat wil de gemeenschap bewaren en delen? Wat hier zou kunnen helpen:

• Vorming/handleiding/cursus over het opstellen van een nodenbevraging bij de erfgoedgemeenschap: hoe vind je de erfgoedgemeenschap? Hoe kom je erachter wat hun noden zijn?
• Vorming over interculturele dialoog en bredere gespreks- en luistervaardigheden (bv. m.b.t. het dekoloniseren van beschrijvingen in inventarissen).

3/ Ten slotte is de algemene verzuchting dat het publiek of de erfgoedgemeenschappen de archieven niet kennen en dat er heel wat drempels voor hen zijn om aan een archiefwerking te participeren. Onbekend is onbemind. Hoe kunnen we beter/anders/meer delen wat een archiefwerking inhoudt? Wat er achter de schermen van een archief gebeurt? Ideeën voor verdere stappen:

• Het concept archief uitleggen aan een breder publiek, bijvoorbeeld door gerichte communicatieacties op internationale archiefdag (9 juni).
• Samenwerken met het onderwijs. Inspelen op bestaande evenementen zoals Erfgoeddag en -week, bv. via het concept van Erfgoedklasbak.
• Leren hoe archieven hun werking kunnen delen in hapklare blokjes, met aandacht voor storytelling en door stevige linken te leggen naar de wereld van vandaag en hedendaagse vraagstukken. Bijvoorbeeld via een actieve workshop sociale media, of het delen van do’s en don’ts voor sociale media.

Lees meer over participatie op de Erfgoedwijzer. Daar vindt u al heel wat informatie over de doelen voor participatie, verschillende soorten participatie gekoppeld aan de participatieladder, praktijkvoorbeelden, etc.

Vrijwilligerswerking

Voor de archiefsector zijn vrijwlligers vaak cruciaal. Heel wat archieven doen een beroep op vrijwilligers door tijd- of personeelsgebrek. Maar een doordachte vrijwilligerswerking helpt ook om het draagvlak van het archief te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan archieven die werken met vrijwilligers met een reïntegratietraject. De deelnemers praatten over volgende deelthema’s en leervragen:

1/ Iedereen ziet er het nut van in, maar een goed uitgebouwde vrijwilligerswerking opzetten en verder uitbouwen is heel tijdsintensief. Daarom is het belangrijk om een visie en beleid rond vrijwilligerswerking te ontwikkelen. Voor welke taken wil het archief vrijwilligers inschakelen? Wil het archief fysiek en/of digitaal vrijwilligerswerk faciliteren? Betaalt het archief een vrijwilligersvergoeding? In hoeverre geeft het archief controle uit handen voor bepaalde taken? Mogelijke acties hierrond:

• Uitwisseling met andere archieven, bijvoorbeeld via een collegagroep of een-op-eengesprekken. Wat zijn goede voorbeelden? Hoe pakken zij dit aan?
• Informatiesessies volgen van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk en Histories, dat vooral werkt voor vrijwilligers binnen erfgoedverenigingen.

2/ Het begeleiden van vrijwilligers is niet voor iedereen weggelegd. Het vraagt specfieke people management skills. Hoe kan het archief vrijwilligers optimaal begeleiden en waarderen? De deelnemers hebben hierover volgende ideeën:

• Vormingen volgen over coachen en het aanleren/gebruiken van people management skills.
• Leren van andere archieven via ‘praktijkbezoeken’ of ‘werkstages’: uitwisseling van praktijkervaring met archieven met een gelijkaardige vrijwilligerswerking. Hoe pakken zij dit aan?
• Ook naar andere sectoren kijken: wat zijn goede voorbeelden van de begeleiding en waardering van vrijwilligerswerking? Kan dit toegepast worden door archieven?
• Vrijwilligers als een deel van de personeelsploeg beschouwen en hun bv. ook vormingen laten volgen. Kunnen vormingen in de erfgoedsector gratis aangeboden worden voor vrijwilligers?

Op de Erfgoedwijzer leest u alvast meer over de 5V’s van vrijwilligersbeleid: het vinden, verwelkomen, versterken, verbeteren en vertrekken van vrijwilligers.