Een straf vrijwilligersbeleid geeft aandacht aan de zogenaamde '5 V’s'. Dat zijn de vijf fases die elke vrijwilliger in een organisatie doorloopt. Op deze pagina staan we stil bij de 1e V: het vinden van vrijwilligers. Hoe vindt u voldoende vrijwilligers voor uw organisatie? Hoe zorgt u er dan voor dat dit de juiste vrijwilligers zijn? Hoe pakt u dat systematisch aan?

Stap 1 | Begin bij het begin: maak een takenlijst

• Lijst alle mogelijke taken op die vrijwilligers in uw erfgoedorganisatie kunnen opnemen.
• Maak de lijst op taakniveau (bv. websiteartikels schrijven, objecten registreren,een bezoekers opvangen aan het onthaal …) en niet op functieniveau (bv. projectverantwoordelijke, onthaalfunctie). Zo is het voor de vrijwilliger in spe meteen duidelijk wat er precies wordt verwacht.
• Verlaag de drempel voor kandidaat-vrijwilligers door:
  • voldoende ruimte te laten voor een flexibel engagement. Zo kunnen kandidaten het vrijwilligerswerk gemakkelijker inpassen in hun motieven en behoeften.
  • een concreet en duidelijk afgebakend engagement aan te bieden. Op termijn kunt u geleidelijk meer taken of verantwoordelijkheden geven, als de vrijwilliger dat wil tenminste.

Stap 2 | Op welke motieven kunt u inspelen?

In uw zoektocht naar vrijwilligers wilt u natuurlijk ook inspelen op wat de vrijwilliger zelf zoekt en wil. Er zijn boekenkasten volgeschreven over de redenen waarom mensen starten met vrijwilligerswerk. In deze fiche beschrijven we de vier meest voorkomende motieven en hoe uw erfgoedorganisatie daarop kan inspelen.

Het spreekt voor zich dat motieven ook kunnen veranderen. Een interessant perspectief is de zogenaamde levensloop-benadering: veel meer dan de leeftijd, heeft de levensfase waarin iemand zich bevindt een impact op het vrijwilligerswerk. Vooral de overgang van de ene levensfase naar de andere beïnvloedt het vrijwilligerswerk.

Klinkt dit abstract? Enkele voorbeelden ter verduidelijking:

• Wie met pensioen gaat, denkt er soms aan om vrijwilligerswerk te starten. Het feit dat deze persoon bv. 67 jaar oud is, is minder relevant. Wel belangrijk is de overgang naar een andere levensfase: iemand begint aan een pensioen en is op zoek naar een nieuwe en zinvolle tijdsbesteding.
• Veel jongeren met een kersvers diploma starten vrijwilligerswerk om het cv te versterken en te proeven van het werk in de erfgoedsector. Ook hier is er een overgang naar een nieuwe levensfase: van student naar iemand die de eerste stappen op de arbeidsmarkt zet.

Andere voorbeelden vindt u in deze fiche.

Praktijkvoorbeeld: Erfgoed Zender is de erfgoedcel actief in het Pajottenland en de Zennevallei. Deze erfgoedcel werkt met verschillende profielen. Van vrijwilligers die heel lokaal willen werken, over mensen die bewust aan de slag willen in een erfgoedomgeving tot mensen die hun Nederlands willen versterken. In deze fiche leest u hoe Erfgoed Zender deze profielen aantrekt en motiveert.

Stap 3 | Kies een vind-strategie

Er zijn drie strategieën om vrijwilligers te zoeken. Kies er één of combineer, dat kan natuurlijk ook.

Strategie 1: contacteer de potentiële vrijwilligers uit uw eigen achterban

• Maak een lijst met mensen die de organisatie al een warm hart toedragen. Denk aan leden van de vriendenvereniging, frequente bezoekers of mensen waarmee u al een geslaagd participatieproject hebt opgezet.
• Persoonlijk contact is nog steeds het meest effectief als u vrijwilligers zoekt. De voornaamste reden waarom vele mensen geen vrijwilligerswerk doen, is dat het hen nog nooit werd gevraagd. Hou er wel rekening mee dat u mensen soms verschillende keren zal moeten aanspreken voor ze toezeggen. De aanhouder wint.
• Vraag niet gewoon of iemand ‘vrijwilliger’ wil worden. Want niet iedereen weet wat dat inhoudt. Vraag eerder of iemand bereid is om iets te doen voor uw organisatie.
• Wees u bewust van de leeftijd en achtergrond van de kandidaat-vrijwilliger. Een twintiger bijvoorbeeld voelt zich meer aangesproken als die wordt gevraagd door een generatiegenoot.

Strategie 2: gebruik de +2-methode

• Schakel uw huidige vrijwilligers in om nieuwe vrijwilligers te vinden. Een vaak gebruikte methode is de +2-methode: vraag elke vrijwilliger twee personen uit de eigen omgeving aan te spreken die interesse kunnen hebben in vrijwilligerswerk.

Strategie 3: schrijf een vacature uit

• Zorg voor een duidelijke taakomschrijving wanneer u een vacature opstelt. Geef ook aan welk profiel de vrijwilliger moet hebben. De uitdaging bestaat erin om taakomschrijving en profiel voldoende concreet, maar ook niet te zwaar te maken. Per slot van rekening gaat het om een vrijwillig engagement, niet om een betaalde job.
• Deel mee wat u de vrijwilliger te bieden heeft en speel in op de motieven van vrijwilligers. Voordelen voor vrijwilligers moeten niet steeds materieel zijn. Competenties versterken en extra ervaring zijn bijvoorbeeld voor veel jongeren belangrijke voordelen.
• Vacatures kunt u online publiceren op vrijwilligerswerk.be of op de vacaturebank van faro.be.
• Vergeet naast de online kanalen ook niet uw eigen netwerk en vrijwilligers in te schakelen. Want ook bij een uitgeschreven vacature geldt het motto: mensen persoonlijk aanspreken werkt het best.