Een straf vrijwilligersbeleid geeft aandacht aan de zogenaamde '5 V’s'. Dat zijn de vijf fases die elke vrijwilliger in een organisatie doorloopt. Op deze pagina staan we stil bij de tweede V: het verwelkomen van nieuwe vrijwilligers. En dat is belangrijk. Want de eerste indruk telt, ook bij het onthaal van uw vrijwilligers. Vrijwilligers die zich meteen welkom voelen, blijven langer gemotiveerd.

Voer een kennismakingsgesprek met elke nieuwe vrijwilliger

Een kennismakingsgesprek met elke nieuwe potentiële vrijwilliger is nodig om:

• de verwachtingen van zowel de vrijwilliger als de organisatie af te toetsen en op elkaar af te stemmen;
• na te gaan wat de competenties en wensen zijn van de nieuwe vrijwilliger;
• de duur en het soort engagement van de vrijwilliger aan te kaarten;
• de mogelijke taken te bespreken. Gebruik hiervoor de takenlijst die u hebt opgesteld bij zoeken van vrijwilligers.

Blijkt er geen match? Of heeft de vrijwilliger verwachtingen die u niet kunt inlossen? Wees dan eerlijk tegenover uzelf en de kandidaat. Deel zo sereen en positief mogelijk mee dat de samenwerking niet kan doorgaan. Stel eventueel andere organisaties voor die beter geschikt zijn voor de kandidaat of verwijs naar vrijwilligeswerk.be. Op die website staan heel wat vrijwilligersvacatures, ook buiten de cultureel-erfgoedsector.

Een vrijwilligersovereenkomst of niet?

U moet uw vrijwilligers informeren over de doelstellingen en het statuut van uw organisatie, verzekeringen, de geheimhoudingsplicht en de eventuele onkostenvergoeding. Dat is de informatieplicht die geldt in het kader van de Vrijwilligerswet. Deze informatie mag u mondeling meegeven, maar u kunt er ook voor kiezen deze afspraken in een overeenkomst te gieten. In deze vrijwilligersovereenkomst staan onder meer:

• de gegevens van uw organisatie en de vrijwilliger;
• de begindatum van de vrijwilligersovereenkomst;
• een omschrijving van de werkzaamheden en werktijden;
• de plaats waar de vrijwilliger zijn werkzaamheden uitvoert;
• de optie voor een onkostenvergoeding;
• een geheimhoudingsbeding.

Maak een infopakket

Geef vrijwilligers bij de start een pakketje met informatie over doelstellingen en activiteiten, maar ook met alle praktische informatie zoals een plannetje, een organogram of een kalender van de werkzaamheden.

Laat vrijwilligers proeven en meelopen

• Nodig nieuwe vrijwilligers uit voor een werkmoment of vergadering met de andere vrijwilligers. Zo leren ze meteen de andere vrijwilligers kennen. Laat de nieuwe vrijwilliger ook kennismaken met de beroepskrachten.
• U kunt nieuwe vrijwilligers ook laten meelopen met een andere vrijwilliger.
• Laat vrijwilligers proeven en meelopen, maar aarzel niet om hen een concrete taak te geven. Zo voelen ze zich meteen nuttig

Vorming

Soms is het nodig om startende vrijwilligers vorming te geven. Bijvoorbeeld: het Stadsarchief Leuven digitaliseert en ontsluit, via het project Itinera Nova, zijn omvangrijkste archiefbestand, de registers van de Leuvense schepenbank. Zowel de digitalisering als de transcriptie gebeuren door vrijwilligers, maar dit werk vraagt natuurlijk een welbepaalde expertise. In deze fiche leest u hoe het Stadsarchief Leuven startende vrijwilligers opvangt en opleidt.