2. Bepaal het doel

Bent u bezig met een nieuwbouw, een renovatie, energiebesparende maatregelen of simpelweg de oplossing van een probleem? Streef in al deze gevallen altijd naar een binnenklimaat dat:

• minimale risico’s op mechanische, chemische en biologische schade inhoudt voor de verschillende delen van uw collectie;
• minimaal waardeverlies inhoudt voor uw (historisch) gebouw;
• haalbaar is met methodes die zelf geen extra risico voor collectie en gebouw vormen;
• rekening houdt met de doorsnee klimaateisen van bruikleengevers;
• rekening houdt met het comfort van bezoekers en personeel;
• rekening houdt met de missie en de doelen van uw instelling;
• voor uw instelling haalbaar is én blijft qua kosten en onderhoud;
• zo weinig mogelijk impact heeft op ons leefmilieu.

Bespreek welke van deze aspecten in uw project (vooral) belangrijk zijn en probeer ze in concrete doelstellingen te gieten. Bijvoorbeeld: welke vorm of mate van schade is voor u niet aanvaardbaar?

Bepaal op basis daarvan uw eisen voor het binnenklimaat. Hoe meer tijd u aan deze stap besteed om een weloverwogen beslissing te nemen, hoe sneller de rest van het proces verloopt.

3. Benoem de opties

Zoek uit welke maatregelen in uw situatie mogelijk en haalbaar zijn:

• Organisatorische maatregelen
• Silicagel
• Bouwkundige maatregelen
• Technische maatregelen

4. Kies de meest efficiënte strategie

Hoe (kosten)efficiënt zijn deze maatregelen t.o.v. elkaar? Bespreek hun voor- en nadelen. 

Computersimulaties van de effecten van elke maatregel op de temperatuur en relatieve vochtigheid zijn een handig instrument wanneer u ingrijpende beslissingen moet nemen.

Streef in het kader van energie-efficiëntie naar een goed evenwicht tussen de drie pijlers zoals in het schema hieronder. Onthoud dat de goede werking van technische maatregelen afhankelijk is van de interne expertise, het periodieke onderhoud, het toekomstige budget en de energievoorziening.

Gebruik de natuurlijke verschillen in het binnenklimaat - onder invloed van zon en wind en de kwaliteit van de bouwschil - in uw voordeel door de gewenste klimaatzones hier maximaal op te enten. Dit hangt uiteraard samen met de plaatsing van de collectie en daarbij spelen andere aandachtspunten mee.

• Heeft u (voorlopig) voldoende aan beperkte bouwkundige of technische ingrepen, ga dan naar stap 7.
• Heeft u (voorlopig) voldoende aan organisatorische maatregelen, dan kunt u meteen door naar stap 10.

5. Programma van Eisen

Schrijf de klimaateisen, de gekozen strategie en de verantwoording hiervoor uit in het Programma van Eisen.

6. Ontwerp

Controleer of het ontwerp van de architect en/of ingenieur voldoet aan de vooropgestelde eisen en criteria.

7. Aanbesteding en uitvoering

• Bepaal de kwaliteitscriteria voor de aanbesteding van de uitvoerende partij.
• Neem indien nodig extra veiligheidsmaatregelen tijdens de werken.
• Controleer of het ontwerp kwalitatief wordt uitgevoerd, dan wel met evenwaardige alternatieven.

8. Inbedrijfstelling, opleiding en documentatie

Een periode om een installatie te laten proefdraaien is wenselijk. Houd er rekening mee dat het binnenklimaat tijd nodig heeft om te stabiliseren, nadat er een grote hoeveelheid organisch materiaal (bv. een collectie archief, boeken, houten voorwerpen) in de ruimte is gebracht.

Vaak is er in de erfgoedinstelling weinig kennis in huis over de aanwezige technieken, waardoor later problemen kunnen ontstaan. Voorzie daarom de nodige opleiding en documentatie voor de gebouwbeheerder en voor de collectiemedewerkers.

9. Onderhoud en bijsturing

Bepaal welk onderhoud noodzakelijk is voor de goede werking van de geïmplementeerde maatregelen en wie hiervoor verantwoordelijk is. Neem dit op in het onderhoudsplan en/of als bijlage bij het collectiebeleidsplan.

Kunt u dit met de interne expertise aan of kiest u voor een uitbesteding? In het laatste geval: is een onderhoudscontract nuttig?

10. Monitoring en evaluatie

Om u te verzekeren van de goede werking van de gekozen maatregelen is het essentieel dat de klimaatparameters blijvend worden gemonitord en periodiek worden geanalyseerd (minstens eenmaal per jaar). Bekijk wat u daarvoor nodig heeft en wie hiervoor instaat. Grijp tijdig in als er zich een probleem voordoet of als het gewenste effect niet bereikt werd: ga opnieuw naar stap 3.

Dit stappenplan is gebaseerd op de principes van geïntegreerd risicomanagement en de publicaties ASHRAE 2019: HVAC Applications. Chapter 24: Museums, Galleries, Archives and Libraries en Managing Indoor Climate Risks in Museums, waarin u de uitgewerkte stappen terugvindt.