Met welke technische aspecten houdt u best rekening?
Wat u technisch nodig hebt voor een (online) rondleiding, hangt in de eerste plaats af van de draagkracht van en haalbaarheid in uw eigen organisatie. Keuzes zullen afhankelijk zijn van heel wat factoren:
- Welke medewerkers zijn er beschikbaar?
- Welke competenties kunnen ze inbrengen?
- Welke technische platformen zijn al gekend?
- Beschikt uw instelling over licenties?
- Over welke materialen zoals computers, micro’s, videocamera’s ... beschikt u?
- Hoe wil u de inhoud overbrengen (met presentaties, interactie, hulpinstrumenten ...)?
- Op welke manier worden de gidsen begeleid in dit proces?
- Wat met de toegankelijkheid voor deelnemers?
Met andere woorden: digitaal gidsen vraagt om maatwerk binnen elke organisatie. Hier leest u verschillende tips in verband met de technische ondersteuning die u kunnen helpen om eigen keuzes te maken. We maken een onderscheid tussen wat uw organisatie en medewerkers technisch nodig hebben, en wat voor deelnemers belangrijk is. Meer lezen? Raadpleeg het verslag van de vormingsreeks Live digitaal gidsen: een driedelige inspiratiereeks (2021).
Heeft u nog andere tips? Laat het ons zeker weten!
Wat hebben uw organisatie en medewerkers technisch nodig?
Testen, testen en nog een testen
Vooraleer u de digitale rondleiding deelt met een publiek, is het aangewezen om te testen. Enkele aspecten waarmee u best rekening houdt:
- Is de internetverbinding sterk genoeg?
- Is er een back-upplan voor het geval de presentator plots de verbinding verliest?
- Hoe is de audio- en videokwaliteit?
- Hoe snel laden presentaties/video's/foto’s op?
- Kunt u voldoende inzoomen op beelden?
- Hoe lang kan een sessie duren op een specifiek platform? Gratis platformen kunnen immers de duur van een sessie beperken.
Draaiboek
In een draaiboek noteert u de verschillende onderdelen van een sessie. Wat moet er vooraf gebeuren? Welke taken nemen de medewerkers op en hoe verloopt de sessie zelf? Welke technische noden moeten opgelost zijn en hoe passen die binnen de omgeving (thuis of in het museum)?
Kwalitatief materiaal
Zowel voor gidsen die thuis of vanuit een kantoor werken als voor gidsen die via een liveverbinding aanwezig zijn in het museum, is geschikt materiaal nodig.
Verschillende soorten hoofdtelefoons met aparte of ingewerkte micro helpen om storend omgevingsgeluid te vermijden, en helder geluid te delen. Tijdens sessies van de vormingsreeks deelden gidsen ook het advies om als presentator via twee schermen te werken: een scherm waarop de presentatie wordt gedeeld en een scherm waarop de gids de deelnemers kan zien. Virtuele achtergronden zijn overigens ook te mijden want ze geven vaak een vreemde uitsnede van de verteller.
Dat maakt uiteraard dat er naast de gids nog verschillende andere medewerkers nodig zijn: personen die camera en geluid bedienen, een moderator om reacties op te volgen, iemand die fysieke bezoekers even op afstand houdt, iemand die de tijd in de gaten houdt enz.
Gidsen die al konden uitpakken met live rondleidingen geven nog aan om het scherm zo stabiel mogelijk te houden en camerabewegingen te beperken. Het beeld wordt immers al snel wiebelig, en dan is het nuttig om de live beelden even te kunnen afwisselen met een beeld of om het apparaat (camera of tablet) even neer te zetten.
Kwalitatieve internetverbinding
Of een gids nu in het museum of vanop afstand aanwezig is, een goede internetverbinding is een must. Bij voorkeur is dit een verbinding via internetkabel. Wifi blijkt in de praktijk vaak minder stabiel te zijn. Hoewel in sommige musea wel al vlotte verbindingen gelegd konden worden met wifi of 4G, zijn hier risico's aan verbonden: de verbinding kan plots verbreken, of inhoud wordt met vertraging gedeeld. Uit ervaringen blijkt bovendien dat wanneer veel schermen meekijken van thuis, het beeld bij een wifiverbinding wel wat korrelig kan worden bij de deelnemers.
Verschillende platformen
Er bestaan heel wat programma’s voor online meetings die zich ook lenen voor online rondleidingen. Afhankelijk van de beschikbare mogelijkheden, de nodige licenties en de prijs, de mogelijkheden tot interactie en zorgen om veiligheid en privacy kunnen organisaties en hun gidsen een eigen keuze maken.
Vaak gebruikte platformen zijn bijvoorbeeld Zoom, Jitsi, Google Meet of Microsoft Teams. Gidsen raden aan om bij voorkeur te kiezen voor een platform dat toelaat om de deelnemers in beeld te houden. Zo kunt u verbale en non-verbale signalen snel opvangen en interactie maximaal toelaten. Sommige platforms hebben een gratis versie: hou in dat geval rekening met beperkingen in maximum beschikbare tijd en gebruiksvriendelijkheid. Musea zouden daarom ook best investeren in een professionele licentie voor de gidsen.
Gidsen geven er verder ook de voorkeur aan om de chat te laten opvolgen door een collega. Zo kunnen ze zelf maximaal inzetten op het gesprek. Daarnaast kunnen ook wel afspraken worden gemaakt met deelnemers in verband met het gebruik van de micro, het ‘handje opsteken’, enz. Nemen de deelnemers deel vanuit hun vereniging of klas en hebben ze een eigen platform? Dan is dit ook een nuttige piste.
Technische aspecten bij het brengen van de inhoud
Welke technische voorwaarden ingevuld moeten zijn bij de inhoud, hangt af van welke presentatie u gebruikt. In de praktijk gaat het vaak om een combinatie van beeld, tekst, video en geluid. Enkele tips:
Technische hulpinstrumenten bij de interactie
Wat hebben deelnemers technisch nodig?
Een digitale rondleiding kan pas starten wanneer ook de deelnemers goed voorbereid zijn. In een voorbereidend document kan dit vooraf aan hen worden bezorgd. Denk aan zaken zoals:
