Projectdefinitie

De start van een (ver)bouw- of inrichtingsproject begint bij het omschrijven van een goede projectopdracht, ook wel een projectdefinitie genoemd. Dat document is een cruciaal onderdeel van het aanbestedingsdossier.

Wanneer u een project opstart, weet u nog niet hoe het product (het gebouw, de inrichting of scenografie) er zal uitzien. Wat u wél moet kennen, zijn de visies die in het product terug te vinden zijn. De projectdefinitie is een document dat een inhoudelijk kader bevat waarin de randvoorwaarden en de ambities van de opdrachtgever helder beschreven worden. De projectdefinitie vormt zowel tijdens de conceptfase, het uitvoeringsproces als bij oplevering het referentiekader. Het uiteindelijke resultaat van de opdracht moet overeenstemmen met de verwachtingen van de opdrachtgever.

Zonder zo'n duidelijke omschrijving is het voor ontwerpers gissen wat er nu precies van hen verwacht wordt. Er zal een onvolledige offerte opgemaakt worden die niet aan de verwachting van de opdrachtgever zal voldoen. Bovendien zullen de ingediende voorstellen van de ontwerpers ver uit elkaar liggen zodat een juiste keuze maken tussen de verschillende ontwerpen moeilijk wordt.

Wie schrijft de projectdefinitie?

Omdat een projectdefinitie een onderdeel is van het aanbestedingsdossier, moet het document opgesteld worden door de opdrachtgever. Laat deze taak dus zeker niet over aan een van de later te contacteren ontwerpende partijen. De opdrachtgever kan zich wel best laten bijstaan door een externe adviseur of expert, zolang die geen deel uitmaakt van het team dat meedingt naar de opdracht.

De opdrachtgever staat achter de inhoud van het document, hij draagt immers de verantwoordelijkheid. Verder moet de definitie door alle andere deelnemers gerespecteerd worden: alle belanghebbenden moeten de inhoud van de projectdefinitie uitdragen. Het is dus een belangrijk document waar u de nodige aandacht en tijd moet aan besteden. 

Verschillende onderdelen

• Enkele basiscomponenten moeten aan bod komen wanneer u een opdracht omschrijft. De basiscomponenten en de toelichting kunt u hier terugvinden.
• Voor het opstellen van een projectdefinitie voor een museale verbouwing met een collectiepresentatie hebben we een uitgebreide componentenlijst samengesteld. Vroeg of laat zal deze informatie in het verbouwproces nodig zijn. De checklist en de toelichting kunt u hier terugvinden.

Programma van eisen (PvE)

Een projectdossier omvat naast een projectdefinitie in sommige gevallen ook een specifiek Programma van Eisen (PvE): een opsomming van (huidige en toekomstige) functies en eisen.

In een PvE maakt u een raming van de nodige oppervlakte en geeft u de functionele relaties mee. Verder maakt u een opsomming van de gebruikers (personeel, bezoekers, leveranciers, enz.), de circulatiepatronen, de ontsluiting en de toegankelijkheid op micro- en macroschaal.

Het PvE wordt geverifieerd vanuit de projectdefinitie. Zo niet bestaat het risico dat het PvE (functies) haaks staat op de projectdefinitie (ambitie).

Om een PvE te kunnen opstellen is vakkennis nodig van diverse sectoren, projectmanagement, (bouw)technieken, regelgeving, enz. Voor complexe projecten spreekt u als opdrachtgever daarom best diverse deskundigen aan, bv. voor behoud en beheer, klimatiseren, akoestiek of om een scenario uit te schrijven dat de belevingswaarde verhoogt. 

Het verschil tussen een projectdefinitie en een PvE is in de praktijk niet altijd duidelijk. In sommige gevallen wordt in de projectdefinitie ook een uitgebreide lijst van functies en eisen opgenomen. In Nederland omvat een programma van eisen vaak zowel de ambities als de technische functies en eisen, en is er dus geen aparte projectdefinitie.

De functies en regelgeving in bouwprojecten zijn de laatste jaren almaar complexer geworden. Erfgoedmedewerkers doen er daarom goed aan om voor het opstellen van een PvE beroep te doen op een (externe) expert.

Hoe gaat u te werk?

• Het proces dat leidt tot het opstellen van een projectdefinitie doorloopt u niet alleen maar legt u samen af met uw stakeholders en uw erfgoedgemeenschap. Het is vaak een langdurig proces waarin u constructief op zoek zal moeten gaan naar een gemeenschappelijke consensus. Aangebrachte ambities zullen met de nodige vrijheid en creativiteit getoetst moeten worden op hun haalbaarheid. 
• Zorg ervoor dat er specifieke werkgroepen worden samengesteld en dat iedereen op de hoogte is van de inhoud.
• Sluit niet te veel compromissen met de verschillende partijen: dat mondt uit in een compromisdocument. Discussiepunten die u niet ontward krijgt, laat u over aan de ontwerper(s).
• Schrijf het document uit in zeer beperkte groep. Vooraleer u de projectdefinitie communiceert naar derden, zorgt u ervoor dat die gedragen en goedgekeurd werd door alle belanghebbenden. Indien dat niet gebeurt, hebt u nadien kans op onenigheid, discussie en vertraging.

Voorbereidende trajecten

Bepaalde trajecten doorloopt u best vóór (of naast) het proces dat leidt tot de projectdefinitie, zodat deze informatie verwerkt kan worden in de projectomschrijving. De ontwerpers hebben deze info immers nodig voor hun concept en/of voor de uitwerking van hun project.

Zo is het bij een herinrichtingsproject nuttig dat u een:

• missie en visie formuleert;
• een waarderingstraject volgt;
• een participatietraject doorloopt;
• een collectieplan opstelt.

Tijdsverloop

U moet zich realiseren dat er een lange periode (van jaren) zit tussen de verschillende voortrajecten, klankbordgroepen, het uitschrijven van de projectdefinitie en de uiteindelijke ingebruikname van het ontwerp. Tegen de tijd dat het ontwerp opgeleverd wordt kunnen technieken al geëvolueerd zijn en stakeholders van positie veranderd. Toch is het van belang om alle trajecten met de nodige zorg te doorlopen.