Wanneer betrekt u stakeholders bij het planningsproces?

Gesprek tussen generaties. Foto: Beth Macdonald via Unsplash

Een beleidsplanningsproces is opgebouwd uit vier grote stappen, en u kunt de stakeholders bij elke component betrekken:

  • een missie en een visie formuleren;
  • sterke punten, kansen en uitdagingen blootleggen;
  • nieuwe projecten en producten ontwerpen;
  • doelstellingen formuleren.

In een minimumscenario betrekt u de stakeholders vooral bij het ontdekken van sterktes, zwaktes, kansen en uitdagingen. Maar het loont de moeite om hen ook een rol te laten spelen in de andere fases. Of en hoe u dat doet, hangt uiteraard af van de tijd die u voor het beleidsplanningstraject uittrekt. U kunt de bijdrage van externen toevoegen aan het overzichtsschema op de startpagina

Op deze pagina geven we aan wat er per fase van een beleidsplanningsproces mogelijk is. Onderaan vindt u een reeks voorbeelden uit de praktijk.

1. Een missie en een visie formuleren

Een beleidsplanningstraject start doorgaans met het opstellen van een nieuwe missie en visie. De eerste brainstorm daarover houdt u best in de kleine groep van het kernteam (lees hier  hoe u dat kunt aanpakken).

Eens het eerste idee er is, kunt u dit aftoetsen bij een bredere groep lezers. Zij kunnen u immers feedback geven en aangeven of ze begrijpen waar u naartoe wil, en of zij die droom ook met u delen. U zou in het planningsproces dus een extra moment kunnen inlassen om de missie en visie voor te leggen en verder uit te werken met een bredere groep. Of u kunt de ontwerpteksten meenemen tijdens gesprekken in de fase van het ontdekken.

2. Sterke punten, kansen en uitdagingen blootleggen

U zal heel wat mensen moeten spreken om input te verzamelen voor uw beleidsplan. Dat kunt u doen door mensen persoonlijk te spreken in een interview, door te werken met surveys of door focusgroepen te organiseren waarin u informatie verzamelt. Ook een worldcafé wordt vaak toegepast in een beleidsplanningstraject, omdat het snel heel wat gegevens oplevert.

Bij dit soort processen kunnen de stakeholders u heel wat wensen, noden en verwachtingen signaleren en uw werking evalueren. Deze ontdekkingsfase is niet gericht op het zoeken naar consensus, noch op het formuleren van prioriteiten. In die zin is dit een veilige manier om de stakeholders te betrekken omdat u nog alle touwtjes in handen houdt.

3. Nieuwe projecten en producten ontwerpen

U kunt ook een stapje verder gaan en de stakeholders niet alleen vragen om uw huidige werking te beoordelen, maar ook om mee na te denken over prioriteiten voor de toekomst. In dat geval neemt u (een deel van) de stakeholders mee naar de ontwerpfase. Door workshops te organiseren stimuleert u hen om samen met u na te denken over mogelijke nieuwe producten en diensten.

Vaak gebeurt dit door in het beleidsplanningstraject een 'expertendag' te organiseren waarin u externen ontvangt die zowel de huidige organisatie beoordelen als brainstormen over de toekomst. Nog krachtiger wordt het als u met zo’n externe groep een klein traject loopt en hen bijvoorbeeld de opdracht geeft om gedurende drie bijeenkomsten een heus advies te formuleren.

Zoekt u concrete werkvormen? Lees verder bij 'Ontwerpen' 

In theorie kunt u zo’n advies natuurlijk nog volledig naast u neerleggen, maar dat zou de relatie met deze stakeholders niet ten goede komen. U moet dus minstens bereid zijn om in gesprek te gaan met deze groep en eventueel te beargumenteren waarom bepaalde zaken niet kunnen. Maar laat u vooral verrassen door de nieuwe perspectieven die dit biedt!

4. Doelstellingen formuleren

U kunt ook beslissen om de stakeholders opnieuw te betrekken als u werkt aan uw doelstellingen. Dat is minstens een goed idee om even af te toetsen of u alles goed heeft begrepen en of u de juiste accenten heeft gelegd. U kunt hen ook betrekken bij het bepalen van de prioriteiten van de werking. Daarmee geeft u hen nog meer ruimte om te sturen.

Maak een procesplanning op!

Bepaal op welk moment u een bredere groep wil bereiken in uw beleidsplanningsproces. Wil u de stakeholders enkel betrekken bij het onderzoeken van de mogelijkheden, of wil u graag verder gaan en hen ook betrekken bij andere stappen? En met welke groepen wel en met wie niet? U kunt in dit voorbeeldschema bekijken hoe andere organisaties dit hebben aangepakt.

Nog twee voorbeelden van hoe u externe klankbordgroepen kunt inzetten:

  • Een archief stelde een planningsteam samen met daarin de kernstakeholders. Daarnaast organiseerde het een expertendag waarop men allerlei externe perspectieven samen liet nadenken over de toekomst. Voor de medewerkers (interne stakeholders) organiseerde men een medewerkersdag, waarop men de voorlopige resultaten presenteerde en samen nadacht over nieuwe projecten.
  • Een museum stelde een werkgroep samen waarin het samen met externen werkte aan een aantal concrete scenario’s voor de toekomst. Deze groep kwam vier keer samen en bekeek de situatie in de diepte. Het advies van deze groep werd vervolgens door een klein planningsteam verder uitgewerkt tot een beleidsplan.

Communiceer helder over uw planning. Als de stakeholders uiteindelijk weinig kunnen wegen op het proces, zeg dat dan ook. Duidelijkheid over de impact van hun inbreng is nodig om valse verwachtingen te voorkomen. Pas dus op met het woord 'participatie', want dat roept vaak heel hoge verwachtingen op. 

U kunt de bijdrage van externen toevoegen aan het overzichtsschema dat u op de startpagina vindt.

Vergeet ook zeker niet om de stakeholders te informeren als het beleidsplan is afgerond. Zo kunnen alle betrokkenen zien wat er uiteindelijk is besloten. Een dergelijk bedankje wordt steeds erg gewaardeerd (en andersom: als u nadien niets meer laat horen kan dat wegen op de motivatie in de toekomst. Een gewaarschuwd mens telt voor twee!).

Meer weten over participatie? Raadpleeg dan ook ons aparte dossier 'Participatie voor en achter de schermen' op de Erfgoedwijzer.