Een straf vrijwilligersbeleid geeft aandacht aan de zogenaamde '5 V’s'. Dat zijn de vijf fases die elke vrijwilliger in een organisatie doorloopt. Op deze pagina staan we stil bij de derde V: vrijwilligers versterken.

Zodra een vrijwilliger weet wat te doen, kan die aan het werk in uw erfgoedorganisatie. Maar hoe gaat u de vrijwilligers verder begeleiden en versterken? Hoe coacht u de nieuwe, maar ook de bestaande vrijwilligers zodat ze samen optimaal kunnen functioneren en bijdragen aan het verwezenlijken van jullie missie?

Zorg voor structuur

Voorzie één zichtbaar aanspreekpunt binnen uw organisatie voor de vrijwilligers: dit kan de vrijwilligersverantwoordelijke zijn of eventueel een ervaren vrijwilliger.

Geef inspraak

Het klinkt als een open deur, maar toch: geef nieuwe vrijwilligers inspraak. Inspraak is natuurlijk cruciaal bij de uitvoering en organisatie van het eigen takenpakket. Maar u kunt vrijwilligers ook betrekken bij het beleid en de werking van uw organisatie. Hoe ver u daarin gaat, hangt vooral af van de cultuur van uw organisatie. Er zijn drie vormen:

• Informeel: onder informele vormen vallen eenmalige initiatieven om vrijwilligers te horen en te betrekken. Dit kan variëren van ad-hocbijeenkomsten tot enquêtes. Vrijwilligers praten en denken mee, maar hebben geen directe invloed op besluitvorming. Het zijn de meest toegankelijke vormen van inspraak voor vrijwilligers. Ze vinden plaats in een ongedwongen sfeer en vragen nauwelijks voorbereiding of kennis. Voor vrijwilligers is deze vorm dus niet zo intensief.
• Minder formeel: vrijwilligers nemen deel aan overlegmomenten of werkgroepen die een vaste plek hebben in de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een werkgroep die een project begeleidt. Vanuit hun eigen kennis en ervaring kunnen vrijwilligers zo een waardevolle bijdrage leveren.
• Formeel: u geeft de vrijwilligers een eigen plek in de formele besluitvormingsstructuur. In Nederland zijn er bijvoorbeeld musea met een vrijwilligersraad: een formeel overleg met een eigen reglement dat de directie adviseert. Het voordeel is dat vooraf duidelijk is waar en hoe vrijwilligers inspraak hebben. Als organisatie moet u natuurlijk bereid zijn om de input van zo'n vrijwilligersraad ter harte te nemen. Bovendien moet duidelijk zijn hoe zo'n vrijwilligersraad zich verhoudt tot andere overleg- en adviesplatformen, bijvoorbeeld van het betaalde personeel. 

Peil naar de motivaties van vrijwilligers

Zoals eerder meegegeven, blijft het belangrijk om een goed zicht te hebben op de motivatie van uw vrijwilligers. Deze motivaties kunnen ook veranderen doorheen de tijd. Blijf daarom peilen naar hun motivaties en bewaar het overzicht van de motivatie van elke vrijwilliger. Aan gemotiveerde vrijwilligers kunt u ook eens vragen een extra (minder leuke) taak op zich te nemen.

Waardeer

• Tal van organisaties organiseren jaarijks een moment om hun vrijwilligers te bedanken. Dit kan gaan van een gezellige drink tot een heuse uitstap.
• Er zijn twee (intern)nationale evenementen om vrijwilligers te bedanken. Er is de Week van het Vrijwilligerswerk, die in maart plaatsvindt, en de Internationale dag van het vrijwilligerswerk, die jaarlijks op 5 december plaatsvindt. Beide initiatieven zijn een extra gelegenheid om uw vrijwilligers in de bloemetjes te zetten. Meer informatie vindt u op www.vrijwilligerswerk.be.
• U kunt ook in uw externe communicatie (website, nieuwsbrief, sociale media) het onmisbare werk van de vrijwilligers voor het voetlicht brengen. Zo slaat u twee vliegen in één klap. Het is allereerst een blijk van waardering voor uw vrijwilligers. Tegelijk kan uw organisatie zich profileren als vrijwilligersvriendelijk, wat helpt om nieuwe vrijwilligers aan te trekken.
• En natuurlijk: de echte waardering zit vooral in de dagelijkse omgang met de vrijwilligers, de oprechte interesse die u toont en het respect waarmee u vrijwilligers behandelt.